Wenn Sie Ausgaben für andere Personen bearbeiten, zum Beispiel als Assistenz, die Reisen für ein Team bucht, können Sie eine Ausgabe für eine andere Person eingeben (ihr zuweisen) und für sie senden. Die Ausgabe gehört ihr: Sie folgt ihrem Genehmigungsablauf, wird ihr erstattet, und sie wird benachrichtigt.

Eine Ausgabe im Namen einer anderen Person erfassen

Übersicht

Sie können reguläre Ausgaben, Kilometerpauschalen und Tagespauschalen für eine andere Person erfassen. Bevor Sie beginnen:

• Sie benötigen die Berechtigung Neue Ausgaben im Namen einer anderen Person hinzufügen. Ihre Administration legt sie unter Einstellungen > Berechtigungen fest, und beim Aktivieren werden auch die Berechtigungen zum Erstellen und Ansehen von Ausgaben eingeschaltet.
• Es hängt von Ihrem Tarif ab. Ihr Account Manager kann das bestätigen.
• Wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt, müssen Sie beide Ausgaben-Nutzer sein.
• Die andere Person muss in einer Rechtseinheit im selben Land wie Sie sein.

So geht's

Im Web

1. Gehen Sie zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben und klicken Sie auf Neue Ausgabe > Reguläre Ausgabe (oder Kilometerpauschale / Tagespauschale).
2. Klicken Sie unter Dokument hochladen auf Diesen Schritt überspringen. Das Formular öffnet sich mit dem Feld Eigentümer der Ausgabe (das Scan-Fenster erstellt Ausgaben nur für Sie selbst).
3. Wählen Sie unter Eigentümer der Ausgabe die Person aus, für die die Ausgabe ist.
4. Fügen Sie ihren Beleg im Formular hinzu und füllen Sie die Angaben aus.
5. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Die Ausgabe zeigt die Person als Eigentümer und Sie als Erfasser.
6. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.

In der mobilen App

1. Öffnen Sie Ausgaben, tippen Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die Art.
2. Wählen Sie unter Eigentümer der Ausgabe die Person aus.
3. Fügen Sie den Beleg hinzu, füllen Sie das Formular aus und tippen Sie auf Zur Genehmigung senden.

Mit One
Hängen Sie die Belege an und sagen Sie One, für wen sie sind, zum Beispiel „Erstelle diese Ausgaben für [Name]“. Siehe Wie reiche ich Ausgaben ein, indem ich Belege an One sende?.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Ich sehe das Feld Eigentümer der Ausgabe nicht (auch nicht als Administrator).
Administrator zu sein reicht nicht. Prüfen Sie vier Dinge: Sie haben die Berechtigung, Ihr Tarif enthält sie, Sie sind Ausgaben-Nutzer (wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt), und Sie sind nicht von einem gescannten Beleg ausgegangen. Falls doch, klicken Sie unter Dokument hochladen auf Diesen Schritt überspringen, um das Formular mit Eigentümer der Ausgabe zu erhalten.

Die benötigte Person steht nicht in der Liste, oder ich kann ihr die Ausgabe nicht zuweisen.
Sie ist möglicherweise in einer Rechtseinheit in einem anderen Land oder kein Ausgaben-Nutzer (wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt). Fragen Sie Ihre Administration.

„Mitarbeitende [Name] kann keine Ausgaben erstellen“.
Die gewählte Person ist kein Ausgaben-Nutzer (wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt), oder diese Art von Ausgabe (regulär, Kilometerpauschale oder Tagespauschale) ist für Ihr Unternehmen deaktiviert. Bitten Sie Ihre Administration, sie hinzuzufügen (siehe Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu?) oder Einstellungen > Ausgaben > Arten von Ausgaben zu prüfen, und versuchen Sie es dann erneut.

„Ausgaben im Namen dieser Person können nicht erfasst werden“.
Dieselben Gründe wie oben. Ihre Administration kann Ihre Berechtigung und den Ausgaben-Zugriff der Person prüfen.

FAQ

1. Ist es normal, dass der Eigentümer der Ausgabe nicht geändert werden kann?

Ja. In der App wird der Eigentümer beim Erstellen der Ausgabe festgelegt. One kann einen von Ihnen von Hand erstellten Entwurf an eine andere Person verschieben, wenn Sie Ausgaben im Namen dieser Person erfassen dürfen. Kartenausgaben und bereits gesendete Ausgaben wechseln nie den Eigentümer. Andernfalls löschen Sie den Entwurf und erstellen ihn für die richtige Person neu.

2. Kann die Person die für sie erstellte Ausgabe sehen?

Ja. Der Eigentümer wird benachrichtigt („Neue Ausgabe für Sie erfasst“) und sieht sie unter seinen eigenen Meine Ausgaben.

3. Wer genehmigt sie?

Die Personen im Genehmigungsablauf des Eigentümers, nicht in Ihrem. Die Erstattung geht an den Eigentümer.

4. Was, wenn ich den Beleg nicht habe?

Bitten Sie die Person um eine Kopie. Die meisten Unternehmen verlangen einen Beleg, um eine Ausgabe zu senden.

5. Kann ich eine für jemand anderen erfasste Ausgabe weiterhin sehen und ändern?

Ja. Sie erscheint auch in Ihren Meine Ausgaben, und Sie können die Liste nach Eigentümer filtern. Als Erfasser können Sie sie bearbeiten, löschen oder senden, solange sie ein Entwurf ist, und sie mit Als Entwurf zurücksetzen zurückziehen, solange sie Ausstehend ist.

6. Prüft One, ob ich für diese Person erfassen darf?

Ja. Wenn Sie One bitten, Ausgaben für jemand anderen zu erstellen, prüft es, ob Sie dazu berechtigt sind, und erstellt sie im Namen dieser Person.

7. Kann ich jemand anderen meine Entwurfs-Ausgaben bearbeiten lassen?

Nur Sie (der Eigentümer) und die Person, die die Ausgabe erfasst hat, können einen Entwurf bearbeiten. Wenn eine Assistenz Ihre Ausgaben bearbeiten soll, kann sie sie mit den obigen Schritten für Sie erfassen, und dann können Sie beide die Entwürfe bearbeiten. Wer die Berechtigung Kann ausstehende Ausgaben bearbeiten hat, kann eine bereits Ausstehende Ausgabe ändern, aber keinen Entwurf.

8. Kann ein externer Nutzer Ausgaben für jemand anderen erfassen?

Nein. Nur Mitarbeitende können eine Ausgabe für jemand anderen erfassen. Ein externer Nutzer (eine Person mit Zugriff auf Factorial, aber ohne Mitarbeiterprofil, etwa eine externe Beratung) kann es auch mit der Berechtigung nicht, weil Factorial prüft, dass die erfassende Person Mitarbeitende einer Rechtseinheit im selben Land wie der Eigentümer der Ausgabe ist.