Este artículo es para: colaboradores y administradores.
Si gestionas gastos de otras personas, por ejemplo un asistente que reserva viajes para un equipo, puedes registrar un gasto para otro colaborador (asignárselo) y enviarlo por él. El gasto le pertenece: sigue su flujo de aprobación, se le reembolsa a esa persona y se le notifica.
Registrar un gasto en nombre de otra persona
Resumen
Puedes registrar gastos regulares, de kilometraje y de dietas para otra persona. Antes de empezar:
- Necesitas el permiso Añadir nuevos gastos en nombre de otra persona. Tu administrador lo configura en Configuración > Permisos, y al activarlo también se activan los permisos para crear y ver gastos.
- Depende de tu plan. Tu Account Manager puede confirmarlo.
- Si tu empresa paga por usuario, ambos deben ser usuarios de Gastos.
- La otra persona debe estar en una entidad legal del mismo país que la tuya.
Cómo usarlo
En la versión web
- Ve a Mis gastos > Mis gastos y haz clic en Nuevo gasto > Gasto regular (o Kilometraje / Dietas).
- En Subir un documento, haz clic en Omitir este paso. El formulario se abre con el campo Propietario del gasto (la ventana de escaneo crea gastos solo para ti).
- En Propietario del gasto, elige a la persona para quien es el gasto.
- Agrega su recibo en el formulario y completa los datos.
- Haz clic en Guardar como borrador. El gasto muestra a la persona como Propietario y a ti como Quien lo registra.
- Haz clic en Enviar para aprobación.
En la app móvil
- Abre Gastos, toca Agregar y elige el tipo.
- En Propietario del gasto, selecciona a la persona.
- Agrega el recibo, completa el formulario y toca Enviar para aprobación.
Con One
Adjunta los recibos e indícale a One para quién son, por ejemplo "crea estos gastos para [nombre]". Consulta ¿Cómo envío gastos mandando recibos a One?.
Consejos y buenas prácticas
- Elige primero al propietario. Una vez creado el gasto, el propietario no se puede cambiar en la app (la pregunta frecuente 1 cubre la única excepción).
- Usa One para un montón de recibos: los crea todos a nombre de la persona. Los gastos registrados para otra persona no se ponen en un grupo de gasto.
- Relacionado: ¿Cómo creo un gasto? · ¿Cómo edito o retiro un gasto?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No veo el campo Propietario del gasto (ni siquiera como administrador).
Ser administrador no basta. Revisa cuatro cosas: tienes el permiso, tu plan lo incluye, eres usuario de Gastos (si tu empresa paga por usuario) y no empezaste desde un recibo escaneado. Si fue así, haz clic en Omitir este paso en Subir un documento para obtener el formulario con Propietario del gasto.
La persona que necesito no está en la lista o no puedo asignarle el gasto.
Puede estar en una entidad legal de otro país o puede no ser usuaria de Gastos (si tu empresa paga por usuario). Consulta con tu administrador.
"El empleado [nombre] no puede crear gastos".
La persona que elegiste no es usuaria de Gastos (si tu empresa paga por usuario) o ese tipo de gasto (regular, kilometraje o dietas) está desactivado para tu empresa. Pide a tu administrador que la agregue (consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?) o que revise Configuración > Gastos > Tipos de gasto, y vuelve a intentarlo.
"No se pueden registrar gastos en nombre de este empleado".
Los mismos motivos de arriba. Tu administrador puede revisar tu permiso y el acceso de esa persona a Gastos.
Preguntas frecuentes
1. ¿Es normal que no se pueda cambiar el propietario del gasto?
Sí. En la app, el propietario queda fijo al crear el gasto. One puede pasar a otra persona un borrador que creaste a mano, si tienes permiso para registrar gastos en su nombre. Los gastos con tarjeta y los gastos ya enviados nunca cambian de propietario. En los demás casos, elimina el borrador y créalo de nuevo para la persona correcta.
2. ¿Puede el colaborador ver el gasto que creé para él?
Sí. Se notifica al propietario ("Nuevo gasto registrado para ti") y lo ve en sus propios Mis gastos.
3. ¿Quién lo aprueba?
Las personas del flujo de aprobación del propietario, no del tuyo. El reembolso va al propietario.
4. ¿Y si no tengo el recibo?
Pídele una copia al colaborador. La mayoría de las empresas exigen un recibo para enviar un gasto.
5. ¿Puedo seguir viendo y cambiando un gasto que registré para otra persona?
Sí. También aparece en tus Mis gastos y puedes filtrar la lista por propietario. Como quien lo registra, puedes editarlo, eliminarlo o enviarlo mientras sea un borrador, y retirarlo con Restablecer a borrador mientras esté Pendiente.
6. ¿Comprueba One que tengo permiso para registrar gastos de esa persona?
Sí. Cuando le pides a One que cree gastos para otra persona, comprueba que tengas permiso y los crea a nombre de esa persona.
7. ¿Puedo dejar que otra persona edite mis gastos en borrador?
Solo tú (el propietario) y la persona que registró el gasto pueden editar un borrador. Si un asistente debe encargarse de tus gastos, puede registrarlos por ti con los pasos anteriores y entonces ambos pueden editar los borradores. Quien tenga Puede editar gastos con estado pendiente puede cambiar un gasto que ya está Pendiente, pero no un borrador.
8. ¿Puede un usuario externo registrar gastos para otra persona?
No. Solo los colaboradores pueden registrar un gasto para otra persona. Un usuario externo (alguien con acceso a Factorial pero sin perfil de empleado, como un asesor externo) no puede, ni siquiera con el permiso, porque Factorial comprueba que quien registra sea un empleado de una entidad legal del mismo país que el propietario del gasto.