SaaS-Entdeckung kartiert die SaaS, die in deinem Unternehmen verwendet wird: welche Tools, welche Mitarbeitenden und welche Arbeitsidentitäten. Nutze es, um Shadow IT (Tools, die niemand genehmigt hat) und Lizenzen, die niemand nutzt, aufzudecken.
Funktion/Feature
Überblick
Du kannst die Entdeckung auf drei Arten aktivieren. Sie funktionieren unabhängig voneinander.
| Methode | Was sie sieht | Was du benötigst |
|---|---|---|
| Google Workspace | SaaS, die mit Google-Anmeldung geöffnet wurde | Google Workspace verbunden |
| Microsoft Entra ID | SaaS, die mit Microsoft-Anmeldung geöffnet wurde | Entra ID verbunden, plus eine Microsoft Entra ID P1 oder P2 Lizenz |
| Chrome-Erweiterung | Jede SaaS, die mit einer Arbeits-E-Mail geöffnet wurde | Geräte, die von Factorial IT verwaltet werden |
So verwendest du: Google Workspace
Sobald Google Workspace verbunden ist, schaltet sich die Entdeckung von selbst ein. Factorial IT listet jede SaaS auf, bei der Mitarbeitende ihr Google-Arbeitskonto zur Anmeldung verwenden.
- Verbinde Google Workspace, falls es noch nicht verbunden ist. Siehe "Verbinde deinen E-Mail-Anbieter".
- Öffne SaaS > Verzeichnis, um die gefundenen SaaS zu sehen.
Es gibt nichts weiter einzurichten. Die Entdeckung läuft im Hintergrund weiter.
Was sie sammelt:
- Die SaaS, die über die Google-Anmeldung mit einem Arbeitskonto geöffnet wurde
- Die Arbeits-E-Mail, die für jede verwendet wurde
- Nichts anderes: keine Nachrichten, Dateien, Passwörter oder Browserverlauf
So verwendest du: Microsoft Entra ID
Sobald Entra ID verbunden ist, schaltet sich die Entdeckung von selbst ein. Factorial IT liest die Anmeldelogs deines Mandanten und listet jede SaaS auf, bei der Mitarbeitende sich mit Entra ID anmelden.
- Verbinde Microsoft Entra ID, falls es noch nicht verbunden ist. Siehe "Verbinde deinen E-Mail-Anbieter".
- Öffne SaaS > Verzeichnis, um die gefundenen SaaS zu sehen.
Es gibt nichts weiter einzurichten. Die Entdeckung läuft einmal pro Stunde im Hintergrund, und der erste Durchlauf betrachtet die vorhergehenden 30 Tage der Anmeldungen.
Um es auszuschalten, öffne Entra aus SaaS > Verzeichnis, gehe zum Tab Einstellungen und schalte Aktiviere SaaS-Entdeckung unter Einrichtung aus.
Microsoft teilt Anmeldelogs nur über seine API mit Mandanten, die eine Microsoft Entra ID P1 oder P2 Lizenz besitzen. Microsoft 365 Business Premium und E3/E5 enthalten beispielsweise eine.
Was sie sammelt:
- Die SaaS, die über die Microsoft-Anmeldung mit einem Arbeitskonto geöffnet wurde, wobei nur erfolgreiche Anmeldungen gezählt werden
- Der Benutzerprinzipalname (der Arbeitsanmeldename des Mitarbeitenden) für jede
- Microsofts eigene Dienste, wie Office, Teams und Edge, sind von der Liste ausgeschlossen
- Nichts anderes: keine Nachrichten, Dateien, Passwörter oder Browserverlauf
So verwendest du: Chrome-Erweiterung
Die Chrome-Erweiterung geht über die Google-Anmeldung hinaus. Sie erfasst jede SaaS, die ein Mitarbeitender mit seiner Arbeits-E-Mail öffnet, unabhängig von der verwendeten Anmeldemethode.
Voraussetzungen:
- Geräte, die von Factorial IT verwaltet werden. Die Erweiterung wird über die Google Chrome Steuerung bereitgestellt.
- Ein aktives SaaS-Management-Abonnement.
Du benötigst keine Verbindung zu Google Workspace oder Entra ID, um sie zu verwenden.
Um sie bereitzustellen:
- Gehe zu MDM > Steuerungen und öffne die Google Chrome Steuerung. Wenn es noch keine gibt, klicke auf Neue Steuerung hinzufügen und wähle Google Chrome.
- Schalte Factorial IT-Erweiterung ein.
- Wähle aus, welche Geräte sie erhalten: alle Geräte, spezifische Gerätegruppen oder ein benutzerdefiniertes Ziel.
- Klicke auf Speichern. Die Erweiterung wird stillschweigend auf den gewählten Geräten installiert. Gib ihr ein paar Minuten.
Was sie sammelt:
- SaaS, die mit der Arbeits-E-Mail-Adresse geöffnet wurde
- Die Arbeitsidentität, die für jede verwendet wurde
Was sie ausschließt:
- Persönliche Chrome-Profile und persönliche E-Mails
- Passwörter, Nachrichteninhalte und alle Browsing-Aktivitäten, die nicht mit der Arbeit verbunden sind
- Alles außerhalb des verwalteten Chrome-Profils
Um zu überprüfen, ob es funktioniert:
- Öffne SaaS > Verzeichnis.
- Stelle sicher, dass aktuelle SaaS und Identitäten angezeigt werden.
- Filtere nach Gerätegruppe, um jedes gezielte Rollout zu überprüfen.
Was du Mitarbeitenden sagen solltest
- Factorial IT betrachtet nur Arbeits-SaaS, die mit der Firmen-E-Mail-Adresse verwendet werden.
- Persönliche Profile und persönliche Adressen sind nicht im Geltungsbereich.
- Es werden keine Inhalte, Passwörter oder nicht-arbeitsbezogenes Browsing gesammelt.
Verfügbarkeit und Abrechnung
- Die Google Workspace-Integration kostet nichts.
- SaaS-Entdeckung benötigt ein aktives SaaS-Management-Abonnement.
- Die Chrome-Erweiterung benötigt Geräte, die von Factorial IT verwaltet werden. Administratoren steuern sie über die Google Chrome Steuerung.
Tipps und Best Practices
- Kombiniere Methoden für eine breitere Abdeckung. Google- und Microsoft-Anmeldungen erfassen nur SaaS, die über sie geöffnet werden. Die Erweiterung erfasst den Rest.
- Überprüfe deine Microsoft-Lizenz, bevor du dich auf Entra ID verlässt. Ohne P1 oder P2 teilt Microsoft die Anmeldelogs nicht.
- Informiere die Mitarbeitenden, bevor du die Erweiterung bereitstellst. Nutze die oben genannten Punkte, damit sie wissen, was gesammelt wird und was nicht.
- Roll die Erweiterung zuerst an eine Gerätegruppe aus. Überprüfe die Ergebnisse in SaaS > Verzeichnis, bevor du das Ziel erweiterst.
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
-
Keine SaaS erscheinen, nachdem du die Entdeckung aktiviert hast.
- Google Workspace: Stelle sicher, dass es verbunden ist.
- Irgendeine Methode: Stelle sicher, dass das SaaS-Management-Abonnement aktiv ist.
- Entra ID: Stelle sicher, dass es verbunden ist, der Mandant eine P1 oder P2 Lizenz hat und Aktiviere SaaS-Entdeckung im Tab Einstellungen von Entra aktiviert ist. Wenn Entra ID zuvor verbunden war, bevor die Entdeckung über Entra ID existierte, trenne die Verbindung und stelle sie erneut her. Ein Global Administrator muss dann Factorial IT Zugang zu den Anmeldelogs gewähren.
- Chrome-Erweiterung: Stelle sicher, dass die Geräte im Ziel der Google Chrome Steuerung sind und der Erweiterungsschalter aktiviert ist.
-
Die Erweiterung wird nicht installiert.
- Überprüfe, ob das Gerät zur Zielgerätegruppe gehört.
- Warte ein paar Minuten, bis Chrome seine Richtlinien synchronisiert.
- Ein Mitarbeitender verwendet mehrere Chrome-Profile. Nur das verwaltete Profil, das du anvisiert hast, ist abgedeckt. Bitte den Mitarbeitenden, zu seinem verwalteten Arbeitsprofil zu wechseln.
FAQ
-
Musste ich nach dem Verbinden von Google Workspace oder Entra ID etwas konfigurieren?
Nein. Die Entdeckung beginnt von selbst und läuft im Hintergrund weiter.
-
Wie weit zurück schaut die Entra ID-Entdeckung?
Ihr erster Durchlauf deckt die letzten 30 Tage der Anmeldungen ab. Danach läuft sie jede Stunde.
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Benötigt die Erweiterung Google Workspace oder Entra ID?
Nein. Jede Entdeckungmethode funktioniert unabhängig.
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Liest die Entdeckung E-Mails oder Dateien?
Nein. Keine der drei Methoden sammelt Nachrichteninhalte, Dateien oder Passwörter.