FTE (Vollzeitäquivalent) ist eine Kennzahl, die die Kapazität der Arbeitskräfte standardisiert, indem die Arbeitsstunden von Teilzeit- und Zeitarbeitenden in das Äquivalent eines Vollzeitmitarbeitenden umgewandelt werden. Anstatt einfach nur Personen zu zählen, misst FTE die tatsächlich geleisteten Stunden – und bietet Finanz- und HR-Administratoren ein genaueres Bild der Arbeitskapazität und -kosten.

FTE ist besonders nützlich für:

• Personalplanung: Verstehe deine tatsächliche Kapazität und identifiziere, ob du einstellen oder Ressourcen anpassen musst.
• Budget- und Kostenmanagement: Berechne die Arbeitskosten genau, wenn deine Belegschaft eine Mischung aus Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitenden umfasst.
• Produktivitätsmessung: Vergleiche die Arbeitslast zwischen Abteilungen oder Zeiträumen, unabhängig von unterschiedlichen Arbeitszeiten.
• Rechtliche Compliance: Bestimme, ob dein Unternehmen die Vorschriften basierend auf der Größe der Belegschaft erfüllt.

Wo man FTE findet

FTE wird im Finanzplanungsverlauf angezeigt, direkt neben der Anzahl der Mitarbeitenden.

Um darauf zuzugreifen:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Finanzen
2. Wähle Finanzplanung
3. Klicke auf das Uhrensymbol, um das Verlaufprotokoll zu öffnen

Die FTE-Kennzahl spiegelt automatisch alle Filter wider, die du in der Finanzplanung angewendet hast – einschließlich Datumsbereich, Abteilung oder andere aktive Filter.

Bevor du FTE sehen kannst

FTE erfordert, dass der Arbeitszeitanteil für alle Mitarbeitenden im gewählten Zeitraum ausgefüllt ist. Da dies kein Pflichtfeld ist, kann es sein, dass es nicht für alle Mitarbeitenden vollständig ist.

Wenn ein Mitarbeitender im gewählten Zeitraum diese Informationen fehlt, wird FTE nicht angezeigt, und du siehst eine Warnmeldung.

Um die fehlenden Daten zu vervollständigen:

1. Öffne das Verlaufprotokoll in der Finanzplanung
2. Klicke auf Vervollständige die fehlenden Vertragsinformationen
3. Fülle die Arbeitszeitanteile für die relevanten Mitarbeitenden aus
4. Klicke auf Speichern
5. Warte, bis die Daten geladen sind, und aktualisiere die Seite – FTE wird jetzt berechnet und angezeigt

Wie FTE berechnet wird

FTE wird periodisch auf Basis von zwei Informationen für jeden Mitarbeitenden berechnet: ihrem Arbeitszeitanteil und ihren Vertragsbeginn- und -enddaten.

Für jede Periode berechnet Factorial die FTE jedes Mitarbeitenden, dessen Vertrag während dieser Periode aktiv war, und berücksichtigt den Anteil der Periode, in der sie tatsächlich aktiv waren. Mitarbeitende, deren Verträge in einer vorherigen Periode endeten, werden nicht in der FTE der aktuellen Periode berücksichtigt – sie werden in der Periode gezählt, in der sie aktiv waren.

Dieser Ansatz ist absichtlich: FTE ist so konzipiert, dass sie die tatsächliche Arbeitskapazität für einen bestimmten Zeitraum widerspiegelt, damit die Kostenanalyse konsistent bleibt. Die Kosten einer Periode durch eine kumulierte oder übertragene FTE-Zahl zu teilen, würde irreführende Ergebnisse liefern, da diese Kosten nur den Mitarbeitenden entsprechen, die in diesem spezifischen Zeitraum aktiv waren.