Como funciona a integração do DATEV Rechnungsdatenservice?

A integração envia suas despesas aprovadas do Factorial para o seu/a consultor/a fiscal no DATEV Unternehmen online. Cada despesa chega com seu recibo e já está atribuída a contas, então seu/a consultor/a fiscal só precisa revisar e lançar.

• Os dados vão apenas em uma direção, do Factorial para o DATEV.
• Não há arquivos para baixar ou carregar. O Factorial envia os dados diretamente.
• A integração está disponível para entidades legais na Alemanha.

Antes de começar

O que você precisa no Factorial

Plano: Despesas junto com contabilidade (contas G/L). Você tem contabilidade se uma das seguintes condições se aplica:

• Você tem Despesas no plano Enterprise, ou
• Você tem Despesas no plano Business, além de Contas a Pagar ou Compras no plano Business ou superior.

Configuração contábil: cada categoria de despesa deve estar vinculada a uma conta G/L (Sachkonto). Você faz isso nas configurações contábeis ou através do One.

Quem pode fazer o quê:

• Adminstradores instalam a integração e conectam o DATEV.
• Administradores e gerentes com permissão para gerenciar despesas podem transferir despesas.
• Criar o plano de contas e vincular categorias a contas G/L requer permissões contábeis (“Gerenciar contas contábeis” e “Atribuir contas contábeis a recursos”).

Meu/a consultor/a fiscal precisa de acesso ao Factorial?

• Não. Na maioria dos casos, a empresa configura a integração e transfere as despesas, enquanto seu/a consultor/a fiscal trabalha apenas no DATEV.
• Se seu/a consultor/a fiscal também deve trabalhar no Factorial, um administrador o/a adiciona de uma das duas maneiras:
  • Como um/a colaborador/a da sua empresa, ou
  • Como um/a usuário/a externo/a da sua conta Factorial.

Então, o administrador lhe dá um grupo de permissões que permite gerenciar despesas.

O que concordar com seu/a consultor/a fiscal primeiro

Revise esta lista juntos antes de configurar qualquer coisa:

• Qual cliente DATEV (Mandant) cada entidade legal alemã registra, com o Beraternummer e Mandantennummer. Estes devem corresponder ao conjunto de dados contábeis (Buchführungsbestand) no DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• O ano fiscal: deve existir no DATEV, com o livro correto habilitado para ele:
  • O Rechnungseingangsbuch (livro de entrada de faturas) para despesas reembolsadas e qualquer despesa que não vá para o Kassenbuch,
  • Kassenbuch online se você enviar despesas de cartão da empresa para um Kassenbuch.
• Plano de contas e comprimento da conta: SKR03 ou SKR04, e quantos dígitos uma conta G/L possui (por exemplo, 4).
• Atribuição de contas: qual categoria de despesa registra em qual conta G/L e centro de custo, e quais contas credoras (Personenkonten) usar para reembolsos e pagamentos de cartão da empresa.
• IVA: Factorial envia a taxa e o montante do IVA, mas não a chave fiscal (BU-Schlüssel). Concorde sobre como seu/a consultor/a fiscal lida com o IVA no DATEV.
• Quem solicita o serviço e concede acesso no DATEV (seu/a consultor/a fiscal), e quem faz login no DATEV a partir do Factorial (veja abaixo).

O que seu/a consultor/a fiscal configura no DATEV

Seu/a consultor/a fiscal faz isso uma vez para cada cliente, no MyDATEV Mandantenregistrierung, que ele/ela inicia a partir do DATEV Arbeitsplatz. O guia passo a passo do DATEV é DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210).

Antes de começar, o cliente precisa do serviço (Leistung) Buchführung no DATEV Arbeitsplatz, e a pessoa que solicita precisa do direito “Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten” na DATEV Rechteverwaltung online.

1. Solicitar o DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 no número de consultor usado pelo cliente (mandantengenutzte Beraternummer). Se o cliente já tiver um, por exemplo, para o DATEV Unternehmen online, ele é reutilizado; caso contrário, um novo é criado. Um Kanzlei-Beraternummer não pode ser usado aqui. Na mesma etapa, seu/a consultor/a fiscal escolhe a pessoa da sua empresa que irá conectar o Factorial e, se necessário, solicita um DATEV SmartLogin para ela. Sua empresa recebe o ID do SmartLogin e o código de registro por carta.
2. Atribuir o modelo de direitos (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a essa pessoa. Apenas um/a administrador/a na DATEV Rechteverwaltung online pode fazer isso, seja durante o pedido ou mais tarde na Rechteverwaltung online.
3. Criar o conjunto de dados no DATEV Belege online com o formulário de processamento “Erweitert”, incluindo o ano fiscal. Seu Beraternummer e Mandantennummer são retirados da Leistung Buchführung. Um contrato separado do DATEV Unternehmen online não é necessário apenas para receber os dados.

A pessoa da etapa 1 conecta o Factorial com seu SmartLogin (ou outro método de login do DATEV, como mIDentity ou SmartCard).

Se alguém da empresa do consultor/a fiscal transferir as despesas em vez disso, seu/a consultor/a fiscal apenas solicita o serviço no número de consultor usado pelo cliente, e sua empresa não precisa de um SmartLogin. A empresa atribui a Rechtevorlage ao seu próprio colaborador (Doc. No. 1018840), que faz login a partir do Factorial com seu próprio login do DATEV e precisa de acesso ao Factorial (veja acima).

Se você usar o Kassenbuch para cartões da empresa, seu/a consultor/a fiscal também habilita o DATEV Kassenbuch online para o conjunto de dados, cria um Kassenbuch para o cliente e o abre para o ano fiscal atual. O DATEV não abre novos anos de livro caixa automaticamente, então isso deve ser repetido a cada ano. Um Kassenbuch que apenas recebe pagamentos de cartão precisa de um saldo inicial, ou a verificação de saldo negativo do DATEV desativada. Belege online com o formulário de processamento “Erweitert” também é necessário neste caso.

Configurar a integração

1. Instale a integração. Vá para Marketplace, abra DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 e clique em Instalar.
2. Conecte-se ao DATEV. Na aba Conexão, clique em Conectar ao DATEV e faça login com seu DATEV SmartLogin (ou outro método de login do DATEV, como mIDentity ou SmartCard).
3. Escolha o cliente DATEV. Na aba Configuração, escolha o cliente DATEV para cada entidade legal alemã. A lista mostra apenas clientes aos quais você tem acesso no DATEV.
4. Opcional: adicione contas credoras. Na aba Rechnungseingangsbuch, insira a conta credora para reembolsos (Kreditorensammelkonto) e, opcionalmente, a para despesas pagas pela empresa. Você também pode dar a colaboradores individuais sua própria conta credora.
5. Opcional: envie despesas de cartão da empresa para um Kassenbuch. Na aba Kassenbuch, ative Exportar despesas de cartão da empresa para um Kassenbuch. Escolha os cartões (cartão de crédito da empresa, cartão de débito da empresa ou Factorial card) e insira o nome do Kassenbuch exatamente como seu/a consultor/a fiscal nomeou no DATEV, por exemplo “Factorial Karte”. Despesas reembolsadas sempre vão para o Rechnungseingangsbuch.

Verifique se tudo está conectado corretamente

Na aba Conexão:

• Status mostra Conectado.
• Autorizado por (DATEV) mostra o nome da pessoa que você espera.
• A conexão expira em mostra até quando você pode transferir. Por razões de segurança, a conexão dura 11 horas. Você será solicitado a reconectar se tentar sincronizar após esse tempo.

Na aba Configuração, cada cliente mostra seu nome e números, um resultado de verificação para cada livro (o Rechnungseingangsbuch, e o Kassenbuch se você usar um) e quando foi verificado pela última vez com o DATEV:

• Pronto: você pode transferir.
• Precisa de atenção: você pode transferir, mas algumas contas serão rejeitadas. Clique em Mostrar detalhes para ver quais.
• Não pode exportar: algo está faltando no DATEV. A mensagem diz o que.

Você pode ver e revogar o acesso do Factorial no DATEV em Aplicativos conectados.

Transferir despesas

1. No Despesas, filtre a lista para as despesas aprovadas que você deseja transferir e clique em Sincronizar com o DATEV na parte inferior da página. O Factorial transfere as despesas mostradas na lista; selecionar despesas individuais não altera o que é enviado.
2. Factorial as envia para o DATEV, agrupadas por cliente e mês. Os meses do Kassenbuch são enviados um de cada vez, do mais antigo para o mais recente, então uma transferência cobrindo vários meses leva um pouco mais de tempo.
3. Você pode ver o status de sincronização de cada despesa diretamente em Despesas. Para mais detalhes, incluindo as próprias mensagens do DATEV, abra a aba Registro de processamento da integração.

O que é enviado

Para cada despesa, Factorial envia:

• data, montante e moeda (com a taxa de câmbio para moedas estrangeiras),
• taxa e montante do IVA,
• conta G/L e conta credora,
• centro de custo,
• nome do comerciante e ID do IVA,
• número da fatura e descrição,
• o recibo.

O que acontece no DATEV

No Belege online, as contas já estão preenchidas: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (a conta credora) e a taxa de imposto. BU permanece vazio, porque a chave fiscal não é enviada.

1. Cada despesa aparece no Belege online no DATEV Unternehmen online, com o recibo anexado. Ela é arquivada no Belegkreis que seu/a consultor/a fiscal configurou para faturas de entrada (por padrão “Eingangsrechnungen”), sob o mês da despesa.
2. Os dados da fatura se tornam um Belegsatz no Rechnungseingangsbuch do Belege online, vinculados ao recibo e com as contas já preenchidas. Cada upload é listado sob Startseite Belege › Protokolle › Import › Importprotokoll anzeigen.
3. Seu/a consultor/a fiscal torna os Belegsätze disponíveis para contabilidade: sob Startseite Belege › Belege bereitstellen, eles selecionam o Belegstapel e clicam em Bereitstellen.
4. No DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, seu/a consultor/a fiscal os busca (Bestand › Daten holen › Mandant ergänzen), cria sugestões de lançamento (Buchungsvorschläge) sob Belege buchen, verifica-os, adiciona a chave fiscal se necessário e os lança.

Se você usar o Kassenbuch, despesas de cartão da empresa aparecem como entradas de caixa (Kassenbewegungen) no DATEV Kassenbuch online. Seu/a consultor/a fiscal clica em Festschreiben und Bereitstellen lá e em seguida os busca da mesma maneira.

Factorial nunca lança diretamente em suas contas. Se você alterar uma despesa após transferi-la, corrija o Beleg no DATEV também, então marque a despesa como Aceitar como exportada na aba Registro de processamento para que transferências posteriores a ignorem.

Solução de problemas

Para qualquer coisa sobre a integração no Factorial, entre em contato com Factorial Support. Seu/a consultor/a fiscal ou seu/a administrador/a do DATEV gerencia configurações e direitos de acesso no DATEV.

• O cliente DATEV está faltando, ou Factorial diz que não há acesso ao cliente
  A pessoa que fez login não tem o direito do Rechnungsdatenservice 1.0 para aquele cliente, ou o serviço ainda não foi solicitado.
  → Peça ao/a administrador/a do DATEV do seu/a consultor/a fiscal para atribuir a Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” na Rechteverwaltung online. Depois, recarregue a página.
  Quem ajuda: seu/a consultor/a fiscal.
   
• Não consigo selecionar o cliente que preciso
  Você pode ter feito login com um SmartLogin ou SmartCard diferente. Verifique quem está mostrado sob Autorizado por (DATEV). Se for a pessoa errada, clique em Desconectar e faça login novamente com a correta.
  Se Factorial diz que duas entidades legais não podem registrar no mesmo cliente, escolha um cliente diferente para uma delas.
  Quem ajuda: você; se o cliente ainda não aparecer, seu/a consultor/a fiscal.
   
• Fazer login no DATEV não funciona
  • O SmartLogin está bloqueado ou não ativado. O/a administrador/a do DATEV do seu/a consultor/a fiscal pode resolver isso.
  • Você retorna ao Factorial, mas o status ainda está “Não conectado”. Clique em Conectar ao DATEV novamente. Se continuar acontecendo, entre em contato com o Factorial Support.
  • O status diz “Reconexão necessária”. A conexão expirou ou foi revogada. Clique em Conectar ao DATEV novamente.
     
• Uma transferência falhou ou foi apenas parcialmente aceita
  Abra o Registro de processamento. Para cada despesa, você verá por que foi rejeitada, muitas vezes com um link para a ajuda do DATEV.
  • Problemas de conta (por exemplo, uma conta G/L está faltando ou tem o comprimento errado): corrija-os nas configurações contábeis no Factorial, depois transfira novamente.
  • Problemas de configuração do DATEV (por exemplo, nenhum ano fiscal, ou o formulário de processamento não é “Erweitert”): pergunte ao seu/a consultor/a fiscal.
  • Status “Verificar no DATEV”: Factorial não conseguiu confirmar o resultado. Verifique no Belege online se os documentos chegaram. Se não chegaram, escolha Não registrado no DATEV para que a próxima transferência os envie novamente. Se chegaram, escolha Aceitar como exportado.
  • DATEV não pode ser alcançado, ou o erro continua aparecendo: entre em contato com o Factorial Support. Inclua o ID do trabalho do DATEV do registro de processamento.
     
• Despesas de cartão da empresa não chegam ao Kassenbuch
  Na aba Configuração, o resultado da verificação informa o que está faltando:
  • “Este cliente não tem Kassenbuch” ou “O Kassenbuch não tem ano fiscal para hoje”: peça ao seu/a consultor/a fiscal para criar o Kassenbuch ou abrir o ano atual no Kassenbuch online.
  • “O Kassenbuch do próximo ano ainda não está aberto”: o ano fiscal termina em breve. Peça ao seu/a consultor/a fiscal para abrir o próximo ano antes da sua primeira transferência do novo ano.
  • “Apenas despesas de cartão da empresa podem ser exportadas”: o Kassenbuch está pronto, mas o Rechnungseingangsbuch não está. Despesas de cartão ainda transferem. Despesas reembolsadas não podem ser transferidas até que seu/a consultor/a fiscal habilite o Rechnungseingangsbuch. Se você transferir apenas despesas de cartão, pode ignorar esta mensagem.
    Se o nome do Kassenbuch no Factorial não corresponder exatamente ao do DATEV, corrija-o na aba Kassenbuch.
    Quem ajuda: seu/a consultor/a fiscal; para o nome, você.
     
• Alguns campos estão faltando no DATEV
  O DATEV mostra apenas campos que estão habilitados na máscara de entrada do Belege online (Erfassungsmaske). Peça ao seu/a consultor/a fiscal para habilitá-los.

Ajuda do DATEV

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen (Doc. No. 1071255)
• Datenservices Rechnungswesen: Definição e configuração dos modelos de direitos (Doc. No. 1018840)
• Importar documentos digitais e verificar dados de documentos estruturados (Doc. No. 1022872)
• Aplicativos conectados no DATEV

Precisa de ajuda?

• Factorial Support — configuração da integração e erros de transferência: entre em contato com Factorial Support
• Seu/a consultor/a fiscal — solicitação do serviço, direitos no DATEV, configurações do cliente e lançamentos no DATEV