Los/as empleados/as gastan en muchas monedas, y tu contabilidad necesita el impuesto correcto en cada ticket. Configura las monedas y los tipos de impuesto una sola vez, y Factorial convertirá los gastos en moneda extranjera y registrará el IVA por ti, así los reembolsos serán correctos y podrás recuperar los impuestos que te corresponden.

Monedas

Descripción general

Cada gasto tiene dos monedas:

• Moneda del documento: la moneda del ticket o de la factura (aparece como Moneda del ticket o Moneda de la factura). Se acepta cualquier moneda.
• Moneda de reembolso: la moneda en la que se reembolsa al/a la empleado/a. Por defecto, la moneda de su entidad legal.

Cuando son distintas, Factorial convierte el importe con el tipo de cambio de la fecha del ticket (documento). El/la empleado/a ve la conversión en el formulario, por ejemplo «100,00 US$ convertidos a 1 USD = 0,894967 EUR el 27/10/2026», y, si hace falta, puede introducir el importe a mano. Para saber cómo funcionan la conversión, el tipo de cambio y las comisiones bancarias, consulta Descubre cómo funcionan los gastos en otra moneda. Los grupos, el kilometraje, las dietas, los gastos con tarjeta, la nómina y SEPA tienen sus propias normas de moneda: consulta las preguntas frecuentes 6 a 8.

Cada entidad legal tiene una moneda operativa. Para configurarla:

1. Ve a Configuración > Datos de la empresa.
2. En la entidad legal, haz clic en Ver entidad legal.
3. En Detalles, busca Información de la moneda («Configura la moneda de esta entidad legal. Los cambios de moneda no incluyen la conversión.»).
4. Elige la moneda y haz clic en Enviar.

Cambiar la moneda de una entidad legal no convierte nada de lo que ya está registrado. Solo se aplica a partir de ese momento.

Impuestos

Descripción general

Los tipos de impuesto (por ejemplo, IVA 21 %) permiten que los/as empleados/as registren el impuesto de cada gasto y que Factorial lo envíe a la cuenta contable correcta. Cuando un/a empleado/a añade un ticket, Factorial lee su desglose de impuestos y rellena las líneas de impuesto para que las revise. Los tipos de impuesto son los mismos para toda la empresa: Factorial incluye los tipos de impuesto oficiales de tus países (marcados como Sistema) y puedes añadir los tuyos (marcados como Personalizado). Necesitas permiso para gestionar los tipos de impuesto de tu empresa.

Para añadir un tipo de impuesto:

1. Ve a Configuración > Contabilidad > Impuestos.
2. Haz clic en Añadir tipo de impuesto.
3. En Nuevo tipo de impuesto, rellena el Nombre del impuesto, el País y el Tipo.
4. Introduce el Valor (%) y una Descripción. Para añadir otro tipo, haz clic en Añadir valor.
5. En Cuenta contable, elige la cuenta de cada entidad legal, para que los impuestos se contabilicen en la cuenta correcta.
6. Haz clic en Añadir impuesto.
7. Para que los/as empleados/as puedan introducir impuestos, activa los campos de impuestos en Configuración > Gastos > Formulario de gastos. Consulta Elige qué pide el formulario de gastos.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

«No hemos podido obtener un tipo de cambio para convertir a…»
Factorial no ha encontrado ningún tipo de cambio para esa moneda y fecha. Introduce a mano el importe que se debe reembolsar antes de guardar.

«Solo puedes reembolsar gastos en la misma moneda que el salario del empleado.»
La moneda de reembolso del gasto es distinta de la de la entidad legal del/de la empleado/a, que es la moneda en la que paga la nómina. Reembólsalo de otra forma y después usa Marcar como pagado en el gasto.

Un gasto no aparece en el pago SEPA.
Solo se pueden pagar por SEPA los gastos aprobados en euros, y el/la empleado/a tiene que tener un IBAN en su perfil.

«El impuesto no coincide con base × tipo».
El importe del impuesto no coincide con la base imponible y el tipo. Revisa el ticket y corrígelo, o usa Recalcular impuestos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué tipo de cambio usa Factorial?
   El de la fecha del ticket (documento).
   
2. ¿Puedo cambiar más adelante la moneda de una entidad legal?
   Sí, pero no se convierte nada de lo que ya está registrado. Solo se aplica a partir de ese momento.
   
3. ¿Un/a empleado/a puede elegir la moneda en la que se le reembolsa?
   Sí, si el campo Moneda de reembolso se muestra en tu formulario de gastos, salvo en los gastos de un grupo, el kilometraje y las dietas.
   
4. ¿Puedo usar el mismo tipo de impuesto en varias entidades legales?
   Sí. Los tipos de impuesto son de toda la empresa; elige una cuenta contable para cada entidad legal.
   
5. ¿Qué pasa si no configuro los impuestos?
   Los gastos no tendrán desglose de impuestos, así que no podrás recuperar el IVA a partir de los datos de Factorial ni contabilizarlo en una cuenta de impuestos.
   
6. ¿Qué moneda usan los grupos de gastos, el kilometraje y las dietas?
   Los gastos de un grupo de gastos usan la moneda del grupo. Los gastos de kilometraje y dietas usan la moneda de su tarifa.
   
7. ¿Se convierte un gasto con tarjeta Factorial?
   No. Los gastos con tarjeta usan el importe que realmente se ha cargado en la tarjeta, y no se aplica ninguna conversión adicional.
   
8. ¿Qué monedas se pueden reembolsar a través de la nómina o por SEPA?
   El reembolso a través de la nómina solo funciona cuando la moneda de reembolso es la misma que la de la entidad legal del/de la empleado/a. El reembolso por SEPA solo funciona con gastos en euros.
   
9. ¿Qué contiene la sección de impuestos de un gasto?
   En un gasto, la sección Impuestos tiene Tipo de impuesto, Tipo impositivo, Base imponible e Importe del impuesto. Un gasto puede tener varias líneas de impuesto.