¿Qué es un PDF rellenable?
Un PDF rellenable es un tipo de documento PDF que incluye campos de texto, casillas de verificación o botones de opción que los usuarios pueden completar mediante un visor de PDF. Para que un PDF tenga estas funciones rellenables, debe crearse utilizando un software específico que le permita crear un PDF con campos rellenables.
Ejemplos de PDF rellenables son el Modelo 145 en España o el Formulario W-4 en EE. UU., que son plantillas de documentos proporcionadas por el Gobierno que las empresas deben compartir con los empleados para recopilar información personal cumpliendo así con las obligaciones fiscales.
Los archivos PDF rellenables solo están disponibles para planes Enterprise.
¿Qué es una plantilla de Documento Oficial?
Una Plantilla de Documento Oficial (ODT) es una plantilla de documento proporcionada por Factorial que los usuarios no pueden eliminar. Las ODT son plantillas de documentos oficiales como el Modelo 145 (España) o el Formulario W-4 (EE.UU.).
Por ahora, solo puedes tener plantillas de documentos oficiales para España (Modelo 145) y Formulario W-4 de EE. UU.), pero pronto aumentaremos la lista de ODT para otros paises.
¿Dónde encontrar los archivos PDF rellenables?
- En la barra lateral, hacer clic en Documentos
- Hacer clic en Plantillas de documentos
- Buscar los PDF rellenables disponibles
Para agregar un PDF rellenable:
- Presionar Agregar plantilla de documento
- Agregar un nombre de plantilla
- Añadir el documento PDF o DOCX
- Pulsar Crear plantilla
¿Cómo enviar el documento?
- En la barra lateral, hacer clic en Documentos
- Pulsar Enviar en masa
- Hacer clic en Plantilla de documentos
- Aparecerá una nueva ventana en la que habrá que completar:
- Plantilla de documento que queremos usar
- Nombre del documento
- Carpeta de destino
- Solicitar firma electrónica
- Seleccionar los/as empleados/as a los que queremos enviarles el documento
- Presionar Enviar a X empleados/as
- Marcar la casilla Solicitar firma electrónica si es necesario
- Seleccionar a los empleados a los que quieres enviarlo
- Pulsar Enviar a empleados/as
¿Cómo pueden los/as empleados/as completar un PDF rellenable?
Una vez enviado el documento, los/as empleados/as recibirán una notificación en el panel de inicio sobre un nuevo documento pendiente de completar.
- Hacer clic en Bandeja de entrada en el Panel de control o en la barra lateral
- Solicitudes pendientes
- Abrir el PDF rellenable
- Rellenar la información necesaria
- Hacer clic en Finalizar en el lado izquierdo
- Firmar el documento si se solicita
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En unos segundos una copia del documento firmado estará en la carpeta del/a empleado/a.