Qu'est-ce qu'un PDF remplissable ?
Un PDF remplissable est un type de document PDF qui comprend des champs de texte, des cases à cocher ou des boutons radio qui peuvent être remplis par les utilisateurs à l'aide d'un visualiseur PDF. Pour qu'un PDF ait ces fonctionnalités remplissables, il doit être construit à l'aide d'un logiciel spécifique qui vous permet de créer un PDF avec des champs remplissables.
Des exemples de fichiers PDF à remplir sont le Modelo 145 en Espagne ou le formulaire W-4 aux États-Unis, qui sont des modèles de documents fournis par le gouvernement que les entreprises doivent partager avec les collaborateurs pour collecter des informations personnelles afin de se conformer aux obligations fiscales.
Les PDF remplissables ne sont disponibles que pour les plans Entreprise.
Qu'est-ce qu'un modèle de document officiel ?
Un modèle de document officiel (ODT) est un modèle de document fourni par Factorial que les utilisateurs ne peuvent pas supprimer. Les ODT sont destinés aux modèles de documents officiels tels que Modelo 145 (Espagne) ou Form W-4 (USA).
Pour l'instant, vous ne pouvez avoir que des modèles de documents officiels pour l'Espagne (Modelo 145) et le formulaire américain W-4), mais nous augmenterons bientôt la liste des ODT pour un autre pays.
Où trouver les PDF à remplir?
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Documents
- Modèles de documents de presse
- Retrouvez les PDF à remplir disponibles
Pour ajouter un PDF remplissable :
- Appuyez sur Ajouter un modèle de document
- Ajouter un nom de modèle
- Ajouter le document PDF ou DOCX
- Appuyez sur Créer un modèle
Comment envoyer le document?
- Dans la barre latérale, cliquez sur Documents
- Cliquez sur Envoyer en masse
- Cliquez sur Modèle de document
- Une nouvelle fenêtre apparaît, dans laquelle vous devez remplir les champs :
- Le modèle de document que nous voulons utiliser
- Nom du document
- Dossier de destination
- Demande de signature électronique
- Sélectionnez les employés auxquels vous souhaitez envoyer le document
- Appuyez sur Envoyer à X employés
- Cochez la case Demander une signature électronique si nécessaire
- Sélectionnez les collaborateurs que vous souhaitez envoyer
- Appuyez sur Envoyer aux collaborateurs
Comment les collaborateurs peuvent-ils remplir un PDF à remplir?
Après l'envoi du document, les collaborateurs recevront une notification sur le tableau de bord concernant un nouveau document en attente de remplissage.
- Cliquez sur Boîte de réception dans votre tableau de bord ou votre barre latérale
- Demandes de presse
- Ouvrir le pdf à remplir
- Remplissez les informations nécessaires
- Cliquez sur Terminer sur le côté gauche
- Signez le document si demandé
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Dans quelques secondes une copie du document signé sera dans le dossier du collaborateur.