La mayoría de los problemas con los gastos vienen de unos pocos hábitos: un recibo que falta, una categoría equivocada o un gasto enviado semanas después. Aquí tienes indicaciones listas para compartir, para que cada rol sepa las pocas cosas que importan. Factorial se encarga del resto: puede leer los recibos, comprobar los gastos según tu política y enviarlos al aprobador adecuado.

Qué decir a los empleados

Los empleados quieren cobrar el reembolso rápido y que no les devuelvan los gastos. Comparte con ellos estos cinco hábitos:

1. Haz una foto del recibo cuando pagues. Hazla desde la app de Factorial o sube el PDF. Factorial rellena a partir de él el importe, la fecha, el comercio y los impuestos.
2. Revisa lo que ha leído Factorial y elige la categoría. La categoría determina la contabilidad, así que Hotel y Comidas no son intercambiables.
   

   

3. Explica para qué era. «Comida con el cliente Acme, 3 personas» es mejor que «Comida».
4. Lee la comprobación de la política antes de enviar. Mientras el gasto está en borrador, verás Listo para enviar o Revísalo antes de enviarlo, con el motivo. Corrígelo en ese momento para que no te lo devuelvan.
5. ¿Pagas con una tarjeta Factorial? El gasto se crea por ti. Solo tienes que añadir el recibo.

Qué decir a los aprobadores

1. Aprueba dentro del plazo de tu empresa, por ejemplo, dos días laborables. Puedes aprobar desde la app.
2. Usa la recomendación. Cada gasto muestra Aprobación recomendada, Revisión recomendada o Rechazo recomendado, con el motivo. Dedica tu tiempo a los que lo necesitan.
3. Solicita cambios en lugar de rechazar cuando algo se pueda corregir, y explica exactamente qué hay que corregir.
4. No apruebes lo que no entiendas. Antes, haz una pregunta en los comentarios.

Qué configurar si eres de finanzas o admin

Cuantas menos opciones tengan que elegir los empleados, menos errores habrá.

1. Mantén las categorías simples. Desactiva las que no uses y añade unas pocas subcategorías claras, cada una con su cuenta contable.
2. Haz obligatorios los campos importantes en Configuración > Gastos > Formulario de gastos, como el proyecto o los asistentes, y oculta el resto.
3. Escribe tu política una sola vez, en las comprobaciones de gastos. Descríbesela a ONE con palabras sencillas. Consulta Comprueba los gastos según tu política de gastos.
4. Deja que el flujo de aprobación envíe los gastos a quien corresponda. Describe a ONE quién aprueba qué y aprueba automáticamente lo que cumpla la política. Consulta Configura el flujo de aprobación.
5. Permite que todas las personas que gastan creen gastos. Si tu empresa paga por usuario, añádelas como usuarios de Gastos; si no, dales el permiso para crear gastos.

Consejos y buenas prácticas

• Anuncia los cambios en las herramientas que lee tu equipo (Slack, Teams, correo electrónico) y enlaza la política.
• Revisa las alertas una vez al mes. Si una regla marca muchos gastos, hay que mejorar la regla o la forma de comunicarla.
• Empieza poco a poco. Arranca con las comprobaciones de gastos predefinidas y un flujo de aprobación sencillo; añade reglas cuando veas una necesidad real.

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Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un empleado no puede crear gastos.
Todavía no es usuario de Gastos o no tiene el permiso para crear gastos. Lo configura un admin. Consulta Añade personas a Gastos.

Los gastos se devuelven una y otra vez por el mismo motivo.
Consulta el motivo en el resultado de la política. Si siempre es la misma regla, explícasela al equipo o ajusta la comprobación.

Preguntas frecuentes

1. ¿Siempre hace falta un recibo?

Depende de tu política. Las comprobaciones de gastos predefinidas marcan los gastos regulares que no tienen un recibo legible. Los gastos marcados se pueden enviar igualmente: decide el aprobador.

2. ¿Los empleados pueden enviar un gasto marcado?

Sí. Los resultados de la política nunca impiden enviar ni aprobar: decide el aprobador.

3. ¿Los aprobadores tienen que saberse nuestra política de memoria?

No. Las comprobaciones de gastos la aplican a cada gasto y le indican al aprobador qué debe revisar.

4. ¿Cómo pueden saber los empleados en qué punto está su gasto sin preguntar a finanzas?

Pueden consultar el estado en Factorial: Pendiente, Aprobado, En nómina, Enviado para pagar, Pagado o Cambios solicitados si hay algo que corregir. Más información en Consulta los estados y alertas de los gastos.

5. ¿Por qué deben aprobar rápido los aprobadores?

Los aprobadores mantienen el dinero en movimiento: una aprobación lenta retrasa todos los reembolsos que vienen después. Acordad un plazo, por ejemplo, dos días laborables; los aprobadores pueden aprobar desde la app móvil.

6. ¿Por qué es importante la configuración que hacen finanzas o los admins?

Tu configuración determina lo fácil que es hacer las cosas bien. Con las comprobaciones de gastos, cada gasto se comprueba según la política que le describes a ONE.