Gastos y Tesorería trabajan con el dinero de la empresa, pero tienen funciones distintas. Gastos es donde se registra, se comprueba, se aprueba y se reembolsa cada gasto. Tesorería es donde gestionas el dinero en sí: tus cuentas bancarias, tus tarjetas Factorial y tus pagos. Saber cuál abrir te evita buscar en el sitio equivocado.

Gastos: cada gasto, del recibo al reembolso

Descripción general

Usa Gastos para registrar y controlar lo que gastan los empleados por trabajo, sea cual sea la forma de pago:

• De su bolsillo: crean el gasto con el recibo y se les reembolsa.
• Con una tarjeta Factorial: el gasto se crea automáticamente después de cada pago. El empleado añade el recibo y el gasto se aprueba como cualquier otro. No se reembolsa nada, porque la empresa ya lo ha pagado.
• Con otra tarjeta de empresa: crean el gasto con el recibo para que quede registrado y se apruebe. Eligen un método de pago de la empresa, como Tarjeta de débito corporativa, para que no se reembolse.
• Kilometraje y dietas: se calculan con las tarifas de tu empresa.

Los empleados encuentran sus gastos en Mis gastos > Gastos. Los equipos de finanzas y los admins los revisan, los aprueban, los reembolsan y los exportan en Gastos > Gastos de empleados.

Tesorería: cuentas bancarias, tarjetas y pagos

Descripción general

Usa Tesorería para gestionar el dinero de la empresa y las herramientas para moverlo. En la barra lateral, ve a Tesorería. Según tus permisos, verás estas pestañas:

• Resumen: los saldos de tu empresa de un vistazo.
• Cuentas: las cuentas bancarias que has conectado o abierto con Factorial.
• Tarjetas: todas las tarjetas Factorial. Desde aquí emites, desactivas o cancelas tarjetas y defines sus límites.
• Pagos: los pagos que envías desde Factorial; por ejemplo, los pagos SEPA.

Cómo funcionan juntos

• Un pago con tarjeta Factorial aparece en Tesorería como una transacción de la tarjeta y en Gastos como un gasto con tarjeta que hay que justificar y aprobar.
• Cuando reembolsas gastos por SEPA desde Gastos (Reembolso vía SEPA), los gastos pasan a Enviado para pagar y aparece una solicitud de pago para cada uno en Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago. Depende de tu plan y de tus permisos.

Consejos y buenas prácticas

• Pide a los empleados que añadan el recibo a los gastos con tarjeta justo después de pagar: reciben una notificación push que se lo recuerda.
• Da acceso a Tesorería solo a las personas que gestionan el dinero de la empresa; a la mayoría de los aprobadores les basta con Gastos.
• Artículos relacionados: Descubre qué hace Gastos por tu empresa · Descubre qué son las tarjetas Factorial y por qué usarlas · Abre una cuenta de tarjetas Factorial, añade fondos y consulta el saldo

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

No veo Tesorería en la barra lateral.
Necesitas permisos para ver las cuentas bancarias, las tarjetas o los pagos. Pregunta a tu admin.

Un pago con tarjeta no aparece como gasto.
Comprueba que el titular de la tarjeta sea usuario de Gastos. Para añadirlo, consulta Añade personas a Gastos. Si ya lo es, consulta Encuentra un pago con tarjeta que no aparece en Factorial.

Preguntas frecuentes

1. ¿Tengo que crear un gasto por cada pago con tarjeta Factorial?

No. Factorial crea el gasto con tarjeta por ti; el empleado solo tiene que añadir el recibo y enviarlo a aprobación.

2. ¿Se reembolsan al empleado los gastos con tarjeta?

No. Los gastos con tarjeta Factorial no se reembolsan al empleado, porque la empresa ya los ha pagado con la tarjeta.

3. ¿Dónde gestiono mis tarjetas Factorial?

En Tesorería > Tarjetas. Los empleados ven sus propias tarjetas en Mis gastos > Mis tarjetas.

4. ¿Desde dónde se pagan los reembolsos por SEPA?

Los inicias desde Gastos; las solicitudes de pago aparecen en Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago.