Los empleados pueden enviar fácilmente gastos en Factorial desde la plataforma web o la aplicación móvil. Nuestro sistema de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) leerá la foto del recibo o factura que subas y extraerá automáticamente los detalles principales, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.
Tipos de gastos que puedes crear
Al enviar un nuevo gasto, elegirás uno de los siguientes tipos:
- Gasto regular - Cualquier recibo o factura estándar por una compra que hayas realizado (por ejemplo, comidas, suministros de oficina, transporte).
- Por día - Una asignación diaria para comidas y gastos incidentales durante viajes de negocios, basada en tarifas definidas por la empresa.
- Kilometraje - Compensación por usar tu vehículo personal para fines comerciales, calculada por la distancia recorrida y la tarifa establecida por tu empresa.
Enviar un gasto usando OCR
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Iniciar un nuevo gasto
- En Web: Ve a Mis Gastos → Gastos y haz clic en + Nuevo gasto.
- En Aplicación móvil: Abre Gastos desde el menú principal y toca + Nuevo gasto.
- Sube tu documento. Toma una foto del recibo o factura, o sube un archivo existente (JPG, PNG, PDF).
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Captura de datos automática. El sistema de OCR escaneará el documento y prellenará campos como:
- Categoría
- Fecha
- Total (incluyendo impuestos)
- Moneda
- Número de documento
- Nombre del proveedor
- NIF del proveedor
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Completa cualquier campo adicional requerido
- Si es necesario, ajusta o añade información faltante (por ejemplo, categoría, proyecto, descripción).
- Para gastos de por día o kilometraje, selecciona la tarifa correcta y proporciona detalles de viaje.
- Revisa y envía. Verifica que todos los detalles sean correctos.
- Haz clic en Enviar para aprobación para enviar el gasto para aprobación.
- Una vez enviado, tu gasto aparecerá en la lista de Mis Gastos > Gastos y seguirá el flujo de aprobación de tu empresa.
No puedes enviar un gasto donde el monto reembolsable sea mayor que el monto del documento. Si los montos no coinciden, recibirás un mensaje claro pidiéndote que verifiques el recibo.
Solo el propietario del gasto puede editar o eliminar este dentro de un grupo.
Un gasto solo puede ser editado mientras esté en estado de borrador, cualquier otro estado te permitirá editar el gasto.
Mejores prácticas para la precisión de OCR
- Asegúrate de que todo el recibo sea visible en la foto.
- Evita fotos borrosas o oscuras.
- Sube los recibos tan pronto como sea posible después de la transacción para evitar perder detalles.
FAQ
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¿Puedo subir recibos en PDF?
Sí, se admiten formatos PDF, JPG y PNG.
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¿Qué pasa si OCR no captura todos los detalles?
Puedes editar manualmente o completar cualquier información faltante antes de enviar.
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¿Los gastos de por día y kilometraje también se admiten en móvil?
Sí, ambos se pueden enviar a través de la aplicación móvil siguiendo el mismo flujo.