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Adjuntar recibos y documentación

Adjuntar recibos o facturas a tus gastos es esencial para garantizar su aprobación y reembolso rápidos. Factorial simplifica este proceso, lo hace preciso y cumple con la normativa vigente en ciertos países.

Cuando los/as empleados/as cargan recibos, Factorial utiliza OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer automáticamente la información clave. Esto garantiza la precisión, reduce la entrada manual y proporciona las pruebas necesarias para contabilidad, auditorías y cumplimiento normativo.

 

Extracción automática de datos (OCR)

Cuando cargas un documento, Factorial utiliza un sistema de OCR impulsado por IA (con más del 90% de precisión) para:

  • Reconocer el nombre del proveedor y el TIN
  • Detectar el importe (incluidos impuestos)
  • Captura la moneda y la fecha de compra
  • Capturar el número del documento

Esto significa que la mayoría de los campos de tus gastos se completan automáticamente. Solo necesitas revisar y confirmar los detalles, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.

Formatos compatibles

Podrás adjuntar recibos y comprobantes de pago en los formatos más habituales, entre ellos:

  • Imágenes : JPG, PNG, HEIC
  • Documentos PDF
 

 

Por qué es importante adjuntar recibos

  • Garantiza que tu gasto sea válido para su aprobación y reembolso.
  • Proporciona a tu empresa la evidencia necesaria para la contabilidad y las auditorías.
  • En algunos países, adjuntar el recibo digitalmente significa que ya no es necesario conservar la versión en papel.

 

Cómo adjuntar un recibo

  1. En la barra lateral, ir a Mis gastos → Mis gastos
  2. Abrir el gasto (borrador de gasto manual o con tarjeta)
  3. Hacer clic en “Adjuntar archivo” y cargar el recibo desde el ordenador o hacer una foto con el teléfono
  4. Revisar la información precargada por OCR y realizar las modificaciones necesarias
  5. Presentar el gasto para su aprobación

 

Cumplimiento digital por país

Factorial aplica automáticamente firmas digitales y archivo certificado para los documentos de gastos cargados, por lo que son válidos según las regulaciones locales:

  • España (ES) - Cumple con la ley española de archivo de facturas/recibos digitales.
  • Francia (FR) - Archivado digital certificado según la normativa francesa.
  • Italia (IT) - Próximamente, con total cumplimiento de las leyes italianas de digitalización de gastos.

Esto significa que una vez que hayas cargado un recibo, ya no necesitarás recopilar ni almacenar la copia física.

 

 

Preguntas frecuentes

  1. ¿Debo conservar los recibos en papel después de cargarlos?
    En los países admitidos (p. ej., España, Francia), no. El archivo digital de Factorial cumple con la legislación vigente.
     
  2. ¿Puedo adjuntar más de un documento a un gasto?
    Sí, se pueden adjuntar varios archivos si es necesario.
     
  3. ¿El OCR funciona para todos los idiomas y formatos?
    El OCR admite la mayoría de los idiomas más comunes y formatos de recibos estándar, pero siempre revisa los campos para garantizar la precisión.

 

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