Lorsque les employés téléchargent des reçus, Factorial utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les informations clés. Cela garantit l'exactitude, réduit la saisie manuelle et fournit les preuves nécessaires à la comptabilité, aux audits et à la conformité.
Extraction automatique de données (OCR)
Lorsque vous téléchargez un document, Factorial utilise un système OCR basé sur l'IA (avec une précision de plus de 90 % ) pour :
- Reconnaître le nom du fournisseur et le TIN
- Détecter le montant ( taxes comprises )
- Saisissez la devise et la date d'achat
- Capturez le numéro du document
Cela signifie que la plupart des champs de vos dépenses sont automatiquement préremplis . Il vous suffit de vérifier et de confirmer les informations, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les erreurs.
Formats pris en charge
Vous pouvez joindre des reçus et des preuves de paiement dans les formats les plus courants, notamment :
- Images : JPG, PNG, HEIC
- Documents PDF
Pourquoi il est important de joindre les reçus
- Assure que votre dépense est valide pour approbation et remboursement .
- Fournit à votre entreprise les preuves nécessaires à la comptabilité et aux audits .
- Dans certains pays, joindre le reçu numériquement signifie que vous n'avez plus besoin de conserver la version papier .
Comment joindre un reçu
- Dans votre barre latérale, accédez à Mes dépenses → Mes dépenses
- Ouvrez votre facture de dépenses (manuelle ou par carte)
- Cliquez sur « Joindre un fichier » et téléchargez le reçu depuis votre ordinateur ou prenez une photo avec votre téléphone
- Vérifiez les informations pré-remplies par OCR et apportez les modifications nécessaires
- Soumettre la dépense pour approbation
Conformité numérique par pays
Factorial applique automatiquement des signatures numériques et un archivage certifié aux documents de dépenses téléchargés, afin qu'ils soient valables selon les réglementations locales :
- Espagne (ES) - Conforme à la loi espagnole sur l'archivage des factures/reçus numériques.
- France (FR) - Archivage numérique certifié selon la réglementation française.
- Italie (IT) - Bientôt disponible, en pleine conformité avec les lois italiennes sur la numérisation des dépenses.
Cela signifie qu'une fois que vous avez téléchargé un reçu, vous n'avez plus besoin de récupérer ou de stocker la copie physique.
FAQ
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Dois-je conserver les reçus papier après les avoir téléchargés ?
Dans les pays pris en charge (par exemple, l'Espagne, la France), non. L'archivage numérique de Factorial est conforme à la loi.
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Puis-je joindre plus d’un document à une dépense ?
Oui, plusieurs fichiers peuvent être joints si nécessaire.
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L'OCR fonctionne-t-il pour toutes les langues et tous les formats ?
L'OCR prend en charge la plupart des langues courantes et des formats de reçus standard, mais vérifiez toujours l'exactitude des champs.