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Allegare ricevute e documentazione

Allegare ricevute o fatture alle spese è essenziale per garantire che vengano approvate e rimborsate rapidamente. Factorial rende questo processo semplice, accurato e conforme alle normative vigenti in alcuni Paesi.

Quando i dipendenti caricano le ricevute, Factorial utilizza l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per estrarre automaticamente i dati chiave. Questo garantisce l'accuratezza, riduce l'inserimento manuale e fornisce la prova necessaria per la contabilità, gli audit e la conformità.

 

Estrazione automatica dei dati (OCR)

Quando carichi un documento, Factorial utilizza un sistema OCR basato sull'intelligenza artificiale (con una precisione superiore al 90% ) per:

  • Riconoscere il nome del fornitore e il TIN
  • Rileva l' importo ( tasse incluse )
  • Acquisisci la valuta e la data di acquisto
  • Cattura il numero del documento

Ciò significa che la maggior parte dei campi delle tue spese vengono precompilati automaticamente . Devi solo rivedere e confermare i dettagli, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Formati supportati

È possibile allegare ricevute e prove di pagamento nei formati più comuni, tra cui:

  • Immagini : JPG, PNG, HEIC
  • documenti PDF
 

 

Perché è importante allegare le ricevute

  • Garantisce che la tua spesa sia valida per l'approvazione e il rimborso .
  • Fornisce alla tua azienda le prove necessarie per la contabilità e gli audit .
  • In alcuni Paesi, allegando la ricevuta in formato digitale non sarà più necessario conservare la versione cartacea .

 

Come allegare una ricevuta

  1. Nella barra laterale, vai su Le mie spese → Le mie spese
  2. Apri la tua spesa (addebito manuale o su carta)
  3. Clicca su “Allega file” e carica la ricevuta dal tuo computer o scatta una foto con il tuo telefono
  4. Rivedi le informazioni precompilate dall'OCR e apporta le modifiche necessarie
  5. Invia la spesa per l'approvazione

 

Conformità digitale per paese

Factorial applica automaticamente firme digitali e archiviazione certificata ai documenti di spesa caricati, in modo che siano validi secondo le normative locali:

  • Spagna (ES) - Conforme alla legge spagnola sull'archiviazione digitale di fatture/ricevute.
  • Francia (FR) - Archiviazione digitale certificata secondo la normativa francese.
  • Italia (IT) - Prossimamente, nel pieno rispetto delle leggi italiane sulla digitalizzazione delle spese.

Ciò significa che una volta caricata una ricevuta, non sarà più necessario ritirare o conservare la copia fisica.

 

 

Domande frequenti

  1. Devo conservare le ricevute cartacee dopo averle caricate?
    Nei paesi supportati (ad esempio, Spagna, Francia), no. L'archiviazione digitale di Factorial è conforme alla legge.
     
  2. Posso allegare più di un documento a una spesa?
    Sì, se necessario è possibile allegare più file.
     
  3. L'OCR funziona per tutte le lingue e tutti i formati?
    L'OCR supporta la maggior parte delle lingue più comuni e dei formati di ricevuta standard, ma è sempre opportuno verificare l'accuratezza dei campi.

 

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