Quando i dipendenti caricano le ricevute, Factorial utilizza l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per estrarre automaticamente i dati chiave. Questo garantisce l'accuratezza, riduce l'inserimento manuale e fornisce la prova necessaria per la contabilità, gli audit e la conformità.
Estrazione automatica dei dati (OCR)
Quando carichi un documento, Factorial utilizza un sistema OCR basato sull'intelligenza artificiale (con una precisione superiore al 90% ) per:
- Riconoscere il nome del fornitore e il TIN
- Rileva l' importo ( tasse incluse )
- Acquisisci la valuta e la data di acquisto
- Cattura il numero del documento
Ciò significa che la maggior parte dei campi delle tue spese vengono precompilati automaticamente . Devi solo rivedere e confermare i dettagli, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
Formati supportati
È possibile allegare ricevute e prove di pagamento nei formati più comuni, tra cui:
- Immagini : JPG, PNG, HEIC
- documenti PDF
Perché è importante allegare le ricevute
- Garantisce che la tua spesa sia valida per l'approvazione e il rimborso .
- Fornisce alla tua azienda le prove necessarie per la contabilità e gli audit .
- In alcuni Paesi, allegando la ricevuta in formato digitale non sarà più necessario conservare la versione cartacea .
Come allegare una ricevuta
- Nella barra laterale, vai su Le mie spese → Le mie spese
- Apri la tua spesa (addebito manuale o su carta)
- Clicca su “Allega file” e carica la ricevuta dal tuo computer o scatta una foto con il tuo telefono
- Rivedi le informazioni precompilate dall'OCR e apporta le modifiche necessarie
- Invia la spesa per l'approvazione
Conformità digitale per paese
Factorial applica automaticamente firme digitali e archiviazione certificata ai documenti di spesa caricati, in modo che siano validi secondo le normative locali:
- Spagna (ES) - Conforme alla legge spagnola sull'archiviazione digitale di fatture/ricevute.
- Francia (FR) - Archiviazione digitale certificata secondo la normativa francese.
- Italia (IT) - Prossimamente, nel pieno rispetto delle leggi italiane sulla digitalizzazione delle spese.
Ciò significa che una volta caricata una ricevuta, non sarà più necessario ritirare o conservare la copia fisica.
Domande frequenti
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Devo conservare le ricevute cartacee dopo averle caricate?
Nei paesi supportati (ad esempio, Spagna, Francia), no. L'archiviazione digitale di Factorial è conforme alla legge.
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Posso allegare più di un documento a una spesa?
Sì, se necessario è possibile allegare più file.
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L'OCR funziona per tutte le lingue e tutti i formati?
L'OCR supporta la maggior parte delle lingue più comuni e dei formati di ricevuta standard, ma è sempre opportuno verificare l'accuratezza dei campi.