Wenn Mitarbeiter Belege hochladen, extrahiert Factorial mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) automatisch wichtige Details. Dies gewährleistet Genauigkeit, reduziert manuelle Eingaben und liefert die notwendigen Nachweise für Buchhaltung, Audits und Compliance.
Automatische Datenextraktion (OCR)
Wenn Sie ein Dokument hochladen, verwendet Factorial ein KI-gestütztes OCR- System (mit einer Genauigkeit von über 90 % ), um:
- Erkennen Sie den Namen und die Steuernummer des Verkäufers
- Ermitteln Sie den Betrag ( inkl. Steuern )
- Erfassen Sie die Währung und das Kaufdatum
- Erfassen der Dokumentnummer
Das bedeutet, dass die meisten Felder Ihrer Ausgaben automatisch für Sie ausgefüllt sind. Sie müssen die Details nur noch überprüfen und bestätigen. Das spart Ihnen Zeit und reduziert Fehler.
Unterstützte Formate
Sie können Quittungen und Zahlungsnachweise in den gängigsten Formaten anhängen, darunter:
- Bilder : JPG, PNG, HEIC
- PDF-Dokumente
Warum das Anhängen von Quittungen wichtig ist
- Stellt sicher, dass Ihre Ausgaben für die Genehmigung und Erstattung gültig sind.
- Bietet Ihrem Unternehmen die notwendigen Nachweise für die Buchhaltung und Betriebsprüfung .
- In einigen Ländern müssen Sie die Papierversion nicht mehr aufbewahren, wenn Sie den Beleg digital beifügen.
So fügen Sie eine Quittung bei
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Meine Ausgaben → Meine Ausgaben
- Öffnen Sie Ihre Ausgabe (manueller oder Kartenabrechnungsentwurf)
- Klicken Sie auf „Datei anhängen“ und laden Sie die Quittung von Ihrem Computer hoch oder machen Sie ein Foto mit Ihrem Telefon
- Überprüfen Sie die per OCR vorab ausgefüllten Informationen und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor
- Senden Sie die Ausgabe zur Genehmigung
Digitale Compliance nach Ländern
Factorial wendet automatisch digitale Signaturen und zertifizierte Archivierung für hochgeladene Spesenbelege an, sodass diese den lokalen Vorschriften entsprechen:
- Spanien (ES) – Entspricht dem spanischen Gesetz zur digitalen Archivierung von Rechnungen/Belegen.
- Frankreich (FR) – Zertifizierte digitale Archivierung gemäß französischen Vorschriften.
- Italien (IT) – In Kürze verfügbar, mit vollständiger Einhaltung der italienischen Gesetze zur Spesendigitalisierung.
Das bedeutet, dass Sie nach dem Hochladen einer Quittung die physische Kopie nicht mehr abholen oder aufbewahren müssen.
Häufig gestellte Fragen
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Muss ich Papierbelege nach dem Hochladen aufbewahren?
In unterstützten Ländern (z. B. Spanien, Frankreich) nicht. Die digitale Archivierung von Factorial ist rechtskonform.
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Kann ich einer Ausgabe mehr als ein Dokument beifügen?
Ja, bei Bedarf können mehrere Dateien angehängt werden.
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Funktioniert OCR für alle Sprachen und Formate?
OCR unterstützt die meisten gängigen Sprachen und Standardbelegformate. Überprüfen Sie die Felder jedoch immer auf ihre Richtigkeit.