¿Cómo funciona la integración de DATEV Rechnungsdatenservice?

La integración envía tus gastos aprobados desde Factorial a tu asesor/a fiscal en DATEV Unternehmen online. Cada gasto llega con su recibo y ya está asignado a cuentas, por lo que tu asesor/a fiscal solo tiene que revisarlo y contabilizarlo.

• Los datos solo van en una dirección, desde Factorial a DATEV.
• No hay archivos para descargar o subir. Factorial envía los datos directamente.
• La integración está disponible para entidades legales en Alemania.

Antes de comenzar

Qué necesitas en Factorial

Plan: Gastos junto con contabilidad (cuentas G/L). Tienes contabilidad si se aplica uno de estos:

• Tienes Gastos en el plan Enterprise, o
• Tienes Gastos en el plan Business, más Cuentas por Pagar o Compras en el plan Business o superior.

Configuración de contabilidad: cada categoría de gasto debe estar vinculada a una cuenta G/L (Sachkonto). Haces esto en la configuración de contabilidad o a través de One.

Quién puede hacer qué:

• Administradores/as instalan la integración y conectan DATEV.
• Administradores/as y gerentes con permiso para gestionar gastos pueden transferir gastos.
• Crear el plan de cuentas y vincular categorías a cuentas G/L necesita los permisos de contabilidad (“Gestionar cuentas contables” y “Asignar cuentas contables a recursos”).

¿Mi asesor/a fiscal necesita acceso a Factorial?

• No. En la mayoría de los casos, la empresa configura la integración y transfiere los gastos, mientras que tu asesor/a fiscal trabaja solo en DATEV.
• Si tu asesor/a fiscal también debe trabajar en Factorial, un/a administrador/a los añade de una de dos maneras:
  • Como empleado/a de tu empresa, o
  • Como usuario/a externo/a de tu cuenta de Factorial.

Luego, el/la administrador/a les da un grupo de permisos que les permite gestionar gastos.

Qué acordar con tu asesor/a fiscal primero

Pasa por esta lista juntos antes de configurar algo:

• Qué cliente DATEV (Mandant) cada entidad legal alemana utiliza, con el Beraternummer y Mandantennummer. Estos deben coincidir con el conjunto de datos contables (Buchführungsbestand) en DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• El año fiscal: debe existir en DATEV, con el libro correcto habilitado para ello:
  • El Rechnungseingangsbuch (libro de facturas entrantes) para gastos reembolsados y cualquier gasto que no vaya al Kassenbuch,
  • Kassenbuch online si envías gastos de tarjeta de empresa a un Kassenbuch.
• Plan de cuentas y longitud de cuenta: SKR03 o SKR04, y cuántos dígitos tiene una cuenta G/L (por ejemplo, 4).
• Asignación de cuentas: qué categoría de gasto se contabiliza en qué cuenta G/L y centro de costos, y qué cuentas de acreedores (Personenkonten) utilizar para reembolsos y pagos de tarjeta de empresa.
• IVA: Factorial envía la tasa y el monto del IVA, pero no la clave fiscal (BU-Schlüssel). Acuerda cómo tu asesor/a fiscal maneja el IVA en DATEV.
• Quién ordena el servicio y otorga acceso en DATEV (tu asesor/a fiscal), y quién inicia sesión en DATEV desde Factorial (ver más abajo).

Qué configura tu asesor/a fiscal en DATEV

Tu asesor/a fiscal hace esto una vez por cada cliente, en MyDATEV Mandantenregistrierung, que inicia desde DATEV Arbeitsplatz. La guía paso a paso de DATEV es DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210).

Antes de comenzar, el cliente necesita el servicio (Leistung) Buchführung en DATEV Arbeitsplatz, y la persona que ordena necesita el derecho correcto “Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten” en DATEV Rechteverwaltung online.

1. Ordenar DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 con el número de asesor utilizado por el cliente (mandantengenutzte Beraternummer). Si el cliente ya tiene uno, por ejemplo para DATEV Unternehmen online, se reutiliza; de lo contrario, se crea uno nuevo. No se puede usar un Kanzlei-Beraternummer aquí. En el mismo paso, tu asesor/a fiscal elige a la persona en tu empresa que conectará Factorial y, si es necesario, ordena un DATEV SmartLogin para ellos. Tu empresa recibe el ID de SmartLogin y el código de registro por carta.
2. Asignar la plantilla de derechos (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a esa persona. Solo un/a administrador/a en DATEV Rechteverwaltung online puede hacer esto, ya sea durante el pedido o más tarde en Rechteverwaltung online.
3. Crear el conjunto de datos en DATEV Belege online con el formulario de procesamiento “Erweitert”, incluyendo el año fiscal. Su Beraternummer y Mandantennummer se toman de la Leistung Buchführung. No se necesita un contrato separado de DATEV Unternehmen online solo para recibir los datos.

La persona del paso 1 conecta Factorial con su SmartLogin (o otro método de inicio de sesión de DATEV, como mIDentity o SmartCard).

Si alguien en la firma del asesor/a fiscal transfiere los gastos en su lugar, tu asesor/a fiscal solo ordena el servicio con el número de asesor utilizado por el cliente, y tu empresa no necesita un SmartLogin. La firma asigna la Rechtevorlage a su propio empleado/a (Doc. No. 1018840), que inicia sesión desde Factorial con su propio inicio de sesión de DATEV y necesita acceso a Factorial (ver arriba).

Si usas el Kassenbuch para tarjetas de empresa, tu asesor/a fiscal también habilita DATEV Kassenbuch online para el conjunto de datos, crea un Kassenbuch para el cliente y lo abre para el año fiscal actual. DATEV no abre automáticamente nuevos años de libro de caja, por lo que esto debe repetirse cada año. Un Kassenbuch que solo recibe pagos con tarjeta necesita un saldo de apertura, o el cheque de saldo negativo de DATEV desactivado. Belege online con el formulario de procesamiento “Erweitert” también se necesita en este caso.

Configurar la integración

1. Instalar la integración. Ve a Marketplace, abre DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 y haz clic en Instalar.
2. Conectar a DATEV. En la pestaña Conexión, haz clic en Conectar a DATEV e inicia sesión con tu DATEV SmartLogin (o otro método de inicio de sesión de DATEV, como mIDentity o SmartCard).
3. Elegir el cliente DATEV. En la pestaña Configuración, elige el cliente DATEV para cada entidad legal alemana. La lista solo muestra clientes a los que tienes acceso en DATEV.
4. Opcional: añadir cuentas de acreedores. En la pestaña Rechnungseingangsbuch, introduce la cuenta de acreedores para reembolsos (Kreditorensammelkonto) y, opcionalmente, la de gastos pagados por la empresa. También puedes dar a empleados/as individuales su propia cuenta de acreedores.
5. Opcional: enviar gastos de tarjeta de empresa a un Kassenbuch. En la pestaña Kassenbuch, activa Exportar gastos de tarjeta de empresa a un Kassenbuch. Elige las tarjetas (tarjeta de crédito de empresa, tarjeta de débito de empresa o Factorial card) e introduce el nombre del Kassenbuch exactamente como tu asesor/a fiscal lo nombró en DATEV, por ejemplo “Factorial Karte”. Los gastos reembolsados siempre van al Rechnungseingangsbuch.

Verifica que todo esté conectado correctamente

En la pestaña Conexión:

• Estado muestra Conectado.
• Autorizado por (DATEV) muestra el nombre de la persona que esperas.
• La conexión expira el muestra hasta cuándo puedes transferir. Por razones de seguridad, la conexión dura 11 horas. Se te pedirá que te reconectes si intentas sincronizar después de ese tiempo.

En la pestaña Configuración, cada cliente muestra su nombre y números, un resultado de verificación para cada libro (el Rechnungseingangsbuch, y el Kassenbuch si usas uno) y cuándo fue la última verificación con DATEV:

• Listo: puedes transferir.
• Necesita atención: puedes transferir, pero algunas cuentas serán rechazadas. Haz clic en Mostrar detalles para ver cuáles.
• No se puede exportar: falta algo en DATEV. El mensaje te dice qué.

Puedes ver y revocar el acceso de Factorial en DATEV bajo Aplicaciones conectadas.

Transferir gastos

1. En Gastos, filtra la lista a los gastos aprobados que deseas transferir y haz clic en Sincronizar a DATEV en la parte inferior de la página. Factorial transfiere los gastos mostrados en la lista; seleccionar gastos individuales no cambia lo que se envía.
2. Factorial los envía a DATEV, agrupados por cliente y mes. Los meses de Kassenbuch se envían uno a la vez, comenzando por el más antiguo, por lo que una transferencia que cubre varios meses tarda un poco más.
3. Puedes ver el estado de sincronización de cada gasto directamente en Gastos. Para más detalles, incluyendo los propios mensajes de DATEV, abre la pestaña Registro de procesamiento de la integración.

Qué se envía

Para cada gasto, Factorial envía:

• fecha, monto y moneda (con el tipo de cambio para monedas extranjeras),
• tasa y monto del IVA,
• cuenta G/L y cuenta de acreedores,
• centro de costos,
• nombre del comerciante e ID de IVA,
• número de factura y descripción,
• el recibo.

Qué sucede en DATEV

En Belege online, las cuentas ya están llenas: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (la cuenta de acreedores) y la tasa impositiva. BU permanece vacío, porque la clave fiscal no se envía.

1. Cada gasto aparece en Belege online en DATEV Unternehmen online, con el recibo adjunto. Se archiva en el Belegkreis que tu asesor/a fiscal configuró para facturas entrantes (por defecto “Eingangsrechnungen”), bajo el mes del gasto.
2. Los datos de su factura se convierten en un Belegsatz en el Rechnungseingangsbuch de Belege online, vinculado al recibo y con las cuentas ya llenas. Cada carga se lista bajo Inicio Belege › Protokolle › Importar › Mostrar registro de importación.
3. Tu asesor/a fiscal hace que los Belegsätze estén disponibles para contabilidad: bajo Inicio Belege › Proporcionar Belege, seleccionan el Belegstapel y hacen clic en Proporcionar.
4. En DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, tu asesor/a fiscal los recupera (Bestand › Datos obtener › Mandant ergänzen), crea sugerencias de contabilización (Buchungsvorschläge) bajo Contabilizar Belege, las revisa, añade la clave fiscal si es necesario y las publica.

Si usas el Kassenbuch, los gastos de tarjeta de empresa aparecen como entradas de efectivo (Kassenbewegungen) en DATEV Kassenbuch online en su lugar. Tu asesor/a fiscal hace clic en Festschreiben und Bereitstellen allí y luego los recupera de la misma manera.

Factorial nunca publica directamente en tus cuentas. Si cambias un gasto después de transferirlo, corrige el Beleg en DATEV también, luego marca el gasto como Aceptar como exportado en la pestaña Registro de procesamiento para que las transferencias posteriores lo omitan.

Resolución de problemas

Para cualquier cosa relacionada con la integración en Factorial, contacta a Factorial Support. Tu asesor/a fiscal o su administrador/a de DATEV manejan la configuración y los derechos de acceso en DATEV.

• Falta el cliente DATEV, o Factorial dice que no hay acceso al cliente
  La persona que inició sesión no tiene el derecho de Rechnungsdatenservice 1.0 para ese cliente, o el servicio no se ha ordenado aún.
  → Pide al administrador/a de DATEV de tu asesor/a fiscal que asigne la Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” en Rechteverwaltung online. Luego recarga la página.
  Quién ayuda: tu asesor/a fiscal.
  
• No puedo seleccionar el cliente que necesito
  Es posible que hayas iniciado sesión con un SmartLogin o SmartCard diferente. Verifica quién se muestra bajo Autorizado por (DATEV). Si es la persona equivocada, haz clic en Desconectar e inicia sesión nuevamente con la correcta.
  Si Factorial dice que dos entidades legales no pueden contabilizar en el mismo cliente, elige un cliente diferente para una de ellas.
  Quién ayuda: tú; si el cliente aún no aparece, tu asesor/a fiscal.
  
• Iniciar sesión en DATEV no funciona
  • El SmartLogin está bloqueado o no está activado. El/la administrador/a de DATEV de tu asesor/a fiscal puede solucionar esto.
  • Regresas a Factorial, pero el estado sigue siendo “No conectado”. Haz clic en Conectar a DATEV nuevamente. Si sigue ocurriendo, contacta a Factorial Support.
  • El estado dice “Se necesita reconexión”. La conexión expiró o fue revocada. Haz clic en Conectar a DATEV nuevamente.
    
• Una transferencia falló o fue solo parcialmente aceptada
  Abre el Registro de procesamiento. Para cada gasto verás por qué fue rechazado, a menudo con un enlace a la ayuda de DATEV.
  • Problemas de cuenta (por ejemplo, falta una cuenta G/L o tiene la longitud incorrecta): corrígelos en la configuración de contabilidad en Factorial, luego transfiere nuevamente.
  • Problemas de configuración de DATEV (por ejemplo, no hay año fiscal, o el formulario de procesamiento no es “Erweitert”): pregunta a tu asesor/a fiscal.
  • Estado “Verificar en DATEV”: Factorial no pudo confirmar el resultado. Verifica en Belege online si los documentos llegaron. Si no lo hicieron, elige No contabilizado en DATEV para que la siguiente transferencia los envíe nuevamente. Si sí llegaron, elige Aceptar como exportado.
  • DATEV no se puede alcanzar, o el error sigue apareciendo: contacta a Factorial Support. Incluye el ID de trabajo de DATEV del registro de procesamiento.
    
• Los gastos de tarjeta de empresa no llegan al Kassenbuch
  En la pestaña Configuración, el resultado de la verificación te dice qué falta:
  • “Este cliente no tiene Kassenbuch” o “El Kassenbuch no tiene año fiscal para hoy”: pide a tu asesor/a fiscal que cree el Kassenbuch o abra el año actual en Kassenbuch online.
  • “El Kassenbuch del próximo año aún no está abierto”: el año fiscal termina pronto. Pide a tu asesor/a fiscal que abra el próximo año antes de tu primera transferencia del nuevo año.
  • “Solo se pueden exportar gastos de tarjeta de empresa”: el Kassenbuch está listo pero el Rechnungseingangsbuch no. Los gastos con tarjeta aún se transfieren. Los gastos reembolsados no se pueden transferir hasta que tu asesor/a fiscal habilite el Rechnungseingangsbuch. Si solo transfieres gastos de tarjeta, puedes ignorar este mensaje.
    Si el nombre del Kassenbuch en Factorial no coincide exactamente con DATEV, corrígelo en la pestaña Kassenbuch.
    Quién ayuda: tu asesor/a fiscal; para el nombre, tú.
    
• Faltan algunos campos en DATEV
  DATEV solo muestra campos que están habilitados en la máscara de entrada de Belege online (Erfassungsmaske). Pide a tu asesor/a fiscal que los habilite.

Ayuda de DATEV

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen (Doc. No. 1071255)
• Datenservices Rechnungswesen: Definition und Einrichtung der Rechtevorlagen (Doc. No. 1018840)
• Import von digitalen Belegen und strukturierten Belegdaten prüfen (Doc. No. 1022872)
• Aplicaciones conectadas en DATEV

¿Necesitas ayuda?

• Factorial Support — configuración de la integración y errores de transferencia: contacta a Factorial Support
• Tu asesor/a fiscal — ordenar el servicio, derechos en DATEV, configuraciones del cliente y contabilización en DATEV