Este artículo es para: aprobadores/as.
Cuando alguien de tu equipo envía un gasto, es tu turno de revisarlo. Factorial te avisa cada vez que un gasto necesita tu atención y mantiene todas tus solicitudes en una lista, en la web y en tu teléfono, para que dejes de perder solicitudes y nadie tenga que perseguirte.
Tus solicitudes de aprobación
Descripción general
Eres un/a aprobador/a cuando el flujo de aprobación de tu empresa te pide revisar los gastos de alguien, por ejemplo porque eres su manager o trabajas en finanzas. No necesitas configurar nada: tu empresa decide quién aprueba qué.
Cómo usar
Desde tus notificaciones
- Cuando un gasto necesita tu revisión, recibes un correo electrónico con un enlace y una solicitud en tu Bandeja de entrada en Factorial (tu bandeja de entrada de aprobación, no tu bandeja de entrada de correo electrónico).
- En tu Bandeja de entrada, cada solicitud muestra quién la envió, el monto y la categoría, por ejemplo "Revisar la solicitud de gasto de David Thompson". Abre una para ver el gasto y decidir.
Desde la lista de gastos (web)
- En el menú de la izquierda, ve a Gastos > Gastos de empleados.
- Haz clic en Filtros, luego elige Aprobaciones pendientes > Las mías. Ahora solo verás los gastos que esperan tu decisión.
- Haz clic en un gasto para abrirlo.
Si tu empresa utiliza Verificaciones de gastos, las pestañas en la parte superior ordenan los gastos pendientes según la recomendación de One: Necesita revisión (una advertencia, fuera de política, o no pudo ser verificado) y Listo para aprobar (dentro de política). Entonces no hay pestaña Pendiente; sin verificaciones de gastos, usa Pendiente. Una pestaña reemplaza los filtros que tenías, así que haz clic en la pestaña primero, luego agrega Aprobaciones pendientes > Las mías.
La lista comienza con los gastos de los últimos 30 días (por Fecha del documento). Para gastos más antiguos, cambia el filtro de Fecha del documento.
Desde tu teléfono
- Abre la aplicación Factorial y ve a tu Bandeja de entrada.
- Toca la solicitud para abrirla, luego aprueba, rechaza o solicita cambios.
Consejos y Mejores Prácticas
- Comienza con "Listo para aprobar". Si tu empresa utiliza verificaciones de gastos, estos gastos ya están dentro de política. Puedes revisarlos rápidamente y reservar tu tiempo para los que Necesitan revisión. Agrega Aprobaciones pendientes > Las mías después de hacer clic en la pestaña: las pestañas por sí solas muestran cada gasto que puedes ver, incluidos los que esperan a alguien más.
- Solo solicitudes de gastos en tu Bandeja de entrada: haz clic en el ícono de filtro, luego Tipo > Finanzas.
- Activa las notificaciones en la aplicación, para que las solicitudes te lleguen incluso cuando estás lejos de tu escritorio.
Artículos relacionados: ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto? · ¿Cómo apruebo gastos con One? · ¿Por qué un gasto está atascado en Pendiente o con el aprobador incorrecto?
Resolución de problemas y FAQ
Resolución de problemas
No veo Gastos en el menú.
Ves Gastos > Gastos de empleados una vez que te han pedido revisar al menos un gasto, o si tienes permiso para ver los gastos de otras personas. Hasta entonces, tus solicitudes están en tu Bandeja de entrada.
La lista dice que no hay nada pendiente, pero recibí un correo.
- Revisa el filtro de Fecha del documento: la lista comienza con los últimos 30 días. Amplíalo.
- Elimina otros filtros que hayas agregado, luego elige Aprobaciones pendientes > Las mías nuevamente.
- El gasto puede ya haber sido decidido por otro/a aprobador/a del mismo paso: una aprobación por paso es suficiente.
Un gasto que aprobé todavía aparece en la lista.
Si el flujo de aprobación tiene otro paso, el gasto permanece Pendiente hasta que el siguiente/a aprobador/a decida. Ábrelo: dice "Ya aprobaste este gasto. Pendiente de ser aprobado por [nombre]."
No puedo encontrar un gasto que se me asignó.
Pudo haber sido aprobado, rechazado o reiniciado desde entonces. Revisa su estado y pregunta al empleado o a tu administrador/a si el flujo de aprobación cambió.
FAQ
1. ¿Veo todos los gastos pendientes de la empresa?
No. Ves los gastos que te han pedido revisar. Si también tienes permiso para ver los gastos de otras personas (por ejemplo, de tu equipo, o de toda la empresa), también los verás. Usa Aprobaciones pendientes > Las mías para mantener solo los tuyos.
2. ¿Necesito configurar algo para convertirme en aprobador/a?
No. Tu empresa decide quién aprueba qué en su flujo de aprobación. Cuando el flujo te pide revisar un gasto, la solicitud te llega automáticamente.
3. ¿Puedo aprobar directamente desde el correo electrónico?
No. El correo electrónico enlaza al gasto en Factorial, donde apruebas, rechazas o solicitas cambios.
4. ¿Puedo revisar gastos desde la aplicación móvil?
Sí. Abre tu Bandeja de entrada en la aplicación y decide desde allí.
5. ¿Puedo preguntarle a One qué gastos están esperando por mí?
Sí. Pregunta "¿Qué gastos están esperando mi aprobación?" y One los lista. Consulta ¿Cómo apruebo gastos con One?.