Un presupuesto fija cuánto puede gastar un grupo de personas durante un periodo, por ejemplo los viajes de un equipo durante el trimestre o el presupuesto de un evento. Los gastos se descuentan de él a medida que llegan, así puedes ver cuánto queda y los/as aprobadores/as saben, antes de aprobarlo, si un gasto lo superaría.

Crea un presupuesto

Descripción general

Un presupuesto tiene un importe, un periodo y unas fechas, y pertenece a una entidad legal, cuya moneda usa. Eliges sus destinatarios/as (los/as empleados/as que pueden imputarle gastos), quién puede verlo (Lectores) y quién puede cambiarlo (Propietarios). Necesitas el permiso Crear presupuestos de finanzas o Gestionar presupuestos de finanzas.

Cómo hacerlo

1. En la barra lateral, ve a Gastos > Gastos de empleados y abre la pestaña Presupuestos.
2. Haz clic en Añadir presupuesto.
3. Información básica:
   • Elige la Entidad legal.
   • Introduce el Nombre del presupuesto y, si quieres, una Descripción del presupuesto.
   • Haz clic en Continuar.
4. Acceso:
   • Elige los/as Propietarios (tú te añades por defecto) y los/as Lectores.
   • Haz clic en Continuar.
5. Límites:
   • Elige la Fecha de inicio (y, opcionalmente, una Fecha de fin).
   • Elige el Periodo: Sin periodo, Diario, Semanal, Mensual o Anual.
   • Introduce el Límite y haz clic en Continuar.
6. Asignación:
   • Elige el Método de distribución: Asignación igual por empleado o Sin asignación por empleado.
   • Haz clic en Seleccionar destinatarios, busca o filtra, marca a las personas y haz clic en Aplicar selección.
7. Haz clic en Enviar. Verás el mensaje «Guardado correctamente» y se abrirá el presupuesto nuevo.

Haz el seguimiento de los gastos de un presupuesto

1. Para que los/as empleados/as puedan elegir un presupuesto, ve a Configuración > Gastos > Formulario de gastos y activa el campo Presupuestos. Hazlo Obligatorio si todos los gastos se deben imputar a un presupuesto.
2. Para seguir un presupuesto, ábrelo desde la pestaña Presupuestos. Registros muestra los gastos imputados; Empleados muestra los/as destinatarios/as.

Los/as aprobadores/as ven si cada gasto está Dentro del presupuesto, en Riesgo de presupuesto o con el Presupuesto superado. Superar el presupuesto nunca impide enviar ni aprobar.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un/a empleado/a no encuentra el presupuesto en su gasto.
En el campo Presupuestos, los/as empleados/as solo ven los presupuestos de los que son destinatarios/as y que están activos en la Fecha del documento del gasto. Comprueba que sea destinatario/a, que la Fecha del documento esté entre las fechas de inicio y de fin del presupuesto y que el campo Presupuestos esté activado en Formulario de gastos.

No veo un presupuesto.
Con Crear presupuestos de finanzas, ves los presupuestos de los que eres propietario/a, lector/a o destinatario/a. Con Gestionar presupuestos de finanzas, los ves y los gestionas todos.

El importe del presupuesto está en una moneda incorrecta.
Un presupuesto usa la moneda de su entidad legal. Créalo en la entidad legal que tiene la moneda que necesitas.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo asignar un presupuesto a un equipo o a un centro de coste?
   Los presupuestos se asignan a personas. Para presupuestar un equipo o un centro de coste, selecciona a sus miembros como destinatarios/as.
   
2. ¿Un/a empleado/a puede formar parte de varios presupuestos?
   Sí. En cada gasto elige a cuál lo imputa.
   
3. ¿Qué pasa si un gasto supera el presupuesto?
   Los/as aprobadores/as ven que tiene el Presupuesto superado y deciden si lo aprueban: superar el presupuesto es información para el/la aprobador/a y nunca impide enviar ni aprobar. La primera vez que se supera un presupuesto, se avisa a sus propietarios/as.
   
4. Si cambio un presupuesto, ¿qué pasa con los gastos que ya tiene imputados?
   Siguen imputados al presupuesto, y su estado (Dentro del presupuesto, Riesgo de presupuesto o Presupuesto superado) se vuelve a calcular con el nuevo límite. Consulta las nuevas cifras en la página de detalle del presupuesto.
   
5. ¿Qué significa Riesgo de presupuesto?
   Riesgo de presupuesto significa que se ha usado el 90 % o más del presupuesto, así que queda menos del 10 %. Los/as aprobadores/as ven si un gasto está Dentro del presupuesto, en Riesgo de presupuesto o con el Presupuesto superado.
   
6. ¿Cómo se descuenta de un presupuesto un gasto en otra moneda?
   Los gastos en otra moneda se convierten a la moneda del presupuesto con el tipo de cambio de la fecha del ticket (documento).
   
7. ¿Qué pueden hacer los/as propietarios/as del presupuesto y cómo se reparte el importe?
   Los/as Propietarios pueden editar los datos, el acceso, los límites y los/as empleados/as del presupuesto; la persona que crea el presupuesto se añade como propietaria por defecto. Con Asignación igual por empleado, el importe se reparte a partes iguales entre los/as destinatarios/as; con Sin asignación por empleado, nadie tiene un importe personal: todo el mundo gasta del mismo total.