Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores/as.
Los chequeos de gastos permiten que One verifique cada gasto contra tu política de gastos una vez que tenga los detalles que necesita. Cuanto más claras sean tus reglas, más gastos One podrá aprobar automáticamente y menos tendrá que revisar tu equipo manualmente.
Escribe reglas que One pueda verificar
Resumen
One convierte cada regla de tu política en un chequeo. Una regla funciona mejor cuando dice qué, cuánto y para quién, utilizando información que está en Factorial o en el recibo.
| Regla vaga | Regla que One puede verificar |
|---|---|
| "Mantén las comidas razonables." | "Las comidas pueden costar como máximo £30 por persona, por día." |
| "Envía los gastos a tiempo." | "Marca los gastos enviados más de 30 días después de la fecha del documento." |
| "Los hoteles deben ser estándar." | "Los hoteles pueden costar como máximo £150 por noche." |
| "No gastos personales." | "El alcohol solo, el tabaco y el juego están fuera de política." |
| "Trae un recibo adecuado." | "Las comidas de más de £50 necesitan una factura detallada que muestre el IVA." |
| "No conduzcas demasiado lejos." | "El kilometraje de más de 300 km en un solo viaje necesita una descripción del motivo." |
Cómo usar
- Escribe tu política en palabras simples, una regla por oración. Comienza con tu documento de política actual.
- Para cada regla, indica cuán estricta es: un marcador duro (fuera de política) para límites claros que nunca aceptas, un marcador suave (advertencia) para casos que están bien con una razón. Por ejemplo: "Los gastos sin recibo son una advertencia; las comidas de más de £80 están fuera de política."
- Para reglas que aplican solo a algunas personas, nombra el grupo: "El equipo de ventas puede gastar hasta £60 por persona en comidas con clientes."
- Ve a Configuración > Gastos > Automatizaciones > Chequeos de gastos y haz clic en Editar chequeos.
- Pega o escribe tus reglas. One convierte cada regla que puede verificar en un chequeo y te dice cuáles no puede.
- Revisa los chequeos en la página, ajústalos conversando, y haz clic en Guardar.
Ninguno de los tipos de marcadores detiene a nadie de enviar o aprobar. Los revisores/as toman la decisión final, a menos que configures tu flujo de aprobación para aprobar o rechazar automáticamente.
Consejos y Mejores Prácticas
- Comienza desde los chequeos predefinidos que todas las empresas reciben, luego agrega tus propias reglas.
- One regla, una oración, un número. Las reglas largas con muchas excepciones son más difíciles de verificar y de explicar a los empleados/as.
- Después de guardar una nueva regla, observa los resultados en los próximos gastos que lleguen antes de que tu flujo de aprobación dependa de ella.
- Utiliza el resultado en tu flujo de aprobación: aprueba automáticamente los gastos dentro de la política y envía el resto a un revisor/a. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?.
- Publica la política completa en el Manual para que los empleados/as también puedan leerla.
- Relacionado: ¿Cómo verifico los gastos contra mi política de gastos? · ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
Resolución de Problemas y FAQ
Resolución de Problemas
One dice que no puede verificar una de mis reglas.
La regla depende de algo que no está en Factorial o en el recibo. Reescríbela con algo que One pueda ver (por ejemplo "la descripción debe nombrar al cliente"), o déjala para tus revisores/as.
Un chequeo marca demasiados gastos.
Hazlo más específico (una categoría, un monto, un grupo de personas), o conviértelo en un marcador suave. Pregunta a One: "haz que el chequeo de fin de semana sea una advertencia y omite hoteles y vuelos".
Un chequeo nunca marca nada.
Pide a One que lo explique: "explica el chequeo de comidas". Verifica que la categoría, el monto y las personas en la regla coincidan con cómo tu equipo realmente presenta los gastos.
FAQ
1. ¿Qué información puede verificar One en una regla de política de gastos?
Cualquier cosa en el gasto: monto, categoría, fecha, moneda, descripción, tipo de gasto (regular, kilometraje o por día), distancia de kilometraje y ruta, fechas por día. Totales a lo largo del tiempo: gasto diario, semanal o mensual por persona, por ejemplo "como máximo £100 a la semana en comidas". Quién lo presentó: su equipo, contrato u otros detalles del empleado/a. Qué hay en el recibo: líneas de artículos, IVA, si es una factura detallada, el tipo de negocio, totales que no concuerdan, una moneda o fecha que no coincide con el gasto.
2. ¿Se ejecuta un chequeo en cada gasto?
Sí, en gastos regulares, de kilometraje y por día, quien los haya reportado, una vez que un gasto tiene todos sus detalles requeridos y los chequeos de gastos están Activados.
3. ¿Cuál es la diferencia entre un marcador duro y un marcador suave?
Un marcador duro (fuera de política) significa que el gasto rompe una regla estricta: se le dice al empleado/a que probablemente le regresará, y se aconseja al revisor/a que no lo apruebe. Un marcador suave (advertencia) significa que algo necesita revisión pero no es una violación clara: el gasto pasa y se le pide al revisor/a que lo revise. Indica cuál prefieres cuando escribes la regla, por ejemplo "El alcohol está fuera de política." (duro) o "Los gastos los fines de semana son una advertencia." (suave).
4. ¿Pueden diferentes personas tener diferentes límites?
Sí. Nombra el grupo en la regla, por ejemplo un límite de comida más alto para ventas, un límite de hotel solo para personas que están en el extranjero, o "Las personas con contrato de prácticas no pueden reclamar taxis de más de £30." Si una regla nombra a un grupo de personas, pide a One que lo actualice cuando cambien tus equipos.
5. ¿Qué no puede verificar One?
One solo verifica lo que está en Factorial o en el recibo. No puede conocer cosas acordadas fuera de Factorial, por ejemplo "solo si tu gerente lo acordó por correo electrónico" o "solo para el cliente X", a menos que esté escrito en el gasto. No puede juzgar impresiones como "recibos que parecen sospechosos": busca señales concretas en su lugar, como totales que no concuerdan, un número de impuesto inválido, montos editados, o fechas que se contradicen.
6. ¿Puedo prohibir una tienda o comerciante en mi política de gastos?
Sí, para negocios que nunca son reembolsables: una regla como "sin casinos" funciona. Para una tienda que también vende artículos prohibidos, como un supermercado que vende alcohol, escribe una regla sobre lo que se compró en su lugar: "el alcohol nunca es reembolsado".
7. ¿Necesito reglas para duplicados, comidas por día o tarifas de kilometraje cambiadas manualmente?
No. Factorial marca posibles gastos duplicados (gastos que parecen uno ya presentado), comidas en días ya cubiertos por un per diem, y tarifas de kilometraje cambiadas manualmente, sin necesidad de una regla. Las alertas de duplicados son visibles solo para las personas que pueden ver todos los gastos de la empresa.
8. ¿Qué debo hacer cuando One no puede verificar una regla?
O reescríbela con algo que One pueda ver ("la descripción debe nombrar al cliente"), o déjala para tus revisores/as. Publica la política completa en el Manual para que los empleados/as también puedan leerla.
9. ¿Puedo seguir creando políticas de gastos de la manera antigua?
No. Las políticas de gastos han sido reemplazadas por los chequeos de gastos, y tus antiguas políticas se convirtieron en chequeos. Los chequeos de gastos se configuran solo con One.
10. ¿Puede un chequeo bloquear un gasto?
No. Los chequeos informan a los empleados/as y revisores/as; nunca bloquean el envío o la aprobación. Tu flujo de aprobación aún puede aprobar o rechazar automáticamente si lo configuras de esa manera.