Las categorías te muestran en qué gasta dinero tu empresa y deciden a qué cuenta contable va cada gasto en la contabilidad. Configúralas una sola vez y cada gasto tendrá la cuenta contable que necesita el equipo de finanzas, así habrá menos reclasificaciones a final de mes.

Categorías y subcategorías

Descripción general

• Factorial incluye una lista fija de categorías, la misma para todas las empresas: Alojamiento, Aerolíneas, Alquiler de coches, Combustible, Internet, Lavandería, Comidas, Material de oficina, Otros, Aparcamiento, Tasas de pasaporte / visado, Teléfono, Transporte privado, Transporte público, Tren, Refrigerios, Suscripciones, Taxis, Peajes, Formación, Transporte, Kilometraje y Dieta.
• No puedes crear categorías, pero puedes cambiarles el nombre, desactivarlas y añadir tus propias subcategorías (por ejemplo, Comidas > Comidas con clientes). Las categorías son las mismas para toda la empresa; solo sus cuentas contables cambian por entidad legal.

Necesitas permiso para gestionar la configuración de las categorías, y permiso para gestionar las cuentas contables para asignarlas.

Cómo hacerlo

1. Ve a Configuración > Contabilidad y, en Asignaciones de cuentas, haz clic en Categorías.
2. Para añadir una subcategoría, haz clic en Añadir nueva subcategoría (o en Añadir subcategoría en el menú ⋯ de una categoría).
3. Introduce el Nombre de la subcategoría.
4. En Elige una categoría principal, selecciona la categoría a la que pertenece.
5. En Cuenta contable, elige la cuenta de cada entidad legal (opcional).
6. Haz clic en Añadir. Verás el mensaje «Cambios guardados correctamente» y la subcategoría aparecerá sangrada debajo de su categoría principal.

Para gestionar las que ya tienes:

• Cambiar el nombre de una categoría o sus cuentas contables: en su menú ⋯, haz clic en Editar, cambia el nombre o la Cuenta contable de cada entidad legal y guarda.
• Activar o desactivar una categoría o subcategoría: usa el interruptor de su fila.
• Eliminar una subcategoría: en su menú ⋯, haz clic en Eliminar y después en Aceptar. Las categorías no se pueden eliminar, solo desactivar.

Vincula las categorías a las cuentas contables

Descripción general

Para vincular una categoría a tu contabilidad, abre su menú ⋯, haz clic en Editar y elige la Cuenta contable de cada entidad legal. Cuando alguien crea o edita un gasto, Factorial le asigna la cuenta contable de su subcategoría o, si la subcategoría no tiene, la de su categoría principal. Tus exportaciones y tu contabilidad usan esa cuenta. Los cambios solo afectan a los gastos nuevos o editados.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un/a empleado/a no encuentra una categoría.
Puede que esté desactivada. Actívala en Categorías. Las subcategorías de Kilometraje y Dieta solo aparecen en los gastos de kilometraje y de dietas, no en los gastos ordinarios.

No puedo desactivar ni cambiar el nombre de Kilometraje, Dieta u Otros.
Es lo esperado: Kilometraje, Dieta y Otros siempre están activadas y no se les puede cambiar el nombre, porque Factorial las necesita para los gastos de kilometraje, las dietas y los gastos sin categoría.

No puedo activar una subcategoría.
Una subcategoría no se puede activar mientras su categoría principal esté desactivada. Activa primero la categoría principal.

Un/a empleado/a no puede guardar los cambios de un gasto antiguo.
Puede que su categoría se haya desactivado después. Pídele que elija una categoría activa o vuelve a activar la categoría.

No hay cuentas contables para elegir.
Importa primero tu plan de cuentas en Configuración > Contabilidad. Cuando añades una subcategoría y una entidad legal todavía no tiene plan de cuentas, verás Configurar cuentas contables en lugar de una lista.

Preguntas frecuentes

1. ¿Las categorías se pueden asignar automáticamente a cuentas contables?
   Sí, una vez que las vinculas. Vinculas cada categoría o subcategoría a una cuenta contable una sola vez por entidad legal y, a partir de entonces, todos los gastos nuevos o editados de esa categoría tienen esa cuenta sin que nadie tenga que elegirla. Los gastos que ya existen no cambian. Consulta Asigna automáticamente cuentas contables a las categorías de gastos. Para enviar los gastos a tu programa de contabilidad, consulta Envía los gastos a tu programa de contabilidad.
   
2. ¿Puedo crear una categoría nueva?
   No, la lista de categorías es fija. Añade una subcategoría a la categoría más parecida o cambia el nombre de una categoría.
   
3. ¿Puedo eliminar una categoría?
   No, pero puedes desactivarla. Las subcategorías sí se pueden eliminar. Los gastos que ya usan una subcategoría eliminada la conservan.
   
4. Si cambio una categoría, ¿qué pasa con los gastos anteriores?
   Nada. Los cambios de categoría solo se aplican a los gastos nuevos, y los cambios de cuenta contable, a los gastos nuevos o editados: los gastos existentes y sus exportaciones no cambian.
   
5. ¿Cada entidad legal puede tener sus propias categorías?
   No. Las categorías son las mismas para toda la empresa. Cada entidad legal puede tener sus propias cuentas contables para ellas.
   
6. ¿Hay otra forma de abrir la configuración de Categorías?
   Sí. En Configuración > Gastos > Formulario de gastos, abre la configuración del campo Categoría o Subcategoría y haz clic en Ir a la configuración de Categorías.
   
7. ¿Por qué veo una cuenta contable de compras y una cuenta contable de ventas?
   Cuando la cuenta contable de una categoría se divide en dos, ves Cuenta contable de compras y Cuenta contable de ventas en lugar de un solo campo Cuenta contable. Elige una cuenta para cada entidad legal en los campos que se muestran.