Este artículo es para: administradores/as, equipos de finanzas, aprobadores/as y empleados/as.
Factorial verifica los gastos en busca de duplicados y errores comunes tan pronto como se crean o editan. No hay nada que configurar, y las verificaciones integradas no utilizan créditos de One. Los empleados/as corrigen problemas antes de enviar; los/as revisores/as miran de cerca solo donde es necesario.
Verificaciones integradas
Descripción general
Las verificaciones integradas advierten (una alerta; el revisor/a decide) o bloquean (el gasto no puede ser enviado hasta que se corrija). No puedes cambiarlas ni desactivarlas.
| Verificación | Qué captura | Qué ves | Quién lo ve | Bloquea o advierte |
|---|---|---|---|---|
| Duplicado | Mismo recibo dos veces, un pago con tarjeta también ingresado a mano, dos dietas para los mismos días | Duplicado | Personas que ven todos los gastos de la empresa | Advierte |
| Conflicto de categoría | Una dieta y un gasto de Comidas o Refrigerios en los mismos días | Conflicto de categoría, y en el gasto Comparar para ver ambos lado a lado | Cualquiera que pueda ver el gasto | Advierte |
| Kilometraje modificado | Una distancia calculada cambiada a mano | Modificado en la columna de Alertas | Cualquiera que pueda ver el gasto | Advierte |
| Presupuesto | Gastos cerca o por encima de un presupuesto | Riesgo de presupuesto o Sobre presupuesto | Cualquiera que abra el gasto | Advierte |
| Montos y fechas | Monto reembolsable por encima del total del recibo o cero, fecha del documento más de un día adelante, líneas fiscales imposibles | Revisa los detalles de tu gasto en la parte superior del gasto, con lo que hay que corregir | La persona que envía | Bloquea el envío |
| Pagos con tarjeta | Un pago por encima del saldo o límite, en una categoría bloqueada, o marcado como arriesgado | Rechazado y una Razón de rechazo | Titular de la tarjeta y gerentes de la tarjeta | Bloquea el pago |
Detalles: ¿Cómo manejo los gastos duplicados?, ¿Cómo obtengo los montos correctos en un gasto?, ¿Cómo establezco un presupuesto y rastreo los gastos en relación a él?, Estados y alertas de gastos y ¿Cómo controlo cuánto puede gastar una tarjeta, y dónde?.
Verificaciones de gastos predefinidas
Descripción general
Si tu empresa usa verificaciones de gastos, comienza con 28 verificaciones predefinidas, activadas por defecto. A diferencia de las verificaciones integradas, puedes cambiar o eliminar cualquiera de ellas: pregunta a One, que es gratis. Cada gasto verificado utiliza 2 créditos de One, una vez por gasto. Una bandera dura (fuera de política) le dice al empleado/a que el gasto probablemente regresará. Una bandera suave (advertencia) pide al revisor/a que eche un vistazo. Ninguna bloquea el envío.
| Grupo | Bandera dura | Bandera suave |
|---|---|---|
| Tiempo | Fecha después del envío · fuera del contrato del empleado/a | Enviado más de 30 días después de la fecha del documento · fecha del documento más de un día fuera del recibo |
| Recibos | Faltantes, ilegibles, recibo de máquina de tarjeta, no itemizado, facturado a otra empresa | |
| Qué se compró | Tabaco y juegos de azar, multas, tarjetas de regalo y efectivo, artículos del hogar, extras de hotel y viaje, cuidado personal, costos familiares y de mascotas, suscripciones personales, donaciones | |
| Montos | Reclamar más del 1% por encima del total del recibo | La moneda difiere del recibo |
| Contexto | Sin propósito comercial, invitados no nombrados, categoría no encaja | |
| Vale la pena revisar | Alcohol, clase ejecutiva, fin de semana o festivo, tiempo libre (necesita el módulo de Tiempo libre), kilometraje en un día de alquiler de coche |
Cómo difieren las verificaciones integradas de las verificaciones de gastos
Las verificaciones integradas son fijas, siempre están activadas y pueden bloquear. Las verificaciones de gastos son tus propias reglas escritas con One, y solo recomiendan. Consulta ¿Cómo reviso los gastos según mi política de gastos?.
Consejos y Mejores Prácticas
- Corrige problemas en el borrador. Las verificaciones se ejecutan mientras el gasto aún es un borrador, el momento más económico para corregir un recibo o un monto.
- Conserva el gasto con tarjeta, rechaza la copia manual. Este es el duplicado más común. Consulta ¿Cómo manejo los gastos duplicados?.
- Finanzas: abre Gastos > Gastos de empleados/as y usa el filtro de Alertas para encontrar gastos marcados.
- Relacionado: Gastos con tarjeta y gastos manuales · Gastos sin recibo
Resolución de problemas y FAQ
Resolución de problemas
Sé que un gasto es un duplicado, pero no hay alerta.
Las alertas de duplicados solo se muestran a personas que pueden ver todos los gastos de la empresa. Factorial también no captura todos los duplicados, así que compara recibos tú mismo/a cuando algo te parezca familiar.
Un gasto que no cambié recibió una alerta de Duplicado.
Cuando se agrega un gasto similar, Factorial verifica el anterior nuevamente, por lo que ambos están marcados.
No puedo enviar mi gasto.
Lee el mensaje en el campo: nombra lo que hay que corregir, por ejemplo, el monto reembolsable o la fecha del documento. Un borrador puede guardarse con el problema, pero no enviarse.
FAQ
1. ¿Por qué se marcó mi gasto como posible duplicado?
Factorial marca un gasto que utiliza el mismo recibo que otro, o el mismo proveedor y número de factura leído del recibo. También marca un pago con tarjeta y un gasto manual que parecen la misma compra, y dos dietas para los mismos días y tarifa. Los gastos rechazados y los borradores manuales no se comparan.
2. ¿Por qué se marcó mi gasto con Conflicto de categoría o Modificado?
Una alerta de Conflicto de categoría significa que una dieta y un gasto de Comidas o Refrigerios de la misma persona caen en los mismos días. Una alerta de Modificado significa que alguien cambió la distancia que Factorial calculó para un gasto de kilometraje. Ambas solo informan al revisor/a.
3. ¿Por qué desapareció la alerta de Duplicado?
Factorial verifica un gasto nuevamente cada vez que se edita y mantiene solo las alertas que aún aplican. Una alerta de Duplicado desaparece después de una edición cuando la coincidencia ya no está, por ejemplo, adjuntaste un recibo diferente, o el otro gasto ha sido rechazado desde entonces. Las personas que ven todos los gastos de la empresa también pueden eliminarla con Eliminar alerta. Si la coincidencia aún está presente cuando el gasto se edita nuevamente, la alerta puede volver.
4. ¿Tengo que configurar la detección de duplicados?
No. Factorial marca duplicados automáticamente para cada empresa, y no puedes desactivarlo. Si una alerta es incorrecta, las personas que pueden ver todos los gastos de la empresa pueden eliminarla.
5. ¿Una alerta de duplicado detiene la aprobación de un gasto?
No. Una alerta de Duplicado, Conflicto de categoría o Modificado solo informa al revisor/a. Si tu empresa utiliza verificaciones de gastos, la recomendación de One también tiene en cuenta estas alertas: una alerta de Duplicado o Conflicto de categoría conduce a "Rechazo recomendado", y una alerta de Modificado por sí sola a "Revisión recomendada". El revisor/a aún decide.
6. ¿Qué errores detienen el envío de un gasto?
Un monto reembolsable por encima del total del recibo, o en cero cuando tu formulario de gasto lo requiere; una fecha del documento más de un día en el futuro; líneas fiscales que no pueden ser correctas; y una tarifa de kilometraje o total de dieta que no coincide con tus tarifas. Un recibo faltante o campo requerido también lo detiene si tu formulario de gasto lo requiere.
7. ¿Qué verificaciones integradas advierten, y cuáles bloquean?
Las alertas advierten. Las verificaciones de monto, fecha, impuestos y tarifas bloquean el envío. Otros bloqueos: el monto, comerciante y moneda de un gasto con tarjeta no pueden ser editados; un/a aprobador/a no puede aprobar un gasto que falla en las verificaciones de monto, fecha, impuestos o tarifas anteriores; un gasto con un monto cero, o en un período de nómina cerrado, no puede ser agregado a la nómina; los pagos con tarjeta rechazados están bloqueados en la tarjeta. Las verificaciones de gastos solo recomiendan.
8. ¿Las verificaciones integradas utilizan créditos de One?
No. Las alertas de duplicados, Conflicto de categoría, Modificado, estado de presupuesto y los bloqueos de monto y fecha no utilizan créditos de One. Solo las verificaciones de gastos lo hacen: cada gasto verificado utiliza 2 créditos de One, una vez por gasto, y verificarlo nuevamente después de una edición es gratis.
9. ¿Cuándo se ejecutan las verificaciones integradas?
Las alertas integradas se ejecutan cuando se crea o edita un gasto mientras es un borrador, pendiente o devuelto para cambios. Los gastos aprobados, rechazados y pagados no se vuelven a verificar.
10. ¿Puedo agregar mis propias verificaciones?
Sí, con verificaciones de gastos. Consulta ¿Cómo reviso los gastos según mi política de gastos?.
11. ¿Qué sucede cuando un pago con tarjeta supera el límite de la tarjeta?
El pago es rechazado y no crea ningún gasto. El titular de la tarjeta es notificado cuando un pago es rechazado debido a los límites de la tarjeta o falta de fondos. Consulta ¿Cómo controlo cuánto puede gastar una tarjeta, y dónde?.
12. ¿Qué verificaciones predefinidas marcan un gasto como fuera de política?
Una fecha posterior al día en que fue enviado, una fecha fuera del contrato del empleado/a, un reclamo más del 1% por encima del total del recibo, y compras que generalmente no son reembolsadas: tabaco, juegos de azar y loterías, multas, tarjetas de regalo y efectivo, compras del hogar, extras de hotel y viaje, cuidado personal, costos familiares y de mascotas, suscripciones personales y donaciones. Todo lo demás es una advertencia.
13. ¿Puedo eliminar una verificación predefinida?
Sí. Pregunta a One, por ejemplo "eliminar la verificación de fin de semana", y haz clic en Guardar. Tus otras verificaciones se mantienen.
14. ¿La verificación de tiempo libre predefinida funciona para todas las empresas?
No. Necesita el módulo de Tiempo libre. Sin él, esa verificación no se agrega.
15. Si nos quedamos sin créditos de One o desactivamos las verificaciones de gastos, ¿la detección de duplicados sigue funcionando?
Sí. La detección de duplicados y las otras verificaciones integradas funcionan por sí solas, separadas de las verificaciones de gastos, y no utilizan créditos de One. Siguen marcando duplicados, conflictos de categoría y kilometraje editado. Solo el veredicto de las verificaciones de gastos (dentro o fuera de política) se detiene cuando se agotan los créditos o las verificaciones de gastos están desactivadas.
```