Legalidad de las firmas electrónicas
Factorial ofrece la solución de firma electrónica a través de Signaturit , compañía legaltech acreditada como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP) que ofrece soluciones innovadoras de firma electrónica, entrega electrónica certificada e identificación electrónica.
En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS establece los requisitos mínimos para considerar válida una firma electrónica y sus efectos legales.
Según este Reglamento, se distinguen tres tipos de firma electrónica, cada una de ellas con un nivel de protección diferente:
- Firma electrónica simple : es la forma más sencilla de firma electrónica. Por ejemplo, una firma electrónica simple puede ser un código PIN (OTP) o una casilla de verificación.
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Firma electrónica avanzada : Se trata de una firma electrónica que exige mayores requisitos que la firma electrónica simple y, por lo tanto, goza de un mayor grado de protección. Estos requisitos se describen en el artículo 26 y son los siguientes:
- Está vinculado de forma única al firmante
- Es capaz de identificar al firmante
- Se crea utilizando datos de creación de firma electrónica que el firmante puede, con un alto nivel de confianza, utilizar bajo su exclusivo control
- Está vinculado a los datos firmados con él de tal manera que cualquier cambio posterior en los datos sea detectable
- Firma electrónica cualificada : es aquella con mayores requisitos de seguridad; se crea mediante el empleo de un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y un certificado cualificado de firma electrónica.
La firma electrónica disponible en Factorial es la Firma electrónica Avanzada.
Es importante recordar que la validez legal de las firmas electrónicas varía según el documento y está sujeta a la legislación de cada país. Se recomienda consultar con tu asesor/a legal sobre tu caso de uso específico. Te recordamos que Factorial no ofrece servicios de asesoría laboral y que es responsabilidad exclusiva del/la cliente/a garantizar la adecuación del uso de los productos a la normativa aplicable.
¿Qué es un registro de auditoría?
Para garantizar la integridad del proceso, Signaturit genera un documento de evidencia que un/a Administrador/a puede descargar desde el visor de documentos.
Un registro de auditoría es un documento que almacena toda la evidencia electrónica (datos) generada durante el proceso de firma. Esto sirve como evidencia para garantizar la integridad de la información en todo momento, evitando cualquier tipo de manipulación. El registro de auditoría es generado por nuestro proveedor Signaturit y contiene los datos de IP y correo electrónico de los/as empleados/as que participan en el proceso.
Mediante un algoritmo de cifrado y un Sellado de Tiempo Oficial, Signaturit garantiza la integridad de los datos y, por lo tanto, su validez legal como prueba de quién firmó el documento, cuándo y dónde. Cada firma electrónica está integrada en el documento, incluyendo los datos biométricos capturados durante el proceso de firma.
El registro de auditoría de Signaturit contiene la siguiente información:
- Identificador único de la transacción
- El nombre del firmante
- La dirección de correo electrónico del firmante
- Dirección IP
- Geolocalización
- Historial de autenticación
- Cadena de custodia (ej: enviado, visto, firmado, etc.)
- Sello de tiempo oficial
- Estado completo
Además, también está disponible para descargar el registro de auditoría de documentos no completados para los documentos con proceso de solicitud de firma. Este registro de auditoría permitirá a las empresas conocer los principales eventos que afectan al proceso de firma:
- Correo electrónico enviado
- Correo electrónico entregado
- Correo electrónico rebotado
- Enlace de firma para el documento abierto
- Firma aplicada o rechazada por el firmante
- Firma cancelada
Más información en el blog de Signaturit .