¿Qué es un PDF rellenable?
Un PDF rellenable es un tipo de documento PDF que incluye campos de texto, casillas de verificación o botones de opción que los usuarios pueden rellenar mediante un visor de PDF. Para que un PDF tenga estas características, debe crearse con un software específico que permita crear PDF con campos rellenables.
Ejemplos de PDF rellenables son el Modelo 145 en España o el Formulario W-4 en EE.UU., que son plantillas de documentos facilitadas por el Gobierno que las empresas necesitan compartir con los empleados para recopilar información personal para cumplir con las obligaciones fiscales.
Los PDF rellenables solo están disponibles para los planes Enterprise.
¿Qué es una plantilla de Documento Oficial?
Una Plantilla de Documento Oficial (ODT) es una plantilla de documento proporcionada por Factorial que los usuarios no pueden eliminar. Las ODT están diseñadas para plantillas de documentos oficiales como el Modelo 145 (España) o el Formulario W-4 (EE. UU.).
Por ahora solo puedes disponer de plantillas de documentos oficiales para España (Modelo 145) y Formulario W-4 de EE.UU.), pero próximamente aumentaremos la lista de ODT para otro país.
¿Dónde encontrar los PDF rellenables?
- En la barra lateral, haga clic en Documentos
- Plantillas de documentos de prensa
- Encuentra los PDF rellenables disponibles
Para agregar un PDF rellenable:
- Presione Agregar plantilla de documento
- Agregar un nombre de plantilla
- Agregue el documento PDF o DOCX
- Presione Crear plantilla
¿Cómo enviar el documento?
- En la barra lateral, haz clic en Documentos
- Haz clic en Distribuir archivos
- Selecciona plantilla de documento
- Aparecerá una nueva ventana en la que tendrás que rellenar:
- Plantilla de documento que queremos utilizar
- Nombre del archivo
- Carpeta de destino
- Solicitar firma electrónica
- Selecciona los empleados a los que desea enviar el documento
- Presiona Enviar a X empleados
- Marca la casilla Solicitar firma electrónica si es necesario
- Selecciona los empleados a los que quieres enviarlo
- Presiona Enviar a empleados
¿Cómo pueden los empleados completar un PDF rellenable?
Luego de enviar el documento los empleados recibirán una notificación en el tablero sobre un nuevo documento pendiente de completar.
- Haz clic en Bandeja de entrada en su Panel de Control o en su barra lateral
- Abre el PDF rellenable
- Completa la información necesaria
- Haz clic en Finalizar en el lado izquierdo.
- Firma el documento si se le solicita
En unos segundos una copia del documento firmado estará en la carpeta del empleado.