Las plantillas de documentos solo están disponibles para empresas en el plan Enterprise.
La función de plantillas de documentos te ayuda a optimizar tu trabajo de gestión documental al permitirte automatizar la creación y distribución de documentos a empleados a gran escala y también solicitar sus firmas electrónicas.
Las plantillas de documentos permiten el uso de variables y campos de formulario y deben ser creadas con herramientas de edición de texto como Microsoft Word o herramientas de creación de PDF rellenables como Adobe Acrobat Pro.
Dónde encontrar plantillas de documentos
Encontrarás una lista de plantillas disponibles en la sección de Plantillas de Documentos:
- En tu barra lateral, ve a Documentos
- Abre la pestaña de plantillas
Para empresas con entidades legales en ciertos países, hay una sección llamada Plantillas de documentos oficiales con algunas plantillas como el Modelo 145 (España) o el Formulario W-4 (Estados Unidos).
Cómo agregar una plantilla de documento
- En tu barra lateral, ve a Documentos
- Abre Plantillas de documentos
- Haz clic en Agregar plantilla de documento
- Completa el Nombre de la plantilla
- Arrastra y suelta el archivo de la plantilla
- Haz clic en Crear plantilla
También puedes pedir a ONE que cree una plantilla: arrastra un archivo al chat de ONE o describe el documento, y ONE lo convierte en una plantilla. ONE también puede enviar una plantilla a un empleado, completada con sus datos. Aprende más en Pregúntale a One sobre tus documentos.
Plantillas de documentos con variables
Una variable es una cadena de caracteres entre dobles llaves que hace referencia a un campo de información en el Factorial del empleado o entidad legal.
Ejemplos de variables y los campos de información a los que hacen referencia son:
{{name}}- el nombre del empleado
- {{id_number}} - {{id_number}} el número de identificación
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la fecha de inicio del contrato
- {{salary_amount}} - el salario anual
- {{bank_number}} - el número de cuenta bancaria
Al enviar una plantilla que utiliza variables, el empleado recibirá el documento con su información personal en lugar de la variable.
Esta funcionalidad acelera la creación de documentos, ya que no es necesario crear un documento para cada empleado con sus datos. Factorial resuelve la tarea.
Hay variables para más de 60 campos de información de empleados y empresas. Además, los campos de perfil de empleado y contrato personalizados que crees se convertirán automáticamente en variables para las plantillas de documentos.
Las plantillas con variables deben ser creadas en formato Microsoft Office .DOCX . Documento de muestra: Plantilla de documento con variables
Plantillas de documentos con campos rellenables
Las plantillas de documentos con campos de formulario son archivos PDF rellenables.
Un PDF rellenable es un tipo de documento PDF que incluye campos de texto, casillas de verificación o botones de opción que los usuarios pueden completar o marcar. Estos campos pueden recopilar información de los usuarios, al igual que un formulario.
Ejemplos de PDFs rellenables son el Modelo 145 en España o el Formulario W-4 en EE.UU., documentos proporcionados por el gobierno que las empresas deben compartir con los empleados para recopilar información personal para cumplir con las obligaciones fiscales.
Las plantillas con campos de formulario deben ser documentos PDF rellenables creados con una herramienta específica para esa función, como Adobe Acrobat Pro, Sedja o Lumin.
Documento de muestra: Plantilla de documento con campos rellenables
Plantillas de documentos con variables y campos rellenables
Estas plantillas contienen la capacidad de reemplazar variables con información del empleado y también incluyen campos de formulario rellenables.
Este tipo de plantilla debe ser creada con una herramienta de creación de PDF rellenables y las variables deben estar dentro de un campo de texto de formulario.
Documento de muestra: Plantilla de documento con campos rellenables y variables