Os modelos de documentos estão disponíveis apenas para empresas no plano Enterprise.
A funcionalidade de modelos de documentos ajuda você a agilizar seu trabalho de gestão de documentos, permitindo automatizar a criação e distribuição de documentos para funcionários em larga escala e também a solicitar suas assinaturas eletrônicas.
Os modelos de documentos permitem o uso de variáveis e campos de formulário e devem ser criados com ferramentas de edição de texto, como Microsoft Word ou ferramentas de criação de PDF preenchíveis, como Adobe Acrobat Pro.
Onde encontrar modelos de documentos
Você encontrará uma lista de modelos disponíveis na seção Modelos de Documentos:
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- Abra a aba de modelos
Para empresas com entidades legais em certos países, há uma seção chamada Modelos de documentos oficiais com alguns modelos, como o Modelo 145 (Espanha) ou o Formulário W-4 (Estados Unidos).
Como adicionar um modelo de documento
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- Abra Modelos de documentos
- Clique em Adicionar modelo de documento
- Preencha o Nome do modelo
- Arraste e solte o arquivo do modelo
- Clique em Criar modelo
Você também pode pedir ao ONE para criar um modelo: arraste um arquivo para o chat do ONE ou descreva o documento, e ONE o transforma em um modelo. ONE também pode enviar um modelo a um funcionário, preenchido com seus dados. Saiba mais em Pergunte ao One sobre seus documentos.
Modelos de documentos com variáveis
Uma variável é uma string de caracteres entre chaves duplas que referencia um campo de informação no Factorial do funcionário ou entidade legal.
Exemplos de variáveis e os campos de informação que elas referenciam seriam:
{{name}}- o nome do funcionário
- {{id_number}} - {{id_number}} o número de identificação
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} a data de início do contrato
- {{salary_amount}} - o salário anual
- {{bank_number}} - o número da conta bancária
Ao enviar um modelo que usa variáveis, o funcionário receberá o documento com suas informações pessoais em vez da variável.
Essa funcionalidade acelera a criação de documentos, pois criar um documento para cada funcionário com seus dados é desnecessário. Factorial resolve a tarefa.
Existem variáveis para mais de 60 campos de informações de funcionários e empresas. Além disso, os campos personalizados de perfil de funcionário e contrato que você criar serão automaticamente convertidos em variáveis para modelos de documentos.
Modelos com variáveis devem ser criados no formato Microsoft Office .DOCX . Documento de exemplo: Modelo de documento com variáveis
Modelos de documentos com campos preenchíveis
Modelos de documentos com campos de formulário são arquivos PDF preenchíveis.
Um PDF preenchível é um tipo de documento PDF que inclui campos de texto, caixas de seleção ou botões de opção que os usuários podem preencher ou marcar. Esses campos podem coletar informações dos usuários assim como um formulário.
Exemplos de PDFs preenchíveis são o Modelo 145 na Espanha ou o Formulário W-4 nos EUA, documentos fornecidos pelo governo que as empresas devem compartilhar com os funcionários para coletar informações pessoais e atender às obrigações fiscais.
Modelos com campos de formulário devem ser documentos PDF preenchíveis criados com uma ferramenta específica para essa função, como Adobe Acrobat Pro, Sedja ou Lumin.
Documento de exemplo: Modelo de documento com campos preenchíveis
Modelos de documentos com variáveis e campos preenchíveis
Esses modelos contêm a capacidade de substituir variáveis por informações do funcionário e também incluem campos de formulário preenchíveis.
Esse tipo de modelo deve ser criado com uma ferramenta de criação de PDF preenchível e as variáveis devem estar dentro de um campo de texto do formulário.
Documento de exemplo: Modelo de documento com campos preenchíveis e variáveis