Els plantilles de documents només estan disponibles per a empreses amb el pla Enterprise.
La funció de plantilles de documents t'ajuda a simplificar la gestió dels teus documents permetent-te automatitzar la creació i distribució de documents a empleats a gran escala i també a sol·licitar les seves signatures electròniques.
Les plantilles de documents permeten l'ús de variables i campus de formulari i s'han de crear amb eines d'edició de text com Microsoft Word o eines per a la creació de PDF omplibles com Adobe Acrobat Pro.
On trobar les plantilles de documents
Trobaràs una llista de plantilles disponibles a la secció de Plantilles de documents:
- Al teu menú lateral, ves a Documents
- Obre la pestanya de plantilles
Per a empreses amb entitats legals en certs països, hi ha una secció anomenada Plantilles de documents oficials amb algunes plantilles com el Model 145 (Espanya) o el Formulari W-4 (Estats Units).
Com afegir una plantilla de document
- Al teu menú lateral, ves a Documents
- Obre Plantilles de documents
- Fes clic a Afegeix plantilla de document
- Omple el Nom de la plantilla
- Arrossega i deixa caure el fitxer de plantilla
- Fes clic a Crea plantilla
També pots demanar a ONE que creï una plantilla: arrossega un fitxer al xat de ONE o descriu el document, i ONE el convertirà en una plantilla. ONE també pot enviar una plantilla a un empleat, omplerta amb les seves dades. Aprèn més a Pregunta a One sobre els teus documents.
Plantilles de documents amb variables
Una variable és una cadena de caràcters entre dobles claus que fa referència a un camp d'informació en el Factorial de l'empleat o de l'entitat legal.
Exemples de variables i els camps d'informació que referencien serien:
{{name}}- el nom de l'empleat
- {{id_number}} - {{id_number}} el número d'identificació
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la data d'inici del contracte
- {{salary_amount}} - el salari anual
- {{bank_number}} - el número de compte bancari
En enviar una plantilla que utilitza variables, l'empleat rebrà el document amb la seva informació personal en lloc de la variable.
Aquesta funcionalitat accelera la creació de documents ja que no és necessari crear un document per a cada empleat amb les seves dades. Factorial resol la tasca.
Hi ha variables per a més de 60 camps d'informació d'empleats i empreses. A més, els camps personalitzats de perfil d'empleat i contracte que creïs es convertiran automàticament en variables per a les plantilles de documents.
Les plantilles amb variables han de ser creades en format Microsoft Office .DOCX . Document d'exemple: Plantilla de document amb variables
Plantilles de documents amb camps omplibles
Les plantilles de documents amb camps de formulari són fitxers PDF omplibles.
Un PDF omplible és un tipus de document PDF que inclou camps de text, caselles de selecció o botons d'opció que els usuaris poden omplir o marcar. Aquests camps poden recollir informació dels usuaris tal com ho fa un formulari.
Exemples de PDFs omplibles són el Modelo 145 a Espanya o el Formulari W-4 als EUA, documents proporcionats pel govern que les empreses han de compartir amb els empleats per recollir informació personal per complir amb les obligacions fiscals.
Les plantilles amb camps de formulari han de ser documents PDF omplibles creats amb una eina específica per a aquesta funció, com Adobe Acrobat Pro, Sedja o Lumin.
Document d'exemple: Plantilla de document amb camps omplibles
Plantilles de documents amb variables i camps omplibles
Aquestes plantilles contenen la capacitat de substituir variables amb informació d'empleats i també inclouen camps de formulari omplibles.
Aquest tipus de plantilla ha de ser creada amb una eina de creació de PDF omplibles i les variables han d'estar dins d'un camp de formulari de text.
Document d'exemple: Plantilla de document amb camps omplibles i variables