Les modèles de documents ne sont disponibles que pour les entreprises ayant un plan Entreprise.
La fonctionnalité des modèles de documents vous aide à simplifier votre gestion documentaire en vous permettant d'automatiser la création et la distribution de documents aux employés à grande échelle et également de demander leurs signatures électroniques.
Les modèles de documents permettent l'utilisation de variables et de champs de formulaire et doivent être créés avec des outils de traitement de texte tels que Microsoft Word ou des outils de création de PDF remplissables comme Adobe Acrobat Pro.
Où trouver des modèles de documents
Vous trouverez une liste de modèles disponibles dans la section Modèles de documents :
- Dans votre barre latérale, allez dans Documents
- Ouvrez l'onglet modèles
Pour les entreprises ayant des entités juridiques dans certains pays, il existe une section appelée Modèles de documents officiels avec certains modèles tels que le Modèle 145 (Espagne) ou le Formulaire W-4 (États-Unis).
Comment ajouter un modèle de document
- Dans votre barre latérale, allez dans Documents
- Ouvrez Modèles de documents
- Cliquez sur Ajouter un modèle de document
- Remplissez le Nom du modèle
- Glissez et déposez le fichier modèle
- Cliquez sur Créer le modèle
Vous pouvez également demander à ONE de créer un modèle : faites glisser un fichier dans le chat de ONE ou décrivez le document, et ONE le transforme en modèle. ONE peut également envoyer un modèle à un employé, rempli avec ses données. En savoir plus dans Demander à One concernant vos documents.
Modèles de documents avec des variables
Une variable est une chaîne de caractères entre doubles accolades qui fait référence à un champ d'information dans le Factorial de l'employé ou de l'entité juridique.
Des exemples de variables et des champs d'information auxquels elles font référence seraient :
{{name}} - le nom de l'employé
- {{id_number}} - {{id_number}} le numéro d'identification
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la date de début du contrat
- {{salary_amount}} - le salaire annuel
- {{bank_number}} - le numéro de compte bancaire
Lors de l'envoi d'un modèle utilisant des variables, l'employé recevra le document avec ses informations personnelles au lieu de la variable.
Cette fonctionnalité accélère la création de documents puisque la création d'un document pour chaque employé avec ses données n'est pas nécessaire. Factorial résout la tâche.
Il existe des variables pour plus de 60 champs d'information sur les employés et les entreprises. De plus, les champs personnalisés de profil d'employé et de contrat que vous créez seront automatiquement convertis en variables pour les modèles de documents.
Les modèles avec des variables doivent être créés au format Microsoft Office .DOCX . Document d'exemple : Modèle de document avec variable
Modèles de documents avec des champs remplissables
Les modèles de documents avec des champs de formulaire sont des fichiers PDF remplissables.
Un PDF remplissable est un type de document PDF qui inclut des champs de texte, des cases à cocher ou des boutons radio que les utilisateurs peuvent remplir ou cocher. Ces champs peuvent recueillir des informations des utilisateurs tout comme un formulaire.
Des exemples de PDF remplissables sont le Modelo 145 en Espagne ou le Formulaire W-4 aux États-Unis, des documents fournis par le gouvernement que les entreprises doivent partager avec les employés pour collecter des informations personnelles afin de respecter les obligations fiscales.
Les modèles avec des champs de formulaire doivent être des documents PDF remplissables créés avec un outil spécifique pour cette fonction, tel que Adobe Acrobat Pro, Sedja ou Lumin.
Document d'exemple : Modèle de document avec des champs remplissables
Modèles de documents avec des variables et des champs remplissables
Ces modèles contiennent la possibilité de remplacer des variables par des informations sur les employés et incluent également des champs de formulaire remplissables.
Ce type de modèle doit être créé avec un outil de création de PDF remplissable et les variables doivent être dans un champ de texte.
Document d'exemple : Modèle de document avec des champs remplissables et des variables