Dokumentvorlagen sind nur für Unternehmen im Enterprise-Plan verfügbar.
Die Funktion der Dokumentvorlagen hilft dir, deine Dokumentenverwaltung zu straffen, indem sie dir ermöglicht, die Erstellung und Verteilung von Dokumenten an Mitarbeitende in großem Maßstab zu automatisieren und auch ihre elektronischen Unterschriften anzufordern.
Dokumentvorlagen erlauben die Verwendung von Variablen und Formularfeldern und müssen mit Textbearbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder ausfüllbaren PDF-Erstellungstools wie Adobe Acrobat Pro erstellt werden.
Wo du Dokumentvorlagen findest
Du findest eine Liste der verfügbaren Vorlagen im Bereich Dokumentvorlagen:
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Dokumente
- Öffne den Tab Vorlagen
Für Unternehmen mit rechtlichen Einheiten in bestimmten Ländern gibt es einen Abschnitt mit dem Titel Offizielle Dokumentvorlagen mit einigen Vorlagen wie dem Modell 145 (Spanien) oder dem Formular W-4 (Vereinigte Staaten).
Wie man eine Dokumentvorlage hinzufügt
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Dokumente
- Öffne Dokumentvorlagen
- Klicke auf Dokumentvorlage hinzufügen
- Fülle den Vorlagenname aus
- Ziehe die Vorlage-Datei hinein
- Klicke auf Vorlage erstellen
Du kannst auch ONE bitten, eine Vorlage zu erstellen: Ziehe eine Datei in den Chat von ONE oder beschreibe das Dokument, und ONE verwandelt es in eine Vorlage. ONE kann auch eine Vorlage an einen Mitarbeitenden senden, die mit ihren Daten ausgefüllt ist. Erfahre mehr in Frage One zu deinen Dokumenten.
Dokumentvorlagen mit Variablen
Eine Variable ist eine Zeichenkette zwischen doppelten geschweiften Klammern, die auf ein Informationsfeld im Factorial des Mitarbeitenden oder der rechtlichen Einheit verweist.
Beispiele für Variablen und die Informationsfelder, auf die sie verweisen, wären:
{{name}} - der Name des Mitarbeitenden
- {{id_number}} - {{id_number}} die ID-Nummer
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} das Startdatum des Vertrags
- {{salary_amount}} - das Jahresgehalt
- {{bank_number}} - die Bankkontonummer
Beim Versenden einer Vorlage, die Variablen verwendet, erhält der Mitarbeitende das Dokument mit seinen persönlichen Informationen anstelle der Variable.
Diese Funktionalität beschleunigt die Erstellung von Dokumenten, da es nicht notwendig ist, für jeden Mitarbeitenden ein Dokument mit ihren Daten zu erstellen. Factorial löst die Aufgabe.
Es gibt Variablen für mehr als 60 Felder von Informationen über Mitarbeitende und Unternehmen. Darüber hinaus werden die benutzerdefinierten Mitarbeiterprofile und Vertragsfelder, die du erstellst, automatisch in Variablen für Dokumentvorlagen umgewandelt.
Vorlagen mit Variablen müssen im Microsoft Office .DOCX Format erstellt werden. Beispiel-Dokument: Dokumentvorlage mit Variablen
Dokumentvorlagen mit ausfüllbaren Feldern
Dokumentvorlagen mit Formularfeldern sind ausfüllbare PDF-Dateien.
Ein ausfüllbares PDF ist eine Art von PDF-Dokument, das Textfelder, Kontrollkästchen oder Optionsfelder enthält, die Benutzer ausfüllen oder ankreuzen können. Diese Felder können Informationen von Benutzern sammeln, genau wie ein Formular.
Beispiele für ausfüllbare PDFs sind das Modelo 145 in Spanien oder das Formular W-4 in den USA, staatlich bereitgestellte Dokumente, die Unternehmen mit Mitarbeitenden teilen müssen, um persönliche Informationen zur Erfüllung steuerlicher Verpflichtungen zu sammeln.
Vorlagen mit Formularfeldern müssen ausfüllbare PDF-Dokumente sein, die mit einem speziellen Tool für diese Funktion erstellt wurden, wie Adobe Acrobat Pro, Sedja oder Lumin.
Beispiel-Dokument: Dokumentvorlage mit ausfüllbaren Feldern
Dokumentvorlagen mit Variablen und ausfüllbaren Feldern
Diese Vorlagen enthalten die Möglichkeit, Variablen durch Mitarbeiterinformationen zu ersetzen und beinhalten auch ausfüllbare Formularfelder.
Diese Vorlagenart muss mit einem Tool zur Erstellung von ausfüllbaren PDFs erstellt werden, und die Variablen müssen sich innerhalb eines Textformularfelds befinden.
Beispiel-Dokument: Dokumentvorlage mit ausfüllbaren Feldern und Variablen