I modelli di documento sono disponibili solo per le aziende con il piano Enterprise.
La funzionalità dei modelli di documento ti aiuta a semplificare il tuo lavoro di gestione documentale consentendoti di automatizzare la creazione e la distribuzione di documenti ai dipendenti su larga scala e anche di richiedere le loro firme elettroniche.
I modelli di documento consentono l'uso di variabili e campi modulo e devono essere creati con strumenti di editing testuale come Microsoft Word o strumenti di creazione PDF compilabili come Adobe Acrobat Pro.
Dove trovare i modelli di documento
Troverai un elenco di modelli disponibili nella sezione Modelli di Documento:
- Nella tua barra laterale, vai su Documenti
- Apri la scheda modelli
Per le aziende con entità legali in determinati paesi, c'è una sezione chiamata Modelli di documento ufficiali con alcuni modelli come il Modello 145 (Spagna) o il Modulo W-4 (Stati Uniti).
Come aggiungere un modello di documento
- Nella tua barra laterale, vai su Documenti
- Apri Modelli di documento
- Clicca su Aggiungi modello di documento
- Compila il Nome modello
- Trascina e rilascia il file del modello
- Clicca su Crea modello
Puoi anche chiedere a ONE di creare un modello: trascina un file nella chat di ONE o descrivi il documento, e ONE lo trasforma in un modello. ONE può anche inviare un modello a un dipendente, compilato con i loro dati. Scopri di più in Chiedi a One riguardo ai tuoi documenti.
Modelli di documento con variabili
Una variabile è una stringa di caratteri tra doppie parentesi graffe che fa riferimento a un campo di informazioni nel Factorial del dipendente o dell'entità legale.
Esempi di variabili e dei campi informativi a cui fanno riferimento sarebbero:
{{name}}- il nome del dipendente
- {{id_number}} - {{id_number}} il numero di identificazione
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la data di inizio del contratto
- {{salary_amount}} - il salario annuale
- {{bank_number}} - il numero di conto bancario
Quando si invia un modello che utilizza variabili, il dipendente riceverà il documento con le proprie informazioni personali invece della variabile.
Questa funzionalità accelera la creazione di documenti poiché non è necessario creare un documento per ogni dipendente con i propri dati. Factorial risolve il compito.
Ci sono variabili per oltre 60 campi di informazioni sui dipendenti e sull'azienda. Inoltre, i campi personalizzati del profilo e del contratto del dipendente che crei saranno automaticamente convertiti in variabili per i modelli di documento.
I modelli con variabili devono essere creati in formato Microsoft Office .DOCX. Documento di esempio: Modello di documento con variabile
Modelli di documento con campi compilabili
I modelli di documento con campi modulo sono file PDF compilabili.
Un PDF compilabile è un tipo di documento PDF che include campi di testo, caselle di controllo o pulsanti di opzione che gli utenti possono compilare o selezionare. Questi campi possono raccogliere informazioni dagli utenti proprio come fa un modulo.
Esempi di PDF compilabili sono il Modelo 145 in Spagna o il Modulo W-4 negli Stati Uniti, documenti forniti dal governo che le aziende devono condividere con i dipendenti per raccogliere informazioni personali per soddisfare gli obblighi fiscali.
I modelli con campi modulo devono essere documenti PDF compilabili creati con uno strumento specifico per quella funzione, come Adobe Acrobat Pro, Sedja o Lumin.
Documento di esempio: Modello di documento con campi compilabili
Modelli di documento con variabili e campi compilabili
Questi modelli contengono la capacità di sostituire le variabili con le informazioni del dipendente e includono anche campi modulo compilabili.
Questo tipo di modello deve essere creato con uno strumento per la creazione di PDF compilabili e le variabili devono trovarsi all'interno di un campo testo.
Documento di esempio: Modello di documento con campi compilabili e variabili