A funcionalidade Modelos de documentos ajuda-o(a) a simplificar a sua gestão de documentos, permitindo-lhe automatizar a criação e distribuição de documentos aos colaboradores em grande escala e também solicitar as suas assinaturas electrónicas.
Os Modelos de documentos permitem a utilização de variáveis e campos de formulário, e devem ser criados com ferramentas de edição de texto, como o Microsoft Word, ou ferramentas de criação de PDF preenchíveis, como o Adobe Acrobat Pro.
Modelos de documentos com variáveis
Uma variável é uma sequência de caracteres entre chavetas curvas que faz referência a um campo de informação na Factorial, do(a) colaborador ou da entidade legal.
💡 Exemplos de variáveis e os campos de informação a que fazem referência:
{{name}}- o nome do(a) colaborador(a)
- {{id_number}} - {{id_number}} o número de identificação
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} a data de início do contrato
- {{salary_amount}} - o salário anual
- {{bank_number}} - o número da conta bancária
Ao enviar um modelo que utiliza variáveis, o(a) colaborador(a) receberá o documento com as suas informações pessoais, em vez da variável.
Esta funcionalidade acelera a criação de documentos, uma vez que não é necessário criar um documento para cada pessoa com os seus dados. A Factorial resolve esta tarefa para si.
Existem variáveis para mais de 60 campos de informação sobre colaboradores e empresas. Além disso, os campos personalizados do perfil do(a) colaborador(a) e do contrato que criar serão automaticamente convertidos em variáveis para modelos de documentos.
❗Os modelos com variáveis têm de ser criados no formato .DOCX do Microsoft Office. Exemplo de documento: modelo de documento com variável
Modelos de documentos com campos preenchíveis
Os modelos de documento com campos de formulário são ficheiros PDF preenchíveis.
Um PDF preenchível é um tipo de documento PDF que inclui campos de texto, caixas de verificação ou botões de opção que os utilizadores podem preencher ou marcar. Estes campos podem recolher informações dos utilizadores, tal como acontece com um formulário.
Exemplos de PDFs preenchíveis são o Modelo 145, em Espanha, ou o Formulário W-4, nos EUA, documentos fornecidos pelo governo que as empresas têm de partilhar com os colaboradores para recolher informações pessoais para cumprir as obrigações fiscais.
❗Os modelos com campos de formulário devem ser documentos PDF preenchíveis criados com uma ferramenta específica para essa função, como o Adobe Acrobat Pro, o Sedja ou o Lumin.
Exemplo de documento: modelo de documento com campos preenchíveis
Modelos de documentos com variáveis e campos preenchíveis (brevemente)
Estes modelos contêm a capacidade de substituir variáveis por informações dos colaboradores, e também incluem campos de formulário preenchíveis.
❗Este tipo de modelo deve ser criado com uma ferramenta de criação de PDF preenchível, e as variáveis devem estar num campo de formulário de texto.
Exemplo de documento: modelo de documento com campos e variáveis preenchíveis