Durante el proceso de onboarding, se debe gestionar pasos específicos para los nuevos empleados/as, incluida la firma de documentos, completar datos personales y marcar tareas como "completas". Factorial proporciona el espacio de Onboarding, donde los nuevos empleados/as pueden tener acceso limitado a la cuenta de la empresa antes de convertirse oficialmente en empleados/as.

Cómo activar el espacio de Onboarding

1. En la barra lateral, ir a Empleados/as
2. Hacer clic en + Nuevo empleado/a en la esquina superior derecha
3. Completar la información del empleado
4. Elegir si enviar o no una invitación a Factorial
5. Onboarding de empleados/as: el espacio de onboarding está activo por defecto
   1. Seleccionar Activar el espacio de Onboarding: elige uno de tus flujos de trabajo de onboarding o el que Factorial creó por defecto
6. Hacer clic en Agregar empleado

Cómo activar el espacio Onboarding durante el proceso de selección

1. En la barra lateral, ir a Reclutamiento
2. Abrir una oferta de trabajo
3. Seleccionar un/a candidato/a
4. Hacer clic en Mover a fase
5. Elegir Contratado
6. Completar la información del/ de la empleado/a
7. Elegir si enviar o no una invitación Factorial
8. Onboarding de empleados/as: el espacio de onboarding está activo por defecto
   1. Seleccionar un Onboarding: elige uno de tus flujos de trabajo de onboarding o la muestra que Factorial creó por defecto
9. Hacer clic en Agregar empleado/a

Qué verán los empleados/as desde su cuenta con el espacio Onboarding

Cuando los nuevos empleados/as inicien sesión, serán redirigidos de forma predeterminada a la sección Yo. Es desde aquí que pueden:

• Completar su perfil y datos personales, permitiendo a RR.HH. iniciar los trámites necesarios
• Completar el proceso de onboarding
• Ver sus condiciones de contrato

Además, tienen acceso a:

• Sección Mis Documentos: para ver, cargar y firmar documentos
• Sección de tareas: para marcar las tareas de onboarding como completadas
• Documentos públicos de la empresa: para ver los documentos que la empresa ha compartido con el nuevo empleado/a y toda la organización

Notificaciones de onboarding para tareas asignadas

Cuando se asigna a un nuevo empleado/a a un flujo de trabajo de onboarding, recibirá las siguientes notificaciones:

• 1 notificación en el momento en que se les asigna la tarea
• Si la tarea tiene fecha de vencimiento y no se completa el último día, el empleado/a recibe un recordatorio
• Si la tarea no se completa 3 días después de la fecha de vencimiento, el empleado/a recibe un recordatorio adicional
• Creador de tareas: 1 notificación cuando el empleado/a asignado haya completado la tarea

Cómo cambiar el estado del espacio de onboarding a acceso regular

1. En la barra lateral, ir a Empleados/as
2. Elegir un empleado
3. Ir al Perfil del empleado
4. Hacer clic en Dar acceso regular en la esquina superior derecha
5. Hacer clic en el botón Dar acceso regular

Cómo cambiar el estado del espacio de onboarding a acceso regular de forma masiva

Con el editor masivo, puedes modificar fácilmente la fecha en la que a un usuario se le otorgará acceso regular en Factorial. Tiene la opción de especificar cuándo un usuario, o varios usuarios a la vez, pasarán de tener solo el espacio de onboarding a obtener acceso completo. Esto es útil si necesitas anular la configuración predeterminada.

1. En la barra lateral, ve a Empleados/as
2. Hacer clic en Filtrar
3. Filtrar por estado de empleado
4. Seleccionar la opción Con acceso al espacio de onboarding
5. Elegir los empleados/as agregando una marca de verificación
6. Hacer clic en Editar datos
7. Elegir qué datos se quiere editar, en este caso Perfil
8. Hacer clic en Editar datos
9. Cambiar fecha del espacio de onboarding: fecha a partir de la cual el empleado/a tendrá acceso completo a Factorial
10. Hacer clic en Guardar cambios