Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams und Admins.
Mit Ausgabenprüfungen prüft One jede Ausgabe anhand Ihrer Ausgabenrichtlinie, sobald die nötigen Angaben vorliegen. Je klarer Ihre Regeln, desto mehr Ausgaben erledigt One selbst und desto weniger prüft Ihr Team von Hand.
Schreiben Sie Regeln, die One prüfen kann
Übersicht
One macht aus jeder Regel Ihrer Richtlinie eine Prüfung. Eine Regel funktioniert am besten, wenn sie sagt, was, wie viel und für wen, mit Angaben, die in Factorial oder auf dem Beleg stehen.
| Vage Regel | Regel, die One prüfen kann |
|---|---|
| „Halten Sie Mahlzeiten im Rahmen.“ | „Mahlzeiten dürfen höchstens £30 pro Person und Tag kosten.“ |
| „Reichen Sie Ausgaben rechtzeitig ein.“ | „Markiere Ausgaben, die mehr als 30 Tage nach dem Belegdatum eingereicht werden.“ |
| „Hotels sollen Standard sein.“ | „Hotels dürfen höchstens £150 pro Nacht kosten.“ |
| „Keine privaten Ausgaben.“ | „Alkohol allein, Tabak und Glücksspiel sind nicht richtlinienkonform.“ |
| „Bringen Sie einen ordentlichen Beleg mit.“ | „Mahlzeiten über £50 erfordern eine aufgeschlüsselte Rechnung mit MwSt.“ |
| „Fahren Sie nicht zu weit.“ | „Kilometer über 300 km auf einer Fahrt erfordern eine Begründung.“ |
So geht's
- Schreiben Sie Ihre Richtlinie in einfachen Worten, eine Regel pro Satz. Gehen Sie von Ihrem aktuellen Richtliniendokument aus.
- Sagen Sie bei jeder Regel, wie streng sie ist: eine harte Markierung (nicht richtlinienkonform) für klare Grenzen, die Sie nie akzeptieren, eine weiche Markierung (Warnung) für Fälle, die mit Begründung in Ordnung sind. Zum Beispiel: „Ausgaben ohne Beleg sind eine Warnung; Mahlzeiten über £80 sind nicht richtlinienkonform.“
- Nennen Sie bei Regeln, die nur für bestimmte Personen gelten, die Gruppe: „Das Vertriebsteam darf bis zu £60 pro Person für Kundenessen ausgeben.“
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Automatisierungen > Ausgabenprüfungen und klicken Sie auf Prüfungen bearbeiten.
- Fügen Sie Ihre Regeln ein oder tippen Sie sie. One macht aus jeder Regel, die es verifizieren kann, eine Prüfung und sagt Ihnen, welche es nicht kann.
- Prüfen Sie die Prüfungen auf der Seite, passen Sie sie im Chat an und klicken Sie auf Speichern.
Keine der beiden Markierungsarten hindert jemanden am Einreichen oder Genehmigen. Prüfende Personen treffen die endgültige Entscheidung, es sei denn, Sie richten Ihren Genehmigungsablauf auf automatisches Genehmigen oder Ablehnen ein.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Starten Sie mit den vorgefertigten Prüfungen, die jedes Unternehmen erhält, und fügen Sie dann Ihre eigenen Regeln hinzu.
- Eine Regel, ein Satz, eine Zahl. Lange Regeln mit vielen Ausnahmen sind schwerer zu prüfen und Mitarbeitenden zu erklären.
- Sehen Sie sich nach dem Speichern einer neuen Regel die Ergebnisse bei den nächsten eingehenden Ausgaben an, bevor sich Ihr Genehmigungsablauf darauf stützt.
- Nutzen Sie das Ergebnis in Ihrem Genehmigungsablauf: Genehmigen Sie richtlinienkonforme Ausgaben automatisch und senden Sie den Rest an eine prüfende Person. Siehe Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?.
- Veröffentlichen Sie die vollständige Richtlinie im Handbuch, damit auch Mitarbeitende sie lesen können.
- Siehe auch: Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie? · Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
One sagt, es kann eine meiner Regeln nicht prüfen.
Die Regel hängt von etwas ab, das weder in Factorial noch auf dem Beleg steht. Schreiben Sie sie mit etwas um, das One sehen kann (zum Beispiel „die Beschreibung muss den Kunden nennen“), oder überlassen Sie sie Ihren prüfenden Personen.
Eine Prüfung markiert zu viele Ausgaben.
Machen Sie sie spezifischer (eine Kategorie, ein Betrag, eine Personengruppe) oder wandeln Sie sie in eine weiche Markierung um. Fragen Sie One: „mache die Wochenendprüfung zu einer Warnung und nimm Hotels und Flüge aus“.
Eine Prüfung markiert nie etwas.
Bitten Sie One, sie zu erklären: „erkläre die Mahlzeitenprüfung“. Prüfen Sie, ob Kategorie, Betrag und Personen der Regel dazu passen, wie Ihr Team Ausgaben tatsächlich einreicht.
FAQ
1. Welche Informationen kann One in einer Regel der Ausgabenrichtlinie prüfen?
Alles an der Ausgabe: Betrag, Kategorie, Datum, Währung, Beschreibung, Ausgabentyp (normal, Kilometer oder Tagespauschale), Kilometerdistanz und -strecke, Daten der Tagespauschale. Summen über die Zeit: tägliche, wöchentliche oder monatliche Ausgaben pro Person, zum Beispiel „höchstens £100 pro Woche für Mahlzeiten“. Wer sie eingereicht hat: Team, Vertrag oder andere Angaben der Mitarbeitenden. Was auf dem Beleg steht: Positionen, MwSt., ob es eine aufgeschlüsselte Rechnung ist, die Art des Geschäfts, Summen, die nicht stimmen, eine Währung oder ein Datum, die nicht zur Ausgabe passen.
2. Läuft eine Prüfung bei jeder Ausgabe?
Ja, bei normalen, Kilometer- und Tagespauschalen-Ausgaben, egal wer sie erfasst hat, sobald eine Ausgabe alle erforderlichen Angaben hat und die Ausgabenprüfungen An sind.
3. Was ist der Unterschied zwischen einer harten und einer weichen Markierung?
Eine harte Markierung (nicht richtlinienkonform) bedeutet, dass die Ausgabe gegen eine harte Regel verstößt: Die Mitarbeitenden erfahren, dass sie voraussichtlich zu ihnen zurückkommt, und der prüfenden Person wird von einer Genehmigung abgeraten. Eine weiche Markierung (Warnung) bedeutet, dass etwas einen Blick verdient, aber kein klarer Verstoß ist: Die Ausgabe geht durch und die prüfende Person wird gebeten, einen Blick darauf zu werfen. Sagen Sie beim Schreiben der Regel, was Sie möchten, zum Beispiel „Alkohol ist nicht richtlinienkonform.“ (hart) oder „Ausgaben am Wochenende sind eine Warnung.“ (weich).
4. Können verschiedene Personen unterschiedliche Limits haben?
Ja. Nennen Sie die Gruppe in der Regel, zum Beispiel ein höheres Mahlzeitenlimit für das Vertriebsteam, ein Hotellimit nur für Personen mit Standort im Ausland oder „Personen mit Praktikumsvertrag dürfen keine Taxis über £30 geltend machen.“ Nennt eine Regel eine Personengruppe, bitten Sie One, sie zu aktualisieren, wenn sich Ihre Teams ändern.
5. Was kann One nicht prüfen?
One prüft nur, was in Factorial oder auf dem Beleg steht. Es kann nichts wissen, was außerhalb von Factorial vereinbart wurde, zum Beispiel „nur, wenn Ihre Führungskraft per E-Mail zugestimmt hat“ oder „nur für Kunde X“, es sei denn, es steht an der Ausgabe. Es kann keine Eindrücke beurteilen wie „Belege, die verdächtig aussehen“: Stattdessen sucht es nach konkreten Anzeichen, etwa Summen, die nicht stimmen, einer ungültigen Steuernummer, geänderten Beträgen oder Daten, die sich widersprechen.
6. Kann ich in meiner Ausgabenrichtlinie ein Geschäft oder einen Händler verbieten?
Ja, für Geschäfte, die nie erstattungsfähig sind: Eine Regel wie „keine Casinos“ funktioniert. Für ein Geschäft, das auch verbotene Artikel verkauft, etwa einen Supermarkt, der Alkohol verkauft, schreiben Sie stattdessen eine Regel über das Gekaufte: „Alkohol wird nie erstattet“.
7. Brauche ich Regeln für Duplikate, Mahlzeiten mit Tagespauschale oder von Hand geänderte Kilometersätze?
Nein. Factorial markiert ohne Regel mögliche doppelte Ausgaben (Ausgaben, die einer bereits eingereichten ähneln), Mahlzeiten an Tagen, die bereits durch eine Tagespauschale abgedeckt sind, und von Hand geänderte Kilometersätze. Duplikat-Warnungen sind nur für Personen sichtbar, die alle Unternehmensausgaben sehen können.
8. Was soll ich tun, wenn One eine Regel nicht prüfen kann?
Schreiben Sie sie mit etwas um, das One sehen kann („die Beschreibung muss den Kunden nennen“), oder überlassen Sie sie Ihren prüfenden Personen. Veröffentlichen Sie die vollständige Richtlinie im Handbuch, damit auch Mitarbeitende sie lesen können.
9. Kann ich Ausgabenrichtlinien noch auf die alte Art erstellen?
Nein. Ausgabenrichtlinien wurden durch Ausgabenprüfungen ersetzt, und Ihre alten Richtlinien wurden in Prüfungen umgewandelt. Ausgabenprüfungen werden nur mit One eingerichtet.
10. Kann eine Prüfung eine Ausgabe blockieren?
Nein. Prüfungen informieren Mitarbeitende und prüfende Personen; sie verhindern nie das Einreichen oder Genehmigen. Ihr Genehmigungsablauf kann weiterhin automatisch genehmigen oder ablehnen, wenn Sie ihn so eingerichtet haben.