Übersicht
Diese Funktion nutzt die Schnittstelle zu DATEV, um automatisch zu prüfen, ob für die Krankmeldung eines Mitarbeiters eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei einer deutsche Krankenkasse vorliegt.
Bitte beachten Sie, dass eAU-Anfragen nur von Administratoren mit einem aktiven DATEV-Token durchgeführt werden können.
Konfiguration der Abwesenheitsarten
Sie können jetzt Abwesenheitsarten für verschiedene Szenarien erstellen (z. B. Arbeitsunfälle, stationäre Aufenthalte oder Rehabilitation). Sie können festlegen, ob eine eAU für eine Abwesenheit beantragt werden kann (z. B. bei Krankheiten ab dem vierten Tag) oder ob dies ohne eAU dokumentiert werden kann.
Um diese Einstellungen zu konfigurieren, gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Abwesenheitsarten:
- Wählen Sie „Neue Abwesenheitsart“ falls Sie eine neue Kategorie erstellen möchten.
- Stellen Sie sicher, dass unter dem Bereich Berechtigungen die Option „eAU-Anfragen aktivieren“ eingeschaltet ist.
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Bestehende Abwesenheitsarten können Sie über die Schaltfläche „Bearbeiten“ anpassen, um dort die eAU-Funktion nachträglich zu aktivieren. Bitte auch hier sicherstellen, dass unter dem Bereich Berechtigungen die Option „eAU-Anfrage aktivieren“ eingeschaltet ist. (siehe oben)
- Neue Abwesenheitsarten müssen in den Integrationseinstellungen korrekt zugeordnet werden
Schritt 1: Krankmeldung durch Mitarbeitende
Mitarbeitende reichen ihre Krankmeldung wie gewohnt über die Abwesenheitsfunktion ein:
- Gehen Sie zu Abwesenheiten und klicken Sie auf + Abwesenheit beantragen.
- Wählen Sie die Typ Krankheit aus.
- Legen Sie den Zeitraum fest und bestätigen Sie die Eingabe.
Falls notwendig, können auch berechtigte Rollen die Krankmeldung im Namen des Mitarbeitenden erstellen.
Schritt 2: Einsicht in den Aktualisierungen
- Gehen Sie zu Vergütung → Aktualisierungen
- Wählen Sie die entsprechende Krankmeldung aus.
Der HR-Admin muss mit seinen DATEV Credentials angemeldet sein. Andernfalls erscheint eine Warnmeldung. (“DATEV sync nicht verfügbar”)
Schritt 3: eAU Synchronisieren und Anfragen
Im Seitenmenü stehen Ihnen nun zwei zentrale Aktionen zur Verfügung:
- Abwesenheit synchronisieren: Verknüpft den Eintrag mit der DATEV-Lohnabrechnung.
- eAU beantragen: Startet die digitale Abfrage bei der Krankenkasse
Schritt 4: Statusverfolgung
Sowohl HR-Admins als auch Mitarbeitende können den aktuellen Status der Anfrage jederzeit transparent in der jeweiligen Abwesenheit einsehen.
eAU-Antrag ausstehend
Die eAU wurde noch nicht durch den HR-Admin angefragt.
eAU Anfrage in Bearbeitung
Die Anfrage wurde erfolgreich über DATEV an die Krankenkasse übermittelt. In der Regel dauert es 4 bis 14 Tage, bis die Bescheinigung bereitgestellt wird.
eAU bestätigt
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde über DATEV abgerufen und stimmt vollständig mit den gemeldeten Krankentagen überein.
Es sind keine weiteren Schritte erforderlich.
eAU nicht gefunden
Die Krankenkasse hat keine Bescheinigung für diesen Zeitraum gefunden. Dies kann z.B. passieren, wenn der Arztbesuch noch nicht erfolgt ist oder der Mitarbeitende privat versichert ist. In der Regel dauert es 4 bis 14 Tage, bis die Bescheinigung bereitgestellt wird.
eAU fehlerhafte Angaben zum Versicherer
Die Anfrage kann nicht verarbeitet werden, da die hinterlegten Versicherungsdaten der Mitarbeitenden im Factorial-Profil nicht korrekt oder veraltet sind. BItte überprüfen sie die Personenbezogen daten im System (Vorname, Nachname etc.) und versuchen Sie es erneut.
Ein Problem wurde festgestellt:
Ein technischer Fehler ist während der Kommunikation mit DATEV oder der Krankenkasse aufgetreten.
eAU Daten stimmen nicht überein
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde über DATEV abgerufen, der in Factorial hinterlegte Zeitraum stimmt nicht mit den Daten in DATEV überein.
