Ändern Sie, wer Ausgaben genehmigt, fügen Sie eine zweite genehmigende Person hinzu oder genehmigen Sie kleine Beträge automatisch, ohne jemandem hinterherlaufen zu müssen. Ihr Genehmigungsablauf legt fest, wer eine Ausgabe prüft und wann. Sie beschreiben Ihre Regeln in eigenen Worten gegenüber One, unserem KI-Assistenten, und One entwirft den Ablauf, den Sie prüfen und speichern. Sie suchen Genehmigungen und Smart Rules oder Genehmigungsgruppen? Sie sind jetzt diese Seite Genehmigungsablauf.

Genehmigungsablauf

Übersicht

Richten Sie ihn ein, wenn Sie mit Ausgaben beginnen, und bearbeiten Sie ihn, sobald sich Ihre Genehmigungsrichtlinie ändert. Es ändert sich nichts, bis Sie auf Speichern klicken.

Was Sie brauchen: die Berechtigung Kann auf Ausgabeneinstellungen zugreifen und One ist in Ihrem Unternehmen aktiviert. Das Einrichten und Bearbeiten des Genehmigungsablaufs mit One ist kostenlos: Es verbraucht keine One-Credits.

So geht's

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben. Klicken Sie im linken Menü unter Konfiguration auf Genehmigungsablauf.
   

   

2. Klicken Sie auf Bearbeiten. One öffnet sich, erklärt Ihnen, wie Ihr Ablauf heute funktioniert, und fragt, was Sie ändern möchten, mit einigen Vorschlägen.
3. Wählen Sie einen Vorschlag oder geben Sie Ihre eigene Antwort ein, zum Beispiel „Verlange die Genehmigung meiner Führungskraft für Ausgaben über £500“ oder „Genehmige Ausgaben unter £20 automatisch“.
4. One zeigt den Entwurf auf der Seite als nummerierte Regeln und erklärt jede im Chat. Chatten Sie weiter, um ihn anzupassen.
   

   

5. Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen „Erfolgreich gespeichert“. Der Ablauf gilt für Ausgaben, die ab diesem Zeitpunkt eingereicht werden.

Um ihn später zu ändern, klicken Sie auf Bearbeiten, sagen Sie One, was geändert werden soll, und klicken Sie auf Speichern.

So entscheidet der Ablauf: Die Regeln werden von oben nach unten geprüft und die erste passende gilt. Ausgaben, die auf keine Regel passen, folgen der letzten Regel (Alle anderen Ausgaben). Prüfende Personen erhalten die Anfrage in ihrem Factorial-Posteingang und per E-Mail.

Mit Ausgabenprüfungen automatisch genehmigen. Fragen Sie One zum Beispiel: „Genehmige Ausgaben, die die Ausgabenprüfungen bestehen, automatisch, sende Warnungen an die Führungskraft der Mitarbeitenden und sende alles, was nicht richtlinienkonform ist, an das Finanzteam.“ Richtlinienkonforme Ausgaben warten dann in niemandes Posteingang.

Eine ausstehende Ausgabe durch den neuen Ablauf schicken. Bereits wartende Ausgaben behalten ihren Weg. Öffnen Sie unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden das Aktionsmenü der Ausgabe (⋯) und klicken Sie auf Genehmigungsablauf zurücksetzen: Sie geht im ersten Schritt zurück auf Ausstehend.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Eine Ausgabe ging an die falsche Person. Prüfen Sie die Reihenfolge Ihrer Regeln: Die erste passende gewinnt. Wenn die Regel „die Führungskraft der Mitarbeitenden“ verwendet, prüfen Sie, ob die Mitarbeitenden eine Führungskraft in ihrem Profil haben. Wurde die Ausgabe eingereicht, bevor Sie den Ablauf geändert haben, behielt sie den alten Weg: Verwenden Sie Genehmigungsablauf zurücksetzen. Unsicher, warum? Fragen Sie One „erkläre meinen Genehmigungsablauf“.
• Eine Ausgabe ist seit langer Zeit ausstehend und niemand soll sie prüfen. Öffnen Sie die Ausgabe und prüfen Sie, auf wen sie wartet. Wird keine prüfende Person angezeigt, verwenden Sie Genehmigungsablauf zurücksetzen. Hängt sie weiterhin fest, wenden Sie sich mit dem Link zur Ausgabe an unser Support-Team.
• One antwortet auf der Seite Genehmigungsablauf nicht. Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Besteht das Problem weiter, wenden Sie sich an unser Support-Team.
• One hört auf zu antworten, während ich den Ablauf bearbeite. Das Bearbeiten des Ablaufs verbraucht keine Credits, aber wenn Ihr Unternehmen seine One-Credits für andere Aufgaben aufgebraucht hat, antwortet One möglicherweise nicht mehr. Ihr Account Manager kann bestätigen, was Ihr Tarif enthält.
• „Dieser Workflow konnte nicht gespeichert werden.“ Der Entwurf von One hat die Validierung nicht bestanden. Bitten Sie One, ihn zu verfeinern, und versuchen Sie es erneut.
• Ich sehe die Schaltfläche Bearbeiten auf der Seite Genehmigungsablauf nicht. Prüfen Sie, ob One für Ihr Unternehmen aktiviert ist und ob Sie die Berechtigung Kann auf Ausgabeneinstellungen zugreifen haben.

FAQ

1. Wie ändere ich, wer eine Ausgabe genehmigt, oder füge eine zweite genehmigende Person hinzu?

Klicken Sie unter Einstellungen > Ausgaben > Genehmigungsablauf auf Bearbeiten und sagen Sie One, wer genehmigen soll, zum Beispiel „Sende Ausgaben des Vertriebsteams an Anna Ruiz“ oder „Füge das Finanzteam als zweite genehmigende Person für Ausgaben über £1,000 hinzu“. One zeigt die neuen Regeln; klicken Sie auf Speichern. Sie können eine Person, die Führungskraft der Mitarbeitenden oder ein Team nennen. Kann One eine Regel nicht erstellen, sagt es Ihnen das. Die Änderung gilt für Ausgaben, die nach dem Speichern gesendet werden.

2. Kann ich den Genehmigungsablauf ohne One einrichten oder bearbeiten?

Nein. One ist der einzige Weg, den Genehmigungsablauf einzurichten. Sie prüfen weiterhin jede Änderung und entscheiden, ob Sie sie speichern.

3. Verbraucht das Einrichten des Genehmigungsablaufs One-Credits?

Nein. Das Einrichten und Bearbeiten des Genehmigungsablaufs mit One ist kostenlos und verbraucht keine One-Credits. Nur andere Anfragen im selben Chat, etwa die Bitte um einen Bericht, verbrauchen Credits.

4. Welche Regeln kann mein Genehmigungsablauf haben?

Sie sind nicht auf voreingestellte Optionen beschränkt. Beschreiben Sie Regeln nach Betrag, Kategorie, Team, Projekt, Rechtseinheit, Händler, Kostenstelle oder einer Mischung daraus, mit so vielen Schritten, wie Ihr Prozess hat. Fragen Sie One, was es sonst noch verwenden kann.

5. Was kann ich One im Genehmigungsablauf bitten?

Sie können One bitten, eine Ausgabe zur Prüfung an die Führungskraft der Mitarbeitenden, an eine bestimmte Person oder an ein Team wie das Finanzteam zu senden (zum Beispiel „Sende Reiseausgaben zur Prüfung an das Finanzteam“). Sie können auch Ausgaben automatisch genehmigen, die eine Bedingung erfüllen, etwa einen niedrigen Betrag, und Ausgaben automatisch ablehnen, die gegen eine Regel verstoßen. Genehmigende Personen im Urlaub werden standardmäßig weiterhin angefragt; bitten Sie One, sie zu überspringen oder ihre Abwesenheitsvertretung zu verwenden („Ändere, wie genehmigende Personen im Urlaub behandelt werden“).

6. Was zeigt One, wenn ich auf der Seite Genehmigungsablauf auf Bearbeiten klicke?

Der One-Chat erklärt Ihnen, wie Ihr Ablauf heute funktioniert (zum Beispiel „Ihr aktueller Ablauf sendet Ausgaben zur Prüfung an die Führungskraft der Mitarbeitenden, fällig innerhalb von 5 Tagen“), und fragt „Was möchten Sie ändern?“ mit einigen zu Ihrem Ablauf passenden Vorschlägen, etwa Ändern, wer Ausgaben prüft, Prüffrist ändern, Bedingte Genehmigungsregeln hinzufügen und Ändern, wie prüfende Personen im Urlaub behandelt werden, sowie ein Feld für Ihre eigene Antwort. Die Seite selbst zeigt „Legen Sie die Schritte fest und weisen Sie die für die Genehmigung von Ausgaben zuständigen Personen zu.“

7. Wie sieht ein entworfener Genehmigungsablauf aus?

Ein einstufiger Ablauf wird als Liste nummerierter Regeln angezeigt, zum Beispiel 1 Prüfungen bestanden und Betrag unter €100, 2 Führungskraft der einreichenden Person ist festgelegt, 3 Alle anderen Ausgaben · Keine Führungskraft: Prüfung durch den CEO. Ein mehrstufiger Ablauf, der sich nicht als Liste darstellen lässt, erscheint als vollständige Definition, die One geschrieben hat. Fragen Sie One „erkläre meinen Genehmigungsablauf“, um jeden Ablauf in einfachen Worten zu erhalten.

8. Gilt der Genehmigungsablauf für Entwürfe?

Nein. Der Genehmigungsablauf beginnt, wenn Mitarbeitende eine Ausgabe einreichen. Entwürfe sind nicht betroffen.

9. Muss ich den Ablauf aktualisieren, wenn jemand eintritt, das Team wechselt oder das Unternehmen verlässt?

Nicht, wenn Ihre Regeln auf Rollen verweisen, etwa „die Führungskraft der Mitarbeitenden“, und nicht auf bestimmte Personen. Eine Person, die das Unternehmen verlassen hat, wird nie gebeten, neue Ausgaben zu prüfen; ist für diesen Schritt niemand sonst festgelegt, geht die Ausgabe an einen Unternehmens-Admin.

10. Brauche ich Ausgabenprüfungen, um den Genehmigungsablauf zu nutzen?

Nein. Der Ablauf funktioniert auch allein. Ausgabenprüfungen fügen ein Richtlinienergebnis hinzu, das Ihr Ablauf nutzen kann, um automatisch zu genehmigen oder abzulehnen. Sie richten die Prüfungen unter Einstellungen > Ausgaben > Automatisierungen > Ausgabenprüfungen ein, zum Beispiel mit einer Richtlinie wie „Personen dürfen höchstens £100 pro Woche für Mahlzeiten ausgeben“.

11. Was kann der Genehmigungsablauf mit jedem Ergebnis der Ausgabenprüfungen tun?

Richtlinienkonform (die Ausgabe erfüllt Ihre Richtlinie): Sie könnten sie automatisch genehmigen. Hinweis (etwas verdient einen Blick, ist aber kein klarer Verstoß): Senden Sie sie an die Führungskraft der Mitarbeitenden. Nicht richtlinienkonform (sie verstößt gegen eine harte Regel): Lehnen Sie sie ab oder senden Sie sie an das Finanzteam. Nicht prüfbar (Ausgabenprüfungen sind aus, trafen nicht zu oder konnten nicht laufen): Folgen Sie Ihrer üblichen Prüfung.

12. Wartet der Genehmigungsablauf, bis die Ausgabenprüfungen fertig sind?

Ja, bis zu 1 Stunde. Sind die Prüfungen bis dahin nicht fertig, beginnt die Genehmigung trotzdem und die Ausgabe zeigt, dass sie nicht geprüft werden konnte.

13. Gelten Änderungen am Genehmigungsablauf für Ausgaben, die bereits auf Genehmigung warten?

Nein. Änderungen gelten für Ausgaben, die nach dem Speichern eingereicht werden. Bereits wartende Ausgaben behalten ihren aktuellen Weg, bis Sie bei ihnen Genehmigungsablauf zurücksetzen verwenden.

14. Wer kann den Genehmigungsablauf einer Ausgabe zurücksetzen, und bei welchen Ausgaben?

Sie benötigen die Berechtigung, den Genehmigungsablauf für Ausgaben zurückzusetzen (fragen Sie Ihren Admin, wer sie hat). Sie funktioniert bei Ausgaben im Status Ausstehend, Genehmigt und Abgelehnt, nicht bei Ausgaben, die In der Lohnabrechnung, Zur Zahlung gesendet oder Bezahlt sind. Die Ausgabe geht zurück auf Ausstehend und beginnt mit Ihrem aktuellen Ablauf wieder im ersten Schritt. Bereits erteilte Genehmigungen werden gelöscht.

15. One hat meine Richtlinie nicht richtig umgesetzt. Was soll ich tun?

Chatten Sie weiter und sagen Sie ihm, was geändert werden soll. Kommen Sie trotzdem nicht weiter, wenden Sie sich an unser Support-Team, wir helfen Ihnen bei der Einrichtung.

16. Ändert One meinen Ablauf von sich aus?

Nein. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf Speichern klicken.

17. Kann der Genehmigungsablauf jemanden benachrichtigen, zum Beispiel das Finanzteam, wenn eine große Ausgabe genehmigt wird?

Nein. Der Genehmigungsablauf kann Personen bitten, zu prüfen, zu genehmigen oder automatisch abzulehnen, warten und sich nach Bedingungen verzweigen, hat aber keinen Schritt, der jemanden nur benachrichtigt. Bitten Sie One darum, sagt es das und bietet stattdessen einen Prüfschritt an, bei dem die Person die Ausgabe genehmigen muss, statt nur informiert zu werden.

18. Was ist aus meinen Genehmigungsgruppen und „Genehmigungen und Smart Rules“ geworden?

Sie wurden in Ihren Genehmigungsablauf umgewandelt, damit Ausgaben weiterhin denselben Regeln folgen. Um sie anzusehen oder zu ändern, öffnen Sie Genehmigungsablauf oder fragen Sie One.