Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams, Admins und genehmigende Personen.
Wissen Sie, wohin das Geld Ihres Unternehmens fließt, ohne eine Tabelle zu bauen. Der Tab Bericht zeigt Ihnen die Summen nach Status, Kategorie, Mitarbeitenden, Team und Kostenstelle, die Ausgabenliste zeigt die Ausgaben dahinter, und One, unser KI-Assistent, beantwortet alles Weitere.
Was Sie brauchen: die Berechtigung, Ausgaben anzusehen. Sie sehen die Ausgaben, die diese Berechtigung abdeckt (Ihr Team, eine juristische Einheit oder das gesamte Unternehmen).
Die Berichtsseite
So gehen Sie vor
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und öffnen Sie dann den Tab Bericht.
- Wählen Sie den Zeitraum mit der Datumsauswahl oben rechts.
- Prüfen Sie zuerst den Filter Währung: Der Bericht zeigt jeweils eine Währung und startet möglicherweise nicht mit Ihrer. Wenn einige Ausgaben in einer anderen Währung sind, weist ein Hinweis darauf hin, dass sie herausgefiltert wurden: Ändern Sie den Filter Währung, um sie zu sehen.
- Grenzen Sie mit den anderen Filtern weiter ein: Juristische Einheit, Ausgabentyp, Mitarbeitende und Projekt.
- Um die Ausgaben hinter einem Widget zu sehen, klicken Sie auf dessen Titel. Die Ausgabenliste öffnet sich mit denselben Filtern.
Die Widgets zeigen ausstehende und genehmigte Summen, den Statustrichter, die Ausgaben nach Kategorie, Mitarbeitenden, Team und Kostenstelle sowie den monatlichen Verlauf (siehe FAQ 9).
Die Ausgabenliste
So gehen Sie vor
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Ausgaben.
- Filtern Sie nach Datum (Belegdatum, Erstellungsdatum, Berichtsdatum, Genehmigungsdatum), Status, Kategorie, Eigentümer und mehr.
- Blenden Sie Spalten ein oder aus und exportieren Sie das Ergebnis. Siehe Wie exportiere ich Ausgaben?.
One fragen
So gehen Sie vor
- Öffnen Sie One von überall in Factorial.
- Stellen Sie Ihre Frage in einfachen Worten, zum Beispiel „Zeige den Verlauf der Ausgaben der letzten 6 Monate nach Kostenstelle.“ One antwortet mit einer Tabelle oder einem Diagramm.
- Verfeinern Sie die Antwort mit einer Folgefrage, etwa „nur die juristische Einheit Madrid“.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Prüfen Sie den Trichter jede Woche. Geld, das bei Genehmigt hängt, wartet auf die Erstattung.
- Nutzen Sie den Verlauf vor Budgetrunden. Wählen Sie mindestens ein Quartal, damit das Diagramm genug Monate hat.
- Fragen Sie One bei einmaligen Fragen und nutzen Sie die Berichtsseite für die wöchentliche Routine.
Verwandte Artikel: Wie exportiere ich Ausgaben? · Wie schließe ich den Monat in Ausgaben ab? Eine Checkliste für die Finanzabteilung · Ausgaben in einer anderen Währung
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
„Der Verlauf erfordert einen längeren Zeitraum“.
Wählen Sie einen Zeitraum von mindestens einem Quartal oder klicken Sie auf Dieses Quartal ansehen.
Die Berichtsseite zeigt 0,00 oder die Summen wirken niedriger als erwartet.
- Einige Ausgaben sind in einer anderen Währung: Die Berichtsseite zeigt jeweils eine Währung, ändern Sie daher den Filter Währung.
- Sie sehen nur die Ausgaben, die Ihre Berechtigung abdeckt.
One sagt, es habe keine Ausgaben gefunden.
One liest nur die Ausgaben, die Sie sehen können. Prüfen Sie Zeitraum und Filter in Ihrer Frage oder fragen Sie einen Admin nach Ihrem Zugriff.
FAQ
1. Kann ich Ausgaben nach dem Zahlungsdatum filtern?
Nicht in der Liste und nicht auf der Berichtsseite. Fragen Sie One, zum Beispiel „welche Ausgaben wurden im Oktober bezahlt?“, oder fügen Sie einem erweiterten Export die Spalte Zahlungsdatum hinzu und filtern Sie in Ihrer Tabellenkalkulation danach.
2. Kann ich die Berichtsseite exportieren?
Nein. Exportieren Sie stattdessen die Ausgabenliste oder bitten Sie One um die Tabelle, die Sie brauchen.
3. Werden die Berichte in Echtzeit aktualisiert?
Die Berichtsseite liest Ihre Ausgaben bei jedem Öffnen und bei jeder Filteränderung neu ein. Laden Sie sie neu, um die aktuellsten Zahlen zu sehen.
4. Warum wird dieselbe Ausgabe in zwei Teams gezählt?
Bei Personen in mehr als einem Team zählen ihre Ausgaben in der Summe jedes Teams. Kostenstellen funktionieren anders: Dort wird die Ausgabe nach dem Prozentanteil der Person in jeder Kostenstelle aufgeteilt.
5. Ist eine „Spesenabrechnung“ dasselbe wie die Berichtsseite?
Nein. Eine Ausgabengruppe (manchmal Bericht genannt) ist eine Reihe von Ausgaben, die eine mitarbeitende Person gemeinsam einreicht, zum Beispiel eine Reise. Die Berichtsseite zeigt die Summen aller Ausgaben.
6. Welche Fragen beantwortet die Berichtsseite?
Wie viel auf Genehmigung wartet, wie viel genehmigt wurde und noch bezahlt werden muss und wohin das Geld fließt. Jede Summe wird mit dem Vorzeitraum verglichen.
7. Wann nutze ich die Ausgabenliste und welche Filter hat sie?
Nutzen Sie die Liste, wenn Sie die Ausgaben selbst brauchen, nicht Summen: jede Ausgabe mit Status, Betrag, Kategorie und Hinweisen. Filter: Belegdatum, Erstellungsdatum, Berichtsdatum, Genehmigungsdatum, Status, Kategorie, Unterkategorie, Währung, Eigentümer, juristische Einheit, Projekt, Hinweise und mehr. Sie können filtern, Spalten ein- oder ausblenden und das Ergebnis exportieren.
8. Was kann ich One zu Ausgaben fragen?
One liest die Ausgaben, die Sie sehen dürfen, und antwortet in Sekunden mit einer Tabelle oder einem Diagramm. Es ist der schnellste Weg, um zu beantworten, was die Berichtsseite nicht abdeckt, etwa einen Vergleich, ein Ranking oder einen frei gewählten Zeitraum. Zum Beispiel: „Zeige den Verlauf der Ausgaben der letzten 6 Monate nach Kostenstelle.“, „Welche 10 Mitarbeitenden haben dieses Jahr am meisten für Reisen ausgegeben?“, „Wie viel haben wir im 3. Quartal für Verpflegung ausgegeben, nach Team?“, „Welche Ausgaben wurden zwischen dem 1. und 15. Oktober bezahlt?“, „Wie viele Ausgaben warten auf meine Genehmigung?“
9. Was zeigt jedes Widget auf der Berichtsseite?
| Widget | Was es Ihnen sagt |
|---|---|
| Ausstehende Ausgaben | Wie viel auf Genehmigung wartet, erstattungsfähig und nicht, im Vergleich zum Vorzeitraum |
| Genehmigte Ausgaben | Wie viel genehmigt ist, erstattungsfähig und nicht, im Vergleich zum Vorzeitraum |
| Statustrichter der Ausgaben | Wie viele Ausgaben und wie viel Geld Ausstehend, Genehmigt, In der Gehaltsabrechnung, Zur Zahlung gesendet und Bezahlt sind |
| Ausgaben nach Kategorie | Wohin das Geld fließt: Reisen, Verpflegung, Hotels … |
| Ausgaben nach Mitarbeitenden | Wer am meisten ausgibt |
| Ausgaben nach Team | Ausgaben pro Team |
| Ausgaben nach Kostenstelle | Ausgaben pro Kostenstelle. Bei Personen in mehreren Kostenstellen werden sie nach ihrem Prozentanteil in jeder aufgeteilt |
| Verlauf der Gesamtausgaben | Ausgaben Monat für Monat (wählen Sie mindestens ein Quartal) |
10. Wie sehe ich Summen nach Mitarbeitenden, Kategorie oder Kostenstelle?
Öffnen Sie im Tab Bericht Ausgaben nach Mitarbeitenden, Ausgaben nach Kategorie oder Ausgaben nach Kostenstelle. Jedes zeigt die Summe für den gewählten Zeitraum und die gewählten Filter. Klicken Sie auf den Titel eines Widgets, um die Ausgaben dahinter zu sehen, oder fragen Sie One, zum Beispiel „Gesamtausgaben nach Mitarbeitenden in diesem Quartal.“
11. Kann ich automatisch jede Woche oder jeden Monat einen Ausgabenbericht erhalten?
Nein. Berichte und Exporte werden manuell gestartet. Öffnen Sie den Tab Bericht oder fragen Sie One, wann immer Sie die aktuellsten Zahlen brauchen.