Die Berechtigungen für Spesenabrechnungen ermöglichen es Personal- und Finanzabteilungen, festzulegen, wer Spesenabrechnungen im System erstellen, einsehen, genehmigen oder verwalten darf. Mit diesen Berechtigungen stellen Sie sicher, dass sensible Finanzinformationen sicher verarbeitet werden, Genehmigungen den Unternehmensrichtlinien entsprechen und Mitarbeiter ihre Spesen korrekt und pünktlich erhalten. Dieser Artikel erläutert die verschiedenen verfügbaren Berechtigungen und deren effektive Zuweisung.
Damit die Spesenberechtigungen gelten, müssen die Mitarbeiter der entsprechenden Berechtigungsgruppe zugeordnet sein.
So richten Sie Ihre Ausgabenberechtigungen ein
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
- Klicken Sie auf Berechtigungen
- Wählen Sie den Abschnitt „Ausgaben“ aus.
- Berechtigungen aktivieren oder deaktivieren
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ .
Bei einigen Berechtigungen können Sie den spezifischen Umfang einer Berechtigung festlegen: Sie entscheiden, bei wem ein Benutzer die Aktion ausführen darf .
- Für sich selbst: Nur auf ihrem eigenen Profil/ihren eigenen Daten.
- Für direkte und indirekte Untergebene: Für Mitarbeiter, die ihnen direkt oder über eine Hierarchie unterstellt sind.
- Für Personen in Teams, die sie leiten: Nur für Mitglieder von Teams, die sie managen.
- Für Personen innerhalb ihrer juristischen Person: Alle Personen in ihrer Abteilung, Niederlassung oder Unternehmenseinheit.
- Für das gesamte Unternehmen: Für alle Mitarbeiter der Organisation.
Spesenabrechnungsgenehmigungen
-
Neue Ausgaben im Namen einer anderen Person hinzufügen
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, regelmäßige Ausgaben und Kilometergeld für andere Mitarbeiter zu erstellen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Ausgaben anzuzeigen und herunterzuladen.
-
Kann auf die Ausgabeneinstellungen zugreifen
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, den Bereich „Spesenabrechnung“ einzusehen und zu verwalten. Sie können Genehmigungsgruppen und -prozesse festlegen, Spesenformulare anpassen und Funktionen für die Spesen-App aktivieren.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Ausgaben anzuzeigen und herunterzuladen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit der Genehmigungsprozess für Ausgaben zurückgesetzt werden kann.
-
Kann Karten verwalten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, alle Karten zu verwalten.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit diese Funktionen funktionieren:
- Eine Factorial stornieren
- Ändern Sie das Budget und die Limits einer Factorial .
- Ändern Sie den Alias einer Factorial
- Ändern Sie die Telefonnummer eines Karteninhabers
- Erstelle eine Factorial
- Deaktivierung einer Factorial
- Eine Factorial Karte reaktivieren
Finanzberechtigungen prüfen > Bankberechtigungen
Der Benutzer muss die Berechtigung zum Anzeigen von Karten → Prüfen der Finanzberechtigungen > Bankberechtigungen besitzen.
-
Kann Ausgaben erstatten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Ausgaben per SEPA-Datei oder über die Gehaltsabrechnung zu erstatten.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Ausgaben anzuzeigen und herunterzuladen.
-
Kann Karten anfordern
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, selbstständig Einwegkarten anzufordern.
-
Transaktionen einsehen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, alle Transaktionen einzusehen.
-
Ausgaben können als bezahlt markiert werden
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, den Status „Bezahlt“ für Ausgaben zu verwalten.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Ausgaben anzuzeigen und herunterzuladen.
-
Globaler Genehmiger für Ausgaben
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, eine Ausgabe vollständig zu verwalten und dabei den geltenden Genehmigungsprozess zu umgehen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Ausgaben anzuzeigen und herunterzuladen.
-
Ausgaben verwalten
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Ausgaben über Integrationen zu verwalten.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Ausgaben anzuzeigen und herunterzuladen.
Wenn ein Benutzer keine Ausgaben einreichen oder melden kann, liegt das in der Regel nicht an fehlenden Berechtigungen, sondern daran, dass er nicht direkt im Ausgabenmodul hinzugefügt wurde. Selbst nach der Zuweisung der korrekten Berechtigungen muss der Manager den Benutzer unter „Ausgaben“ → „Spesen“ → „Benutzer hinzufügen“ anlegen . Anschließend kann der Benutzer problemlos Spesenabrechnungen einreichen.
-
Ausgabengenehmigungsprozess zurücksetzen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, den gesamten Genehmigungsprozess für ausstehende, genehmigte oder abgelehnte Ausgaben zurückzusetzen.
Der Benutzer muss die Berechtigung dazu haben
- Ausgaben können angezeigt und heruntergeladen werden.
- Ausgabengenehmigungsprozess zurücksetzen
-
Siehe die juristische Person des Mitarbeiters
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die juristische Person des Mitarbeiters einzusehen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung für Kann die Mitarbeiter einer juristischen Person sehen, die arbeiten → Unternehmensberechtigungen prüfen.
-
Abgelehnte manuelle Ausgaben können gelöscht werden.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, manuell eingereichte und anschließend abgelehnte Spesenabrechnungen endgültig zu löschen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Ausgaben anzuzeigen und herunterzuladen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
-
Ausgaben mit dem Status „Ausstehend“ können bearbeitet werden.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, eingereichte, aber noch nicht genehmigte Spesenabrechnungen zu ändern.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Ausgaben anzuzeigen und herunterzuladen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
-
Ausgaben können angezeigt und heruntergeladen werden.
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die Registerkarte „Ausgaben“ einzusehen und Ausgaben als Datei (z. B. CSV oder Excel) für Berichte, Analysen oder die Buchhaltung zu exportieren.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit diese Funktionen funktionieren:
- Neue Ausgaben im Namen einer anderen Person hinzufügen
- Kann auf die Ausgabeneinstellungen zugreifen
- Kann Ausgaben erstatten
- Ausgaben können als bezahlt markiert werden
- Globaler Genehmiger für Ausgaben
- Ausgaben verwalten
- Ausgabengenehmigungsprozess zurücksetzen
- Abgelehnte manuelle Ausgaben können gelöscht werden.
- Ausgaben mit dem Status „Ausstehend“ können bearbeitet werden.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.