Les autorisations de gestion des dépenses permettent aux équipes RH et finance de contrôler qui peut créer, consulter, approuver ou gérer les notes de frais au sein du système. Grâce à ces autorisations, vous pouvez garantir la sécurité des informations financières sensibles, le respect de la politique de l'entreprise lors des approbations et le remboursement précis et ponctuel des employés. Cet article explique les différentes autorisations disponibles et comment les attribuer efficacement.
Pour que les autorisations relatives aux dépenses s'appliquent, les employés doivent être affectés au groupe d'autorisations correspondant.
Comment configurer vos autorisations de dépenses
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Cliquez sur Autorisations
- Sélectionnez la section Dépenses
- Activer ou désactiver les autorisations
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Certaines autorisations vous permettent de choisir la portée spécifique d'une autorisation : décider qui un utilisateur est autorisé à effectuer l'action sur .
- Pour eux-mêmes : Uniquement sur leur propre profil/données.
- Pour les subordonnés directs et indirects : concernant les employés qui leur sont rattachés, directement ou par l’intermédiaire d’une hiérarchie.
- Pour les personnes faisant partie des équipes qu'ils dirigent : Uniquement pour les membres des équipes qu'ils gèrent.
- Pour les personnes faisant partie de leur entité juridique : Toute personne appartenant à leur département, succursale ou entreprise.
- Pour l'ensemble de l'entreprise : Pour tous les employés de l'organisation.
autorisations de dépenses
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Ajouter de nouvelles dépenses pour le compte d'une autre personne
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de créer des notes de frais et des indemnités kilométriques pour d'autres employés.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter et de télécharger les « Dépenses ».
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Accès aux paramètres de dépenses
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe concerné de consulter et de gérer la section « Paramètres des notes de frais ». Ils pourront définir des groupes et des flux d'approbation, personnaliser les formulaires de notes de frais et activer des fonctionnalités pour l'application Notes de frais.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter et de télécharger les « Dépenses ».
Activez cette autorisation pour que la réinitialisation du flux d'approbation des dépenses fonctionne.
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Peut gérer les cartes
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de gérer toutes les cartes.
Activez cette autorisation pour que ces fonctionnalités fonctionnent :
- Annuler une carte Factorial
- Modifier le budget et les limites d'une carte Factorial
- Modifier l'alias d'une carte Factorial
- Modifier le numéro de téléphone du titulaire de la carte
- Créer une carte Factorial
- Désactiver une carte Factorial
- Réactiver une carte Factorial
Vérifier les autorisations financières > Autorisations bancaires
L'utilisateur doit disposer de l'autorisation « Voir les cartes » → Vérifier les autorisations financières > Autorisations bancaires
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Peut rembourser les frais
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de se faire rembourser leurs frais par virement SEPA ou par paie.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter et de télécharger les « Dépenses ».
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Peut demander des cartes
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de demander eux-mêmes des cartes à usage unique.
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Je peux voir les transactions
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de voir toutes les transactions.
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Possibilité de définir les dépenses comme payées
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de gérer le statut « Payé » des dépenses.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter et de télécharger les « Dépenses ».
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Approbateur global des dépenses
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de gérer intégralement une dépense en passant outre le processus d'approbation applicable.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter et de télécharger les « Dépenses ».
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Gérer les dépenses
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de gérer les dépenses via des intégrations.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter et de télécharger les « Dépenses ».
Lorsqu'un utilisateur ne parvient pas à soumettre ou à déclarer ses dépenses, ce n'est généralement pas dû à un problème d'autorisations, mais plutôt au fait qu'il n'a pas été ajouté directement au module Dépenses. Même après avoir attribué les autorisations nécessaires, le responsable doit également se rendre dans Dépenses → Dépenses → Ajouter un utilisateur et y ajouter l'utilisateur. Une fois cette étape effectuée, l'utilisateur pourra soumettre ses notes de frais sans problème.
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Réinitialiser le flux d'approbation des dépenses
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de réinitialiser l'ensemble du processus d'approbation des dépenses en attente, approuvées ou rejetées.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de
- Possibilité de consulter et de télécharger les « Dépenses »
- Réinitialiser le flux d'approbation des dépenses
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Voir l'entité juridique de l'employé
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de voir l'entité juridique de l'employé.
Activez cette autorisation pour pouvoir voir les employés d'une entité juridique au travail → Vérifier les autorisations de l'entreprise.
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Suppression possible des dépenses manuelles rejetées
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de supprimer définitivement les notes de frais qui ont été soumises manuellement et rejetées par la suite.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter et de télécharger les « Dépenses ».
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Il est possible de modifier les dépenses en attente.
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de modifier les notes de frais qui ont été soumises mais pas encore approuvées.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter et de télécharger les « Dépenses ».
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Possibilité de consulter et de télécharger les « Dépenses »
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations spécifique de voir l'onglet des dépenses et d'exporter les dépenses sous forme de fichier (comme CSV ou Excel) à des fins de reporting, d'analyse ou d'archivage.
Activez cette autorisation pour que ces fonctionnalités fonctionnent :
- Ajouter de nouvelles dépenses pour le compte d'une autre personne
- Accès aux paramètres de dépenses
- Peut rembourser les frais
- Possibilité de définir les dépenses comme payées
- Approbateur global des dépenses
- Gérer les dépenses
- Réinitialiser le flux d'approbation des dépenses
- Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées
- Il est possible de modifier les dépenses en attente.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.