Schnelle Antworten auf die Fragen, die Mitarbeitende am häufigsten zum Erfassen von Ausgaben in Factorial stellen, vom Erstellen bis zur Erstattung. Jede Antwort verweist auf den vollständigen Artikel, wenn Sie die Schritte brauchen.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Ich finde die Schaltfläche Neue Ausgabe nicht.
Wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt, müssen Sie als Ausgaben-Nutzer hinzugefügt werden; andernfalls brauchen Sie die Berechtigung zum Erstellen von Ausgaben. Fragen Sie Ihre HR- oder Finanzadministration. Siehe Warum sehe ich Ausgaben oder die Schaltfläche „Neue Ausgabe“ nicht?.

Factorial hat den Beleg falsch gelesen.
Korrigieren Sie die Felder im Entwurf vor dem Senden. Alles, was es ausfüllt, kann bearbeitet werden. Siehe Warum wird mein Beleg nicht hochgeladen oder wurde falsch gelesen?.

Ich kann nicht senden: „Zur Genehmigung senden nicht möglich“.
Ein Pflichtfeld fehlt, oft der Beleg. Die Meldung listet auf, was fehlt.

Ich habe mit meiner Factorial-Karte bezahlt, aber es gibt keine Ausgabe.
Kartenausgaben erscheinen als Entwürfe, sobald die Zahlung durchgeht. Wenn es überhaupt keine Zahlung gibt, wurde die Kartenzahlung wahrscheinlich abgelehnt: Sie erhalten dann eine Benachrichtigung „Zahlung bei [Händler] abgelehnt“. Bitten Sie Ihre Administration, Ihre Karte zu prüfen. Siehe Eine Kartenzahlung fehlt in Factorial. Wo ist sie?.

FAQ

1. Wie erfasse ich am schnellsten eine Ausgabe oder füge eine bereits bezahlte hinzu?

Beginnen Sie mit dem Beleg: In der mobilen App gehen Sie zu Ausgaben > Hinzufügen > Reguläre Ausgabe; im Web zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben > Neue Ausgabe > Reguläre Ausgabe. Laden Sie den Beleg hoch oder fotografieren Sie ihn, prüfen Sie die von Factorial ausgefüllten Angaben und klicken Sie auf Zur Genehmigung senden. Siehe Wie erstelle ich eine Ausgabe?.

2. Ich habe mehrere Belege. Erstelle ich sie einzeln?

Nein. Wählen Sie Belege hochladen, und One, unser KI-Assistent, erstellt pro Beleg eine Ausgabe. Siehe Wie reiche ich Ausgaben ein, indem ich Belege an One sende?.

3. Welche Arten von Ausgaben kann ich erfassen?

Reguläre Ausgabe (ein Beleg oder eine Rechnung), Kilometerpauschale (mit dem eigenen Fahrzeug beruflich fahren, berechnet mit dem Satz Ihres Unternehmens) und Tagespauschale (eine tägliche Reisepauschale). Ihr Unternehmen entscheidet, welche aktiviert sind. Siehe Wie rechne ich Kilometergeld ab? und Wie rechne ich Tagespauschalen ab?.

4. Brauche ich einen Beleg?

Bei regulären Ausgaben ja, standardmäßig: Sie können die Ausgabe nicht ohne Beleg senden (ein Administrator kann ihn optional machen, wenn Ihr Tarif die Anpassung des Formulars erlaubt). Kilometerpauschale und Tagespauschale brauchen keinen Belegscan. Siehe Ausgaben ohne Beleg.

5. Ich habe den Beleg verloren. Was nun?

Bitten Sie den Händler um eine Kopie oder laden Sie die Rechnung aus Ihrer Buchung oder Ihrem Konto herunter. Wenn das nicht geht, fragen Sie Ihre Finanzabteilung, welchen Nachweis sie akzeptiert. Siehe Ausgaben ohne Beleg.

6. Welche Dateien kann ich hochladen?

PDF, PNG, JPG oder JPEG. iPhone-Fotos (HEIC) werden für Sie umgewandelt. Siehe Warum wird mein Beleg nicht hochgeladen oder wurde falsch gelesen?.

7. Kann ich eine bereits gesendete Ausgabe bearbeiten?

Solange sie Ausstehend ist, ja: Öffnen Sie sie, klicken Sie auf Als Entwurf zurücksetzen und bestätigen Sie mit Zurücksetzen, bearbeiten Sie sie und klicken Sie auf Zur Genehmigung senden. Wenn eine prüfende Person Änderungen angefordert hat, bearbeiten Sie sie und senden Sie sie erneut; sobald sie genehmigt, abgelehnt oder bezahlt ist, geht das nicht mehr. Siehe Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück?.

8. Meine Ausgabe wurde abgelehnt. Wie reiche ich sie erneut ein?

Eine abgelehnte Ausgabe können Sie nicht selbst erneut senden. Lesen Sie den Grund an der Ausgabe und erstellen Sie dann eine neue Ausgabe mit den Korrekturen. Wenn die Ablehnung ein Fehler war, bitten Sie jemanden mit der Berechtigung (Ihre Administration oder die Finanzabteilung), ihren Genehmigungsablauf zurückzusetzen: Sie geht zurück auf Ausstehend. Siehe Wie korrigiere ich eine zurückgesendete oder abgelehnte Ausgabe?.

9. Ich habe dieselbe Ausgabe zweimal erstellt.

Löschen Sie die Kopie, solange sie ein Entwurf ist. Wenn beide gesendet wurden, ziehen Sie eine mit Als Entwurf zurücksetzen zurück und löschen Sie sie. Siehe Wie gehe ich mit doppelten Ausgaben um?.

10. Ich kann meinen Kilometer- oder Tagespauschalsatz nicht auswählen.

Sätze werden von Ihrem Unternehmen zugewiesen, nach Rechtseinheit oder an bestimmte Personen. Bitten Sie Ihre Administration, Sie zum richtigen Satz hinzuzufügen. Siehe Wie richte ich Kilometer- und Tagespauschalsätze ein?.

11. Der Beleg ist in einer anderen Währung. Was gebe ich ein?

Geben Sie den auf dem Beleg angegebenen Betrag und die Währung ein. Factorial rechnet ihn mit dem Wechselkurs des Belegdatums in die Währung um, in der Sie erstattet werden. Siehe Wie bekomme ich die Beträge einer Ausgabe richtig hin?.

12. Wann bekomme ich mein Geld zurück?

Nach der Genehmigung erstattet Ihre Finanzabteilung sie mit Ihrer Gehaltsabrechnung (In der Lohnabrechnung), per Banküberweisung (Zur Zahlung gesendet) oder markiert sie als Bezahlt. Fragen Sie dort nach dem Zeitplan. Siehe Ausgabenstatus und Warnungen.

13. Welche Benachrichtigungen erhalte ich?

Zum Beispiel, wenn eine Ausgabe genehmigt, abgelehnt oder zur Änderung zurückgesendet wird („Ausgabe geprüft“), wenn Entwürfe auf Sie warten („Ausgaben im Entwurf“) und wenn jemand eine Ausgabe für Sie erfasst. Sie können jede in Ihren Benachrichtigungseinstellungen ein- oder ausschalten. Siehe Wie richte ich Benachrichtigungen und Warnungen zu Ausgaben ein?.

14. Wer kann meine Ausgaben sehen?

Sie, die Personen, die sie prüfen, und die Personen, denen Ihr Unternehmen die Berechtigung gibt, Ausgaben zu sehen (zum Beispiel Ihre Finanzabteilung).

15. Warum wurde meine Ausgabe abgelehnt?

Öffnen Sie die Ausgabe: Der Grund Ihrer genehmigenden Person steht oben. Einen Grund anzugeben ist optional; wenn keiner da ist, fragen Sie Ihre genehmigende Person, zum Beispiel in einem Kommentar. Siehe Wie korrigiere ich eine zurückgesendete oder abgelehnte Ausgabe?.

16. Wer genehmigt meine Ausgabe als Nächstes?

Öffnen Sie die ausstehende Ausgabe: Ihr Genehmigungsverlauf zeigt die bereits erledigten Schritte und auf wen sie jetzt wartet. Sie können auch One, unseren KI-Assistenten, fragen, zum Beispiel „Wer muss meine Taxi-Ausgabe als Nächstes genehmigen?“. Siehe Warum hängt eine Ausgabe auf Ausstehend fest oder hat die falsche genehmigende Person?.

17. Kann ich vor einer Reise einen Barvorschuss bekommen?

Nein. Ausgaben kennt keine Barvorschüsse: Sie bezahlen, erfassen die Ausgabe und bekommen sie nach der Genehmigung erstattet. Siehe Ausgaben im Überblick: was es für Ihr Unternehmen leistet.

18. Wie mache ich eine Spesenabrechnung für eine Reise?

Erstellen Sie eine Ausgabengruppe für die Reise, fügen Sie die Kosten hinzu (Belege, Kilometer, Tagespauschalen) und senden Sie sie in einem Zug zur Genehmigung. Siehe Wie gruppiere ich Ausgaben einer Reise?.

19. Was gebe ich ein, wenn ich auf einer Dienstreise übernachtet habe?

Erfassen Sie das Hotel als Reguläre Ausgabe mit der Rechnung. Für eine tägliche Reisepauschale nutzen Sie Tagespauschale, wenn Ihr Unternehmen sie aktiviert hat. Siehe Wie rechne ich Tagespauschalen ab?.

20. Wie lade ich medizinische Ausgaben hoch?

Erfassen Sie sie wie jede andere Ausgabe: Reguläre Ausgabe, mit angehängtem Beleg. Ob Ihr Unternehmen medizinische Kosten erstattet, entscheidet Ihr Unternehmen, fragen Sie daher Ihre Finanzabteilung.