Als genehmigende Person entscheiden Sie, was mit jeder Ausgabe Ihres Teams passiert: genehmigen, zurücksenden, damit die Mitarbeitenden sie korrigieren, oder ablehnen. Klare Entscheidungen mit kurzer Begründung bedeuten weniger Rückfragen, weniger erneute Einreichungen und schnellere Erstattungen.

Über eine Ausgabe entscheiden

Übersicht

Sie entscheiden über ausstehende Ausgaben, die auf Ihren Schritt im Genehmigungsablauf warten. Änderungen anfordern ist der Weg, eine Ausgabe zurückzusenden. Bei Ausgabenprüfungen ist die Empfehlung von One (etwa „Genehmigung empfohlen“) ein Rat: Sie entscheiden.

So geht's

1. Öffnen Sie die Ausgabe über Ihren Posteingang oder Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden (siehe Wie finde ich die Ausgaben, die ich genehmigen muss?).
2. Prüfen Sie Beleg, Betrag, Datum, Kategorie, Projekt und Warnungen wie Nicht richtlinienkonform (und Duplikat, wenn Sie alle Unternehmensausgaben sehen können).
3. Decide:
   • Genehmigen Sie, wenn alles stimmt und Ihrer Richtlinie entspricht: Klicken Sie auf Genehmigen. Sie sehen „Erfolgreich genehmigt.“
     

     

   • Fordern Sie Änderungen an, wenn etwas fehlt oder falsch ist, die Ausgabe an sich aber in Ordnung ist (ein unscharfer Beleg, die falsche Kategorie, ein fehlendes Projekt oder fehlende Teilnehmende): Klicken Sie auf den Pfeil neben Genehmigen, wählen Sie Änderungen anfordern, schreiben Sie, was zu korrigieren ist, und klicken Sie auf Änderungen anfordern.
     

     

   • Reject only when the company shouldn't pay it at all (it's personal, a duplicate, or clearly against your policy): click the arrow, choose Reject, explain why under Rejection reasons and click Reject. You'll see “Rejected successfully.”
     

     

      

Schneller aus dem Posteingang: Fahren Sie in der Liste mit der Maus über eine Anfrage und klicken Sie auf Genehmigen (oder Ablehnen), ohne sie zu öffnen.

Mehrere auf einmal: Filtern Sie unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden nach Ausstehende Genehmigungen > Meine, markieren Sie die Ausgaben und klicken Sie in der Leiste unten auf Genehmigen (oder Ablehnen). Die Genehmigung gilt sofort, ohne Bestätigung.

Für den gesamten Ablauf genehmigen (Globale Genehmigung)

Mit der Berechtigung Globale Genehmigung für Ausgaben (meist das Finanzteam) können Sie jede ausstehende Ausgabe genehmigen, auch wenn Sie nicht an der Reihe sind, zum Beispiel wenn die genehmigende Person abwesend ist. Öffnen Sie die Ausgabe, klicken Sie auf Globale Genehmigung (im Dropdown Genehmigen, wenn Sie auch an der Reihe sind) und bestätigen Sie. Dadurch werden alle anderen Genehmigungsschritte übersprungen.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Die Schaltfläche „Genehmigen“ ist ausgegraut.
Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, beginnt die Genehmigung, sobald die Prüfungen abgeschlossen sind, spätestens 1 Stunde nach dem Senden der Ausgabe. Laden Sie die Seite später neu.

Ich kann eine Ausgabe nicht genehmigen und sehe eine Meldung zu einem Problem.
Factorial prüft die Ausgabe beim Genehmigen erneut, mit denselben Regeln wie beim Senden. Wenn etwas nicht mehr passt (zum Beispiel ist der erstattungsfähige Betrag höher als der Belegbetrag), wird die Genehmigung abgelehnt. Klicken Sie auf Änderungen anfordern, damit die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das korrigieren kann.

Ich habe eine Ausgabe genehmigt (oder abgelehnt), aber sie steht noch auf „Ausstehend“.
Es kann einige Sekunden dauern, bis der neue Status angezeigt wird. Warten Sie einen Moment oder laden Sie die Seite neu: Im Genehmigungsverlauf steht Ihr Schritt bereits als Abgeschlossen.

Ich sehe „Genehmigen“, „Ablehnen“ oder „Änderungen anfordern“ nicht.
Die Ausgabe wartet nicht auf Sie: Sie wartet auf eine andere genehmigende Person, wurde bereits entschieden oder liegt wieder bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter. Der Status zeigt, welcher Fall vorliegt.

„Die Ausgabe konnte nicht genehmigt werden. Laden Sie die Seite neu, um den aktuellen Status zu sehen.“
Jemand anderes hat bereits entschieden oder der Status hat sich geändert, während Sie die Ausgabe geöffnet hatten. Laden Sie die Seite neu.

Ich kann nicht nur eine Ausgabe aus einer Gruppe zurücksenden.
Auf der Gruppenseite genehmigen oder lehnen Sie die ganze Gruppe ab. Um eine einzelne Ausgabe zurückzusenden, öffnen Sie sie aus der Gruppe und klicken dort auf Änderungen anfordern.

Einige Ausgaben wurden nicht genehmigt, als ich mehrere auf einmal genehmigt habe.
Wenn Sie einige der ausgewählten Ausgaben nicht genehmigen können (zum Beispiel, weil sie auf jemand anderen warten), genehmigt Factorial die übrigen und teilt Ihnen mit, welche es übersprungen hat.

FAQ

1. Ist ein Grund erforderlich, wenn ich ablehne oder Änderungen anfordere?

Auf dem Bildschirm ist er optional, geben Sie aber immer einen an, zum Beispiel „Bitte fügen Sie die detaillierte Rechnung mit MwSt. hinzu.“ Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sieht ihn in den Details der Ausgabe, kann nur korrigieren, was sie oder er kennt, und Sie sparen sich Rückfragen. Über One ist ein Grund erforderlich: One fragt danach, wenn Sie keinen angeben.

2. Wo erscheint mein Grund, nachdem ich Änderungen angefordert habe?

Nach dem Klick auf Änderungen anfordern sehen Sie „Änderungen erfolgreich angefordert“ und Ihr Grund erscheint oben in der Ausgabe. Unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden fragt ein Fenster Änderungen anfordern vor der Bestätigung nach dem Grund.

3. Was passiert, nachdem ich Änderungen angefordert habe?

Die Ausgabe geht mit Ihrem Grund als Änderungen angefordert an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zurück. Sobald sie oder er sie korrigiert und auf Zur Genehmigung senden klickt, kommt sie als Ausstehend wieder zu Ihnen.

4. Was passiert, nachdem ich eine Ausgabe genehmigt habe?

Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wird benachrichtigt und die Ausgabe kann nicht mehr bearbeitet werden. Wenn der Ablauf einen weiteren Schritt hat, erhält die nächste genehmigende Person die Anfrage. Waren Sie die letzte Person, wird die Ausgabe Genehmigt und Ihr Finanzteam erstattet sie (siehe Wie erstatte ich Ausgaben über die Lohnabrechnung?, Wie erstatte ich Ausgaben per SEPA-Datei? und Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache es rückgängig?).

5. Was passiert, nachdem ich eine Ausgabe abgelehnt habe?

Eine Ablehnung beendet die Genehmigung. Die Ausgabe wird Abgelehnt, die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wird mit Ihrem Grund benachrichtigt und kann eine abgelehnte Ausgabe nicht bearbeiten. Versehentlich abgelehnt? Siehe Wie korrigiere ich eine zurückgesendete oder abgelehnte Ausgabe?.

6. Eine Ausgabe hat die Warnung „Nicht richtlinienkonform“. Kann ich sie trotzdem genehmigen?

Ja. Warnungen und Ausgabenprüfungen hindern Sie nie daran, zu entscheiden. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, damit die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter und die Finanzabteilung den Grund verstehen.

7. Kann ich eine Genehmigung oder eine Ablehnung rückgängig machen?

Nicht selbst. Wer die Berechtigung hat, den Genehmigungsablauf zurückzusetzen (meist Admins oder die Finanzabteilung), kann die Ausgabe im ersten Schritt des Ablaufs wieder auf Ausstehend setzen. Siehe Wie korrigiere ich eine zurückgesendete oder abgelehnte Ausgabe?.

8. Kann ich eine Ausgabe beim Genehmigen als bezahlt markieren?

Standardmäßig nicht. Die Zahlung ist ein eigener Schritt mit eigener Berechtigung, die meist die Finanzabteilung hat. Ihr Admin kann sie Ihnen geben. Siehe Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache es rückgängig?.

9. Muss ich genehmigen, wenn ich die Ausgabe selbst eingereicht habe?

Nein. Wenn Sie für Ihre eigene Ausgabe genehmigende Person eines Schritts sind, wird dieser Schritt automatisch genehmigt. Dasselbe gilt, wenn Sie bereits einen früheren Schritt derselben Ausgabe genehmigt haben und wenn Sie eine Ausgabe im Namen einer Person hinzufügen, deren genehmigende Person Sie sind.