Dieser Artikel richtet sich an: genehmigende Personen.
Ausgaben erreichen Sie auf zwei Wegen: durch eine Zahlung mit einer Factorial-Karte oder manuell hinzugefügt von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, die oder der mit eigenem Geld bezahlt hat (eine manuelle, selbst ausgelegte Ausgabe). Sie genehmigen beide gleich, prüfen aber Unterschiedliches, damit Sie schneller prüfen und nur erstatten, was erstattet werden soll.
Kartenausgaben und selbst ausgelegte Ausgaben
Übersicht
| Kartenausgabe | Selbst ausgelegte Ausgabe | |
|---|---|---|
| Wer bezahlt hat | Das Unternehmen, mit einer Factorial-Karte | Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, mit eigenem Geld |
| Wie sie entsteht | Automatisch als Entwurf, wenn die Karte genutzt wird. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter fügt den Beleg hinzu und sendet sie. | Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter erstellt sie im Web oder in der App. |
| An die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter erstattet? | Nein, es gibt nichts zu erstatten | Ja, sobald sie genehmigt ist |
| Kontrollen vor der Zahlung | Die Limits und Einschränkungen der Karte gelten, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bezahlt | Keine: Die Prüfungen erfolgen, nachdem die Ausgabe gesendet wurde |
| Was Sie hauptsächlich prüfen | Der Beleg ist vorhanden und der Einkauf war beruflich | Der Beleg, der zu erstattende Betrag, die Kategorie und die Richtlinie |
Beide folgen dem Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens, und beide werden von den Ausgabenprüfungen geprüft, falls Ihr Unternehmen sie nutzt.
So geht's
Eine Kartenausgabe prüfen
- Open the expense. Card expenses have a Transaction row: click View details to see the card payment they come from. Their total reimbursement is £0.00, because the company already paid.
- Prüfen Sie, dass der Beleg angehängt und lesbar ist und dass der Einkauf beruflich war.
- Genehmigen Sie die Ausgabe, fordern Sie Änderungen an oder lehnen Sie sie ab (siehe Wie genehmige, lehne ich ab oder sende ich eine Ausgabe zurück?). Nach der Genehmigung ist nichts zu erstatten.
Eine selbst ausgelegte Ausgabe prüfen
- Öffnen Sie die Ausgabe.
- Prüfen Sie den Beleg und ob der Erstattungsfähige Betrag (was erstattet wird) stimmt. Er darf nicht höher sein als der Belegbetrag.
- Prüfen Sie Kategorie, Projekt oder Kostenstelle und eventuelle Warnungen.
- Genehmigen Sie die Ausgabe, fordern Sie Änderungen an oder lehnen Sie sie ab. Nach der Genehmigung erstattet Ihr Finanzteam sie über die Lohnabrechnung, per SEPA-Überweisungsdatei oder indem es sie als bezahlt markiert (siehe Wie erstatte ich Ausgaben über die Lohnabrechnung?).
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Prüfen Sie Kartenausgaben schnell. Das Geld ist bereits ausgegeben, und ein fehlender Beleg lässt sich leichter beschaffen, solange der Einkauf frisch ist.
- Nehmen Sie sich für selbst ausgelegte Ausgaben mehr Zeit. Sie werden zu echten Auszahlungen.
- Nutzen Sie bei einem fehlenden Beleg „Änderungen anfordern“, nicht „Ablehnen“. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter kann ihn hinzufügen und die Ausgabe erneut senden.
- Mitarbeitende mit Entwurfsausgaben, auch Kartenausgaben, die auf einen Beleg warten, erhalten montagmorgens eine Erinnerung.
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Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Eine Kartenausgabe hat keinen Beleg.
Nutzen Sie Änderungen anfordern und bitten Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, ihn hinzuzufügen. Danach kann sie oder er die Ausgabe erneut senden.
Bei einer genehmigten Kartenausgabe sehe ich „Erstatten“ nicht.
Das ist normal: Kartenausgaben bezahlt das Unternehmen, daher gibt es nichts an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zu erstatten.
FAQ
1. Muss ich Kartenausgaben prüfen, wenn die Karte bereits Limits hat?
Ja, aber die Prüfung ist leichter. Kartenlimits steuern, wo und wie viel die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ausgeben darf, nicht aber, ob jeder Einkauf beruflich war oder einen gültigen Beleg hat.
2. Was passiert, wenn ich eine Kartenausgabe ablehne?
Die Ausgabe wird Abgelehnt, aber die Zahlung wurde bereits mit Unternehmensgeld geleistet. Factorial holt sie nicht automatisch zurück: Vereinbaren Sie mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, wie sie oder er sie zurückzahlt.
3. Kann eine selbst ausgelegte Ausgabe mit mehr als dem Belegbetrag erstattet werden?
Nein. Der Erstattungsfähige Betrag darf nicht höher sein als der Belegbetrag. Bei einem Beleg in einer anderen Währung setzt der zum Belegdatum (Dokumentdatum) umgerechnete Betrag die Grenze, mit einer Marge von bis zu 5 % für Bankgebühren. Siehe Ausgaben in einer anderen Währung.