Kategorien zeigen, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt, und bestimmen, auf welches Sachkonto jede Ausgabe in Ihrer Buchhaltung gebucht wird. Richten Sie sie einmal ein, und jede Ausgabe erhält das Sachkonto, das Ihr Finanzteam braucht – so gibt es am Monatsende weniger Umbuchungen.

Kategorien und Unterkategorien

Übersicht

• Factorial enthält eine feste Liste von Kategorien, die alle Unternehmen gemeinsam nutzen: Unterkunft, Fluggesellschaften, Autovermietungen, Kraftstoff, Internet, Wäscherei, Verpflegung, Büromaterial, Sonstiges, Parken, Pass-/Visagebühren, Telefon, Private Transportmittel, Öffentliche Verkehrsmittel, Bahnreisen, Erfrischungen, Abonnements, Taxis, Mautgebühren, Weiterbildung, Transport, Kilometerpauschale und Tagespauschale.
• Sie können keine Kategorien erstellen, aber Sie können sie umbenennen, deaktivieren und eigene Unterkategorien hinzufügen (zum Beispiel Verpflegung > Kundenessen). Kategorien sind für das gesamte Unternehmen gleich; nur ihre Sachkonten unterscheiden sich je Rechtseinheit.

Sie benötigen die Berechtigung zum Verwalten der Kategorieeinstellungen und die Berechtigung zum Verwalten von Sachkonten, um diese zuzuweisen.

So geht's

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung und klicken Sie unter Kontozuweisungen auf Kategorien.
2. Um eine Unterkategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Unterkategorie hinzufügen (oder auf Unterkategorie hinzufügen im Menü ⋯ einer Kategorie).
3. Geben Sie den Namen der Unterkategorie ein.
4. Wählen Sie unter Übergeordnete Kategorie auswählen die Kategorie, zu der sie gehört.
5. Wählen Sie unter Sachkonto das Konto für jede Rechtseinheit (optional).
6. Klicken Sie auf Hinzufügen. Sie sehen „Änderungen erfolgreich gespeichert", und die Unterkategorie erscheint eingerückt unter ihrer übergeordneten Kategorie.

So verwalten Sie das Vorhandene:

• Eine Kategorie umbenennen oder ihre Sachkonten ändern: Klicken Sie im Menü ⋯ auf Bearbeiten, ändern Sie den Namen oder das Sachkonto je Rechtseinheit und speichern Sie.
• Eine Kategorie oder Unterkategorie aus- oder einschalten: Verwenden Sie den Schalter in ihrer Zeile.
• Eine Unterkategorie löschen: Klicken Sie im Menü ⋯ auf Löschen und dann auf OK. Kategorien können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden.

Kategorien mit Sachkonten verknüpfen

Übersicht

Um eine Kategorie mit Ihrer Buchhaltung zu verknüpfen, öffnen Sie ihr Menü ⋯, klicken Sie auf Bearbeiten und wählen Sie das Sachkonto für jede Rechtseinheit. Wenn jemand eine Ausgabe erstellt oder bearbeitet, weist Factorial ihr das Sachkonto ihrer Unterkategorie zu – oder das ihrer übergeordneten Kategorie, falls die Unterkategorie keines hat. Ihre Exporte und Ihre Buchhaltung verwenden dann dieses Konto. Änderungen wirken sich nur auf neue oder bearbeitete Ausgaben aus.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Ein Mitarbeitender findet eine Kategorie nicht.
Sie ist möglicherweise deaktiviert. Aktivieren Sie sie unter Kategorien. Unterkategorien von Kilometerpauschale und Tagespauschale erscheinen nur bei Kilometer- und Tagespauschalen-Ausgaben, nicht bei regulären Ausgaben.

Ich kann Kilometerpauschale, Tagespauschale oder Sonstiges nicht deaktivieren oder umbenennen.
Das ist so vorgesehen: Kilometerpauschale, Tagespauschale und Sonstiges sind immer aktiv und können nicht umbenannt werden, weil Factorial sie für Kilometerausgaben, Tagespauschalen und Ausgaben ohne Kategorie benötigt.

Ich kann eine Unterkategorie nicht aktivieren.
Eine Unterkategorie kann nicht aktiviert werden, solange ihre übergeordnete Kategorie deaktiviert ist. Aktivieren Sie zuerst die übergeordnete Kategorie.

Ein Mitarbeitender kann Änderungen an einer älteren Ausgabe nicht speichern.
Ihre Kategorie wurde möglicherweise inzwischen deaktiviert. Bitten Sie die Person, eine aktive Kategorie zu wählen, oder aktivieren Sie die Kategorie wieder.

Es stehen keine Sachkonten zur Auswahl.
Importieren Sie zuerst Ihren Kontenplan unter Einstellungen > Buchhaltung. Wenn Sie eine Unterkategorie hinzufügen und eine Rechtseinheit noch keinen Kontenplan hat, sehen Sie statt einer Liste Sachkonten konfigurieren.

FAQ

1. Können Kategorien automatisch Sachkonten zugeordnet werden?

Ja, sobald Sie sie verknüpft haben. Sie verknüpfen jede Kategorie oder Unterkategorie einmal je Rechtseinheit mit einem Sachkonto, und von da an erhält jede neue oder bearbeitete Ausgabe darin dieses Konto, ohne dass jemand es auswählen muss. Bestehende Ausgaben ändern sich nicht. Lesen Sie Wie ordne ich Ausgabenkategorien automatisch Sachkonten zu? Informationen zum Übertragen von Ausgaben an Ihre Buchhaltungssoftware finden Sie unter Wie sende ich Ausgaben an meine Buchhaltungssoftware?

2. Kann ich eine neue Kategorie erstellen?

Nein, die Liste der Kategorien ist fest. Fügen Sie stattdessen eine Unterkategorie unter der passendsten Kategorie hinzu oder benennen Sie eine Kategorie um.

3. Kann ich eine Kategorie löschen?

Nein, aber Sie können sie deaktivieren. Unterkategorien können Sie löschen. Ausgaben, die bereits eine gelöschte Unterkategorie verwenden, behalten sie.

4. Was passiert mit vergangenen Ausgaben, wenn ich eine Kategorie ändere?

Nichts. Kategorieänderungen gelten nur für neue Ausgaben, und Änderungen an Sachkonten nur für neue oder bearbeitete Ausgaben: Bestehende Ausgaben und ihre Exporte ändern sich nicht.

5. Kann jede Rechtseinheit eigene Kategorien haben?

Nein. Kategorien sind für das gesamte Unternehmen gleich. Jede Rechtseinheit kann jedoch eigene Sachkonten dafür haben.

6. Gibt es einen anderen Weg, die Kategorieeinstellungen zu öffnen?

Ja. Öffnen Sie unter Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenformular die Einstellungen des Feldes Kategorie oder Unterkategorie und klicken Sie auf Zu den Kategorieeinstellungen.

7. Warum sehe ich ein Einkaufs-Sachkonto und ein Verkaufs-Sachkonto?

Wenn das Sachkonto einer Kategorie in zwei aufgeteilt ist, sehen Sie Einkaufs-Sachkonto und Verkaufs-Sachkonto statt eines einzelnen Feldes Sachkonto. Wählen Sie in den angezeigten Feldern für jede Rechtseinheit ein Konto.