Laden Sie einen Beleg, eine Rechnung oder ein Ticket (Foto oder Datei) von Ihrem Handy oder im Web hoch. Factorial füllt Lieferant, Betrag, Datum und Steuern aus; Sie prüfen und senden.

Eine Ausgabe aus einem Beleg erstellen

Übersicht

Nutzen Sie dies für alles, was Sie beruflich bezahlt haben: eine Mahlzeit, ein Taxi, ein Hotel, Büromaterial. Kilometerpauschale oder Tagespauschale? Nutzen Sie stattdessen Kilometerpauschale oder Tagespauschale (FAQ 4). Mit einer Factorial-Karte bezahlt? Die Ausgabe wartet bereits als Entwurf auf Sie: siehe Karten-Ausgaben und manuelle Ausgaben.

So geht's

In der mobilen App

1. Öffnen Sie Ausgaben.
2. Tippen Sie auf Hinzufügen und wählen Sie Reguläre Ausgabe.
3. Fotografieren Sie den Beleg oder wählen Sie eine Datei aus.
4. Prüfen Sie die ausgefüllten Angaben und ergänzen Sie fehlende Felder.
5. Tippen Sie auf Zur Genehmigung senden.

Im Web

1. Gehen Sie zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben.
2. Klicken Sie auf Neue Ausgabe und wählen Sie Reguläre Ausgabe.
3. Ziehen Sie im Fenster Dokument hochladen Ihren Beleg in das Feld oder klicken Sie auf Hierher ziehen oder zum Durchsuchen klicken. Factorial beginnt sofort mit dem Lesen.
4. Nach wenigen Sekunden öffnet sich der Entwurf. Prüfen Sie Lieferant, Betrag, Datum und Steuern anhand des Belegs. Klicken Sie auf Bearbeiten, um zu ergänzen, was Ihr Unternehmen verlangt (Unterkategorie, Projekt, Beschreibung), und dann auf Speichern.
5. Wenn Sie „Vor dem Senden prüfen“ sehen, korrigieren Sie, was dort aufgeführt ist (zum Beispiel den geschäftlichen Anlass), bis „Bereit zum Senden“ erscheint.
6. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden. Sie sehen „Zur Genehmigung gesendet.“

Noch keine Datei? Klicken Sie auf Diesen Schritt überspringen, um die Ausgabe von Hand auszufüllen und den Beleg später hinzuzufügen.

Mehrere Ausgaben auf einmal mit One erstellen

So geht's

1. Klicken Sie unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben auf Neue Ausgabe und wählen Sie Belege hochladen (erscheint, wenn One für Sie aktiviert ist).
2. Wählen Sie bis zu 10 Belegdateien aus. One, unser KI-Assistent, erstellt für jede eine Ausgabe.
3. Prüfen Sie die Zusammenfassung von One und sagen Sie ihm dann, ob es sie senden oder als Entwurf behalten soll. Siehe Wie reiche ich Ausgaben ein, indem ich Belege an One sende?

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Ich finde die Schaltfläche Neue Ausgabe nicht (oder mein Mitarbeitender kann keine Ausgaben erstellen).
Das liegt fast immer daran, dass die Person nicht zu Ausgaben hinzugefügt wurde. Wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt, können nur Ausgaben-Nutzer Ausgaben erstellen, und in der mobilen App fehlt aus demselben Grund die Schaltfläche Hinzufügen. Alle Ursachen finden Sie unter Warum sehe ich Ausgaben oder die Schaltfläche „Neue Ausgabe“ nicht?.

• Mitarbeitende: Bitten Sie Ihre HR- oder Finanzadministration, Sie zu Ausgaben hinzuzufügen.
• Administrator: Fügen Sie die Person als Ausgaben-Nutzer hinzu (Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu?). Wenn Ihr Unternehmen nicht pro Nutzer bezahlt, prüfen Sie die Berechtigung Kann eine Ausgabe erstellen unter Einstellungen > Berechtigungen.

„Zur Genehmigung senden nicht möglich“ mit einer Liste fehlender Felder.
Ihr Unternehmen verlangt diese Felder. Klicken Sie auf die Ausgabe, füllen Sie sie aus und senden Sie erneut.

„Der erstattungsfähige Betrag darf den Belegbetrag nicht überschreiten“.
Sie können nicht mehr geltend machen, als der Beleg zeigt. Prüfen Sie den Betrag auf dem Beleg. Wenn Sie in einer anderen Währung bezahlt haben, siehe Wie bekomme ich die Beträge einer Ausgabe richtig hin?.

Der Upload schlägt fehl oder ein Feld wurde falsch gelesen (zum Beispiel „Das Dokumentdatum darf nicht mehr als 1 Tag in der Zukunft liegen“).
Korrigieren Sie das Feld im Entwurf. Alle Upload-Meldungen und ihre Lösungen finden Sie unter Warum wird mein Beleg nicht hochgeladen oder wurde falsch gelesen?.

FAQ

1. Welche Dateien kann ich hochladen?

PDF, PNG, JPG oder JPEG. iPhone-Fotos (HEIC) werden für Sie umgewandelt.

2. Was, wenn Factorial etwas falsch liest?

Ändern Sie es im Entwurf, bevor Sie senden. Was Factorial liest, ist ein Vorschlag: Jedes Feld kann bearbeitet werden, und Sie sind es, die senden.

3. Kann ich mehrere Belege auf einem Foto unterbringen oder viele auf einmal hochladen?

Mit Belege hochladen (One): ja. Wählen Sie bis zu 10 Dateien aus, und es erstellt für jeden Beleg eine Ausgabe. Das Fenster Dokument hochladen nimmt jeweils einen Beleg entgegen.

4. Kann ich Kilometerpauschalen und Tagespauschalen auf die gleiche Weise erstellen?

Nutzen Sie Kilometerpauschale oder Tagespauschale im selben Menü Neue Ausgabe (mobil: Hinzufügen > Kilometerpauschale oder Tagespauschale). Dafür ist kein Belegscan nötig. Siehe Wie rechne ich Kilometergeld ab? und Wie rechne ich Tagespauschalen ab?.

5. Was passiert, nachdem ich eine Ausgabe zur Genehmigung gesendet habe?

Die Ausgabe geht an Ihre Genehmigenden und ihr Status wechselt von Entwurf zu Ausstehend. Verfolgen Sie sie unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben. Siehe Ausgabenstatus und Warnungen.

6. Ich habe nach dem Senden einen Fehler gemacht. Kann ich die Ausgabe zurückziehen?

Ja, solange die Ausgabe Ausstehend ist: Klicken Sie auf Als Entwurf zurücksetzen, um sie zurückzuziehen, korrigieren Sie sie und senden Sie sie erneut. Siehe Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück?.

7. Hindern mich die Ausgabenprüfungen daran, eine Ausgabe zu senden?

Nein. Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, prüft Factorial den Entwurf anhand der Ausgabenrichtlinie, während Sie ihn ansehen, und zeigt eine kurze Meldung, etwa „Vor dem Senden prüfen“ oder „Bereit zum Senden“. Die Meldung hindert Sie nie am Senden.

8. Wann kann ich Belege hochladen mit One nutzen?

Neue Ausgabe > Belege hochladen erscheint, wenn One für Sie aktiviert ist und Sie Ausgaben erstellen können. Sie können bis zu 10 Belege auf einmal hochladen oder ein Foto mit mehreren Belegen, und One erstellt für jeden eine Ausgabe.

9. Welche Tabs hat die Seite einer Ausgabe?

Im Web öffnet sich eine Ausgabe auf einer ganzen Seite mit Tabs, darunter Details, Kostenzuordnung, Kommentare und Verknüpfte Dokumente. Kostenzuordnung zeigt Budget, Projekt, Teilprojekt und Kostenstellen, denen die Ausgabe zugeordnet ist, mit dem Prozentsatz jeder Kostenstelle. Unter Kommentare besprechen Mitarbeitende, Genehmigende und die Finanzabteilung die Ausgabe, und Verknüpfte Dokumente listet die angehängten Dateien auf. Siehe Wie sehe ich, welchen Projekten oder Kostenstellen eine Ausgabe zugeordnet ist? und Wie hinterlasse ich einen Kommentar zu einer Ausgabe?.

10. Wer sieht meinen Beleg?

Er bleibt an der Ausgabe für Ihre genehmigende Person und die Finanzabteilung angehängt.