Eine an Sie zurückgesendete Ausgabe (Änderungen angefordert) wird korrigiert und so wieder gesendet. Eine Abgelehnte Ausgabe wird neu erstellt oder von einem Admin wieder geöffnet, wenn die Ablehnung ein Fehler war. Ein Admin kann auch eine Genehmigte Ausgabe wieder öffnen, die nicht hätte genehmigt werden sollen.

Eine an Sie zurückgesendete Ausgabe korrigieren

So geht's

1. Öffnen Sie die Ausgabe über die Benachrichtigung oder unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben.
2. Lesen Sie die Begründung Ihrer genehmigenden Person oben in der Ausgabe.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten, ändern Sie, was verlangt wurde, und klicken Sie auf Speichern. Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, werden sie sofort erneut ausgeführt.
4. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden. Die Ausgabe ist wieder Ausstehend und geht zurück in den Genehmigungsablauf.

Öffnen Sie in der mobilen App die Ausgabe unter Ausgaben, bearbeiten Sie sie und tippen Sie auf Zur Genehmigung senden. Mehr zum Bearbeiten: Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück?.

Eine abgelehnte Ausgabe korrigieren

Übersicht

Eine abgelehnte Ausgabe kann weder bearbeitet noch erneut gesendet werden: Erstellen Sie sie neu. Falls die Ablehnung ein Fehler war, bitten Sie Ihre Admins oder das Finanzteam, ihren Genehmigungsablauf zurückzusetzen.

So geht's

1. Öffnen Sie die abgelehnte Ausgabe und lesen Sie die Begründung.
2. Erstellen Sie eine neue Ausgabe mit den korrigierten Angaben und dem Beleg. Siehe Wie erstelle ich eine Ausgabe?.
3. Geben Sie in der Beschreibung an, dass sie die abgelehnte Ausgabe ersetzt.
4. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.

Den Genehmigungsablauf einer abgelehnten oder genehmigten Ausgabe zurücksetzen (Admins und Finanzteam)

Übersicht

Für eine irrtümlich erfolgte Ablehnung oder eine Genehmigung, die nicht hätte erfolgen sollen. Dieselbe Ausgabe wird wieder Ausstehend im ersten Schritt des Genehmigungsablaufs, mit Beleg, Details und Verlauf. Es funktioniert bei Ausstehenden, Genehmigten und Abgelehnten Ausgaben, nicht mehr, wenn sie In der Lohnabrechnung, Zur Zahlung gesendet oder Bezahlt sind. Sie benötigen die Berechtigung Genehmigungsablauf der Ausgabe zurücksetzen; genehmigende Personen haben sie normalerweise nicht.

So geht's

1. Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und filtern Sie nach Status > Abgelehnt (oder Genehmigt).
2. Wählen Sie die Ausgabe aus, klicken Sie in der unteren Leiste auf Genehmigungsablauf zurücksetzen und bestätigen Sie mit Zurücksetzen („Möchten Sie den Genehmigungsablauf wirklich zurücksetzen?“). Im Aktionsmenü einer Zeile wird es sofort ohne Bestätigung ausgeführt. In beiden Fällen wechselt der Status zu Ausstehend (die Ausgabe verlässt die Liste Abgelehnt) und der Genehmigungsverlauf zeigt eine neue Anfragezeit.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

1. Ich kann meine Ausgabe nicht bearbeiten.
   Sie können Ausgaben bearbeiten, die Entwurf oder Änderungen angefordert sind. Ist sie Ausstehend, klicken Sie zuerst auf Als Entwurf zurücksetzen. Genehmigte, Abgelehnte und Bezahlte Ausgaben können nicht bearbeitet werden: Erstellen Sie bei einer abgelehnten eine neue Ausgabe oder bitten Sie darum, ihren Genehmigungsablauf zurückzusetzen.
2. Ich sehe „Als Entwurf zurücksetzen“ nicht.
   Die Ausgabe ist nicht mehr Ausstehend (zum Beispiel wurde sie genehmigt, abgelehnt oder zurückgesendet), oder sie gehört nicht Ihnen bzw. wurde nicht von Ihnen erstellt.
3. „Der erstattungsfähige Betrag darf den Belegbetrag nicht überschreiten.“
   Der Betrag, den Sie zurückfordern, ist höher als erlaubt: der Belegbetrag oder bis zu 5 % über dem umgerechneten Betrag, wenn die Währungen verschieden sind. Senken Sie den Erstattungsfähigen Betrag. Sie können die Ausgabe in der Zwischenzeit als Entwurf speichern, aber nicht senden.
4. Ich habe in einer anderen Währung bezahlt und meine Bank hat mir mehr als den umgerechneten Betrag berechnet.
   Sie können bis zu 5 % mehr als den umgerechneten Betrag verlangen, um kleine Differenzen abzudecken, aber nicht mehr. Wenden Sie sich an Ihr Finanzteam. Siehe Wie bekomme ich die Beträge einer Ausgabe richtig hin?.
5. Ich habe die korrigierte Ausgabe gesendet, aber meine genehmigende Person hat sie nicht gesehen.
   Sie wartet im Posteingang der Person. Wenn es dringend ist, sagen Sie ihr Bescheid, dass Sie sie gesendet haben.
6. Ich sehe „Genehmigungsablauf zurücksetzen“ nicht.
   Sie haben die Berechtigung Genehmigungsablauf der Ausgabe zurücksetzen nicht, oder die Ausgabe ist bereits in der Lohnabrechnung, zur Zahlung gesendet oder bezahlt. Fragen Sie Ihren Ausgaben-Admin.
7. Ich habe im Aktionsmenü einer Zeile auf Genehmigungsablauf zurücksetzen geklickt und es schien nichts zu passieren.
   Im Aktionsmenü einer Zeile wird Genehmigungsablauf zurücksetzen sofort ohne Bestätigungsfenster und ohne Meldung ausgeführt. Prüfen Sie den Status der Ausgabe (Ausstehend) und ihren Genehmigungsverlauf, der eine neue Anfragezeit zeigt.
8. Nach dem Zurücksetzen ging die Ausgabe an dieselbe genehmigende Person, die sie abgelehnt hatte.
   Das ist zu erwarten: Das Zurücksetzen startet den Genehmigungsablauf ab dem ersten Schritt neu. Sagen Sie der genehmigenden Person, dass die Ablehnung ein Fehler war.

FAQ

1. Wie reiche ich eine abgelehnte Ausgabe erneut ein?

Sie können dieselbe Ausgabe nicht selbst erneut senden. Erstellen Sie eine neue mit den Korrekturen oder, falls die Ablehnung ein Fehler war, bitten Sie Ihre Admins oder das Finanzteam, ihren Genehmigungsablauf zurückzusetzen.

2. Wo sehe ich, warum meine Ausgabe zurückgesendet oder abgelehnt wurde?

Oben in der Ausgabe, unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben.

3. Weiß meine genehmigende Person, dass ich die Ausgabe korrigiert habe?

Ja: Wenn Sie auf Zur Genehmigung senden klicken, geht sie als ausstehende Anfrage wieder an sie.

4. Setzt das Zurücksetzen des Genehmigungsablaufs die Ausgabe als Entwurf zurück?

Nein. Sie wird wieder Ausstehend, im ersten Schritt, mit denselben Details. Sie geht nicht an die Mitarbeitenden zurück.

5. Kann die genehmigende Person, die die Ausgabe abgelehnt hat, das rückgängig machen?

Nur, wenn sie auch die Berechtigung Genehmigungsablauf der Ausgabe zurücksetzen hat.

6. Kann ich eine abgelehnte Ausgabe löschen?

Das können nur Personen mit der Berechtigung Kann abgelehnte manuelle Ausgaben löschen, und nur bei manuellen Ausgaben, nicht bei Kartenausgaben.

7. Wann bekomme ich mein Geld?

Das hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen Ausgaben erstattet: mit Ihrem Gehalt (In der Lohnabrechnung) oder per Banküberweisung (Zur Zahlung gesendet, dann Bezahlt). Sobald sie Bezahlt ist, kann es etwas dauern, bis das Geld auf Ihrem Konto ist. Fragen Sie Ihr Finanzteam nach den Zahlungsterminen.

8. Ich habe einen Fehler bemerkt, bevor meine genehmigende Person nachgefragt hat. Was tun?

Solange die Ausgabe noch Ausstehend ist, klicken Sie auf Als Entwurf zurücksetzen, um sie zurückzuziehen, korrigieren Sie sie und senden Sie sie erneut. Siehe Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück?.

9. Wird eine abgelehnte Ausgabe erstattet?

Nein. Eine Abgelehnte Ausgabe wird nicht erstattet. Lesen Sie die Begründung in der Ausgabe, erstellen Sie dann eine neue oder bitten Sie darum, ihren Genehmigungsablauf zurückzusetzen.

10. Wie verfolge ich meine Ausgabe bis zur Zahlung?

Öffnen Sie Meine Ausgaben > Meine Ausgaben und prüfen Sie ihren Status: Ausstehend (wartet auf Ihre genehmigende Person), Änderungen angefordert (etwas ist zu korrigieren), Genehmigt (wartet auf Zahlung), In der Lohnabrechnung (wird mit Ihrem Gehalt gezahlt), Zur Zahlung gesendet (Banküberweisung unterwegs) oder Bezahlt. Siehe Ausgabenstatus und Warnungen.

11. Muss ich etwas tun, wenn ein Admin meine abgelehnte Ausgabe zurücksetzt?

Nein. Dieselbe Ausgabe wird wieder Ausstehend mit Beleg und Details, und Ihre genehmigende Person prüft sie erneut.

12. Was passiert, nachdem ein Admin den Genehmigungsablauf einer abgelehnten Ausgabe zurückgesetzt hat?

Die Ausgabe ist wieder Ausstehend und die erste genehmigende Person erhält die Anfrage. Muss an der Ausgabe etwas korrigiert werden, kann die genehmigende Person jetzt Änderungen anfordern verwenden, damit die Mitarbeitenden sie bearbeiten können.

13. Was bedeutet Änderungen angefordert?

Ihre genehmigende Person hat auf Änderungen anfordern geklickt: Die Ausgabe kommt mit ihrer Begründung oben zu Ihnen zurück. Sie korrigieren dieselbe Ausgabe und senden sie erneut, ohne eine neue erstellen zu müssen.

14. Kann eine genehmigte Ausgabe rückgängig gemacht werden?

Nicht von den Mitarbeitenden oder der genehmigenden Person. Jemand mit der Berechtigung Genehmigungsablauf der Ausgabe zurücksetzen kann sie zurücksetzen: Sie wird wieder Ausstehend im ersten Schritt, und die genehmigenden Personen entscheiden erneut. Das funktioniert nicht mehr, sobald sie In der Lohnabrechnung, Zur Zahlung gesendet oder Bezahlt ist: Machen Sie diese Status zuerst rückgängig (siehe Wie erstatte ich Ausgaben über die Lohnabrechnung? und Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache das rückgängig?).