Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams und Admins.
Factorial markiert Ausgaben, die einer bereits eingereichten ähneln, damit Sie sie vergleichen und verhindern können, dass Ihr Unternehmen dasselbe zweimal bezahlt. Dann entscheiden Sie: die Kopie ablehnen oder die Warnung entfernen, wenn es kein Duplikat ist.
Mögliche Duplikate finden und klären
Übersicht
Eine Warnung Duplikat kann erscheinen, wenn eine Ausgabe einer anderen ähnelt:
- Sie verwendet dieselbe Belegdatei oder denselben Anbieter und dieselbe Rechnungsnummer, die vom Beleg gelesen wurden.
- Es ist eine Ausgabe mit der Factorial-Karte und eine manuelle Ausgabe derselben Person mit demselben Betrag und derselben Währung, die höchstens einen Tag auseinanderliegen.
- Es ist eine Tagespauschale, die dieselben Tage abdeckt und denselben Satz verwendet wie eine andere ausstehende oder genehmigte Tagespauschale derselben Person.
Es gibt nichts einzurichten. Die Warnung blockiert nie das Senden oder Genehmigen und wird nur von Personen gesehen, die die Ausgaben des gesamten Unternehmens sehen. Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, führt sie auch dazu, dass die Empfehlung von One „Ablehnung empfohlen“ lautet.
So geht's
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden.
- Verwenden Sie den Filter Warnungen und wählen Sie Doppelte Ausgabe. Die Spalte Warnungen zeigt bei jeder markierten Ausgabe Duplikat.
- Öffnen Sie eine Ausgabe. Klicken Sie im Feld Mögliche doppelte Ausgabe oben („Das sieht aus wie eine Ausgabe, die bereits eingereicht wurde.“) auf Vergleichen. In der Seitenpanel-Ansicht öffnen Sie den Tab Warnungen.
- Prüfen Sie unter Vergleich doppelter Belege beide Ausgaben nebeneinander: Datum, Betrag, erstattungsfähiger Betrag, Beleg und Status. Klicken Sie auf Ansehen, um die andere Ausgabe zu öffnen.
- Decide:
- Es ist ein Duplikat: Klicken Sie bei der Kopie auf Diese Ausgabe ablehnen. Die Begründung ist bereits ausgefüllt; ändern Sie sie bei Bedarf und klicken Sie dann auf Ablehnen.
- Es ist kein Duplikat: Klicken Sie auf Keine doppelten Belege und dann auf Warnung entfernen.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Prüfen Sie zuerst die Karte. Das häufigste Duplikat ist eine Kartenzahlung, die erneut von Hand gemeldet wurde. Behalten Sie die Kartenausgabe und lehnen Sie die manuelle ab.
- Nutzen Sie die Begründung der Ablehnung, um den Mitarbeitenden zu sagen, welche Ausgabe das Original ist.
- Verlassen Sie sich nicht allein auf die Warnung. Wenn Ihnen eine Ausgabe bekannt vorkommt, vergleichen Sie die Belege selbst.
- Mitarbeitende: Fügen Sie den Beleg zum Kartenentwurf hinzu, statt eine neue Ausgabe zu erstellen. Wenn Sie Belege an One senden, ordnet One Kartenzahlungen für Sie zu.
- Verwandt: Kartenausgaben und manuelle Ausgaben · Ausgabenstatus und Warnungen · Wie überprüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie? · Wie erkennt Factorial doppelte Ausgaben und andere Fehler automatisch?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich weiß, dass es Duplikate gibt, sehe aber keine Warnung.
Duplikatwarnungen werden nur Personen angezeigt, die die Ausgaben des gesamten Unternehmens sehen. Abgelehnte Ausgaben und von Hand erstellte Entwürfe werden nicht verglichen (eine Kartenausgabe, die noch ein Entwurf ist, schon). Zwei manuelle Ausgaben mit demselben Betrag werden nur markiert, wenn sie denselben Beleg oder dieselbe Rechnungsnummer haben. Factorial erkennt nicht jedes Duplikat, vergleichen Sie die Belege also selbst, wenn Ihnen etwas bekannt vorkommt.
Ich kann im Vergleich nicht ablehnen.
Sie gehören nicht zu den prüfenden Personen der Ausgabe, oder sie ist nicht mehr ausstehend. Sie können nur Ausgaben ablehnen, die Sie prüfen dürfen.
Der Vergleich zeigt „Ausgabe bereits in der Lohnabrechnung“.
Diese Ausgabe wurde bereits mit einer Gehaltsabrechnung bezahlt und kann nicht abgelehnt werden.
FAQ
1. Wo ist die Duplikatwarnung auf der Ausgabenseite?
In dem Feld oben in der Ausgabe mit einer Schaltfläche Vergleichen (im Seitenpanel im Tab Warnungen). Wenn Sie sie nicht sehen, prüfen Sie, ob Sie die Ausgaben des gesamten Unternehmens sehen können und ob niemand die Warnung als Nicht-Duplikat markiert hat.
2. Können Mitarbeitende die Duplikatwarnung sehen?
Nur, wenn sie die Ausgaben des gesamten Unternehmens sehen können. Mitarbeitende und genehmigende Personen, die nur die Ausgaben einiger Personen sehen, sehen keine Duplikatwarnungen.
3. Blockiert eine Duplikatwarnung die Genehmigung oder Zahlung?
Nein. Die Warnung ist eine Information für die prüfende Person, die entscheidet.
4. Ist die Warnung ein Status?
Nein. Die Ausgabe behält ihren Status (zum Beispiel Ausstehend) und die Warnung wird daneben angezeigt.
5. Und Tagespauschalen, die für dieselben Tage doppelt beantragt wurden?
Eine Tagespauschale, die dieselben Tage wie eine andere ausstehende oder genehmigte Tagespauschale derselben Person abdeckt und denselben Satz verwendet, erhält eine Warnung Duplikat. Nichts wird blockiert. Eine Warnung Kategoriekonflikt betrifft eine Tagespauschale und eine Ausgabe in der Kategorie Mahlzeiten oder Erfrischungen an denselben Tagen.
6. Werden Entwürfe und abgelehnte Ausgaben auf Duplikate geprüft?
Abgelehnte Ausgaben und von Hand erstellte Entwürfe werden nicht verglichen. Eine Kartenausgabe, die noch ein Entwurf ist, schon.
7. Welche Begründung wird eingetragen, wenn ich ein Duplikat ablehne?
„Als Duplikat markiert, es wurde eine ähnliche Ausgabe gefunden.“ Sie können sie bearbeiten, bevor Sie auf Ablehnen klicken.
8. Wer kann den Duplikatvergleich nutzen?
Finanzteams und Admins, die Ausgaben im gesamten Unternehmen prüfen, also Personen, die die Ausgaben des gesamten Unternehmens sehen können.
9. Verbraucht die Duplikaterkennung One-Credits?
Nein. Die Duplikaterkennung ist eine integrierte Prüfung: Sie verbraucht keine One-Credits. Nur die Ausgabenprüfungen tun das.
10. Funktioniert die Duplikaterkennung weiter, wenn uns die One-Credits ausgehen oder wir die Ausgabenprüfungen ausschalten?
Ja. Sie läuft eigenständig, getrennt von den Ausgabenprüfungen, und markiert daher weiterhin denselben zweimal gesendeten Beleg, Belege mit demselben Anbieter und derselben Rechnungsnummer sowie eine manuelle Ausgabe, die zu einer Kartenzahlung passt. Nur das Urteil der Ausgabenprüfungen (richtlinienkonform oder nicht) entfällt.