Dieser Artikel ist für: Finanzteams und Administrator*innen.
Sobald Factorial mit DATEV verbunden ist, sende genehmigte Ausgaben und deren Belege in wenigen Klicks an deinen DATEV Mandanten, sodass dein*e Steuerberater*in alles hat, ohne dass jemand tippen oder hochladen muss. Du wählst, wann du sendest, sodass DATEV nur das erhält, was du überprüft hast.
Ausgaben an DATEV senden
Übersicht
Nur Ausgaben, die Genehmigt, In der Lohnabrechnung, An Zahlung gesendet oder Bezahlt sind, werden gesendet.
Was du benötigst: Factorial, das mit DATEV verbunden ist, wobei jede rechtliche Einheit Bereit anzeigt (siehe Wie verbinde ich Factorial mit DATEV?), und die Berechtigung zur Verwaltung von Ausgaben.
So verwendest du es
- Überprüfe, ob die Verbindung aktiv ist: In Einstellungen > Ausgaben > Integrationen zeigt der Verbindung-Reiter Verbunden an. Wenn dort Wiederverbindung erforderlich angezeigt wird, klicke auf Mit DATEV verbinden und melde dich erneut an.
- Gehe zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Ausgaben.
- Wähle die genehmigten Ausgaben aus oder filtere nach Synchronisationsstatus = Ausstehende Synchronisation.
- Klicke auf Nach DATEV synchronisieren.
- Überprüfe die Prüfung und klicke auf Synchronisieren.
Die Prüfung, die Synchronisationsstatus-Spalte und was jeder Status bedeutet, funktionieren genauso wie bei jeder anderen Verbindung. Siehe Wie sende ich Ausgaben an meine Buchhaltungssoftware?
Überprüfen, was DATEV akzeptiert hat
So verwendest du es
- Gehe zu Einstellungen > Ausgaben > Integrationen und öffne den Verarbeitungsprotokoll-Reiter.
- Jede Sendung zeigt den Monat, den Mandanten, das Buch (Rechnungseingangsbuch oder Kassenbuch) und seinen Status: Wird verarbeitet, Abgeschlossen, Teilweise akzeptiert, Fehlgeschlagen oder Überprüfung in DATEV.
- In DATEV verarbeitet dein*e Steuerberater*in die Belege. Für das Kassenbuch finalisieren sie die Einträge (Festschreiben) im Kassenbuch online.
Tipps und Best Practices
- Vereinbare einen Rhythmus mit deinem*deiner Steuerberater*in, zum Beispiel jeden Freitag senden, damit DATEV vor deren Arbeitsbeginn auf dem neuesten Stand ist.
- Verbinde dich direkt bevor du sendest. Die Verbindung läuft nach etwa 11 Stunden ab.
- Sieh dir das Verarbeitungsprotokoll nach jeder Sendung an, nicht nur wenn etwas falsch aussieht.
Verwandte Artikel: Wie verbinde ich Factorial mit DATEV? · Wie sende ich Ausgaben an meine Buchhaltungssoftware? · Wie exportiere ich Ausgaben? · Wie schließe ich den Monat in Ausgaben ab? Eine Checkliste für die Finanzen
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
| Was du siehst | Was es bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Wiederverbindung erforderlich | Die 11-Stunden-Verbindung ist abgelaufen | Klicke auf Mit DATEV verbinden und melde dich erneut an |
| Teilweise akzeptiert oder Überprüfung in DATEV | Einige Ausgaben wurden abgelehnt oder das Ergebnis ist unklar | Öffne das Verarbeitungsprotokoll. Überprüfe die DATEV Belege online bevor du erneut sendest, damit nichts doppelt gebucht wird |
| Eine Ausgabe hat sich nach dem Senden geändert | DATEV kann einen Beleg, der bereits gebucht ist, nicht aktualisieren, daher sendet Factorial ihn nicht erneut | Korrigiere es in DATEV und klicke auf Als exportiert akzeptieren, oder, nur wenn DATEV es nicht hat, klicke auf Nicht gebucht bei DATEV, sodass die nächste Synchronisation es erneut sendet |
| Kann nicht exportieren, Konten, die DATEV ablehnen würde oder "Dieser Mandant hat kein Kassenbuch" | Ein Einrichtungsproblem mit dem Mandanten oder seinen Konten | Siehe die Fehlerbehebung in Wie verbinde ich Factorial mit DATEV? |
FAQ
1. Werden auch Belege gesendet?
Ja, jede Ausgabe geht mit ihrem Beleg.
2. Werden Ausgaben automatisch gesendet, wenn sie genehmigt sind?
Nein. Du sendest sie aus der Ausgaben-Liste, wenn du bereit bist, sodass DATEV nur das erhält, was du überprüft hast.
3. Wohin gehen die Kartenausgaben?
In das Rechnungseingangsbuch, es sei denn, du hast das Kassenbuch für Firmenkarten aktiviert. Dann gehen Kartenausgaben in Euro, die mit den gewählten Karten bezahlt wurden, ins Kassenbuch. Erstattete Ausgaben gehen immer ins Rechnungseingangsbuch.
4. Wie lange hält die DATEV-Verbindung?
Die DATEV-Anmeldung hält etwa 11 Stunden. Danach zeigt der Status Wiederverbindung erforderlich an. Verbinde dich erneut, bevor du sendest.
5. Kann ich mehrere Monate gleichzeitig an DATEV senden?
Ja, aber DATEV nimmt jeweils nur einen Kassenbuchmonat. Wenn du mehrere Monate sendest, geht der älteste zuerst und die nächsten folgen, während DATEV jeden abschließt.
6. Wie oft sollte ich Ausgaben an DATEV senden?
Wöchentlich oder zum Monatsende, wann immer dein*deine Steuerberater*in die neuesten Ausgaben benötigt. Nach jeder Sendung zeigt das Verarbeitungsprotokoll, was DATEV damit gemacht hat, sodass du weißt, ob dein*deine Steuerberater*in alles hat, bevor sie anfangen.