Cet article est destiné à : les équipes financières et les administrateurs.
Une fois que Factorial est connecté à DATEV, envoyez les dépenses approuvées et leurs reçus à votre client DATEV (Mandant) en quelques clics, afin que votre conseiller fiscal ait tout sans que personne n'ait à taper ou à télécharger. Vous choisissez quand envoyer, donc DATEV ne reçoit que ce que vous avez vérifié.
Envoyer des dépenses à DATEV
Aperçu
Seules les dépenses qui sont Approuvées, En paie, Envoyées à payer ou Payées sont envoyées.
Ce dont vous avez besoin : Factorial connecté à DATEV, avec chaque entité légale affichant Prêt (voir Comment connecter Factorial à DATEV ?), et la permission de gérer les dépenses.
Comment utiliser
- Vérifiez que la connexion est active : dans Paramètres > Dépenses > Intégrations, l'onglet Connexion affiche Connecté. Si cela affiche Reconnecter nécessaire, cliquez sur Connecter à DATEV et reconnectez-vous.
- Allez à Dépenses > Dépenses des employés > Dépenses.
- Sélectionnez les dépenses approuvées, ou filtrez par Statut de synchronisation = Synchronisation en attente.
- Cliquez sur Synchroniser avec DATEV.
- Vérifiez la révision et cliquez sur Synchroniser.
La révision, la colonne Statut de synchronisation et ce que chaque statut signifie fonctionnent de la même manière que pour toute connexion. Voir Comment envoyer des dépenses à mon logiciel de comptabilité ?
Vérifier ce que DATEV a accepté
Comment utiliser
- Allez à Paramètres > Dépenses > Intégrations et ouvrez l'onglet Journal de traitement.
- Chaque envoi montre le mois, le client (Mandant), le livre (Rechnungseingangsbuch, le livre des factures entrantes, ou Kassenbuch, le livre de caisse) et son Statut : En cours de traitement, Terminé, Partiellement accepté, Échoué ou Vérifier dans DATEV.
- Dans DATEV, votre conseiller fiscal traite les Belege (les reçus et les bons). Pour le Kassenbuch, ils finalisent les entrées (Festschreiben) dans Kassenbuch en ligne.
Conseils et Meilleures Pratiques
- Convenir d'un rythme avec votre conseiller fiscal, par exemple envoyer chaque vendredi, afin que DATEV soit à jour avant qu'ils ne commencent.
- Connectez juste avant d'envoyer. La connexion expire après environ 11 heures.
- Consultez le Journal de traitement après chaque envoi, pas seulement lorsque quelque chose semble incorrect.
Articles connexes : Comment connecter Factorial à DATEV ? · Comment envoyer des dépenses à mon logiciel de comptabilité ? · Comment exporter des dépenses ? · Comment clôturer le mois dans les Dépenses ? Une liste de contrôle pour les finances
Dépannage et FAQ
Dépannage
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Reconnecter nécessaire | La connexion de 11 heures est terminée | Cliquez sur Connecter à DATEV et reconnectez-vous |
| Partiellement accepté ou Vérifier dans DATEV | Certaines dépenses ont été refusées, ou le résultat est flou | Ouvrez le Journal de traitement. Vérifiez les Belege DATEV en ligne avant d'envoyer à nouveau, afin que rien ne soit enregistré deux fois |
| Une dépense a changé après son envoi | DATEV ne peut pas mettre à jour un Beleg déjà enregistré, donc Factorial ne l'envoie pas à nouveau | Corrigez-le dans DATEV et cliquez sur Accepter comme exporté, ou, seulement si DATEV ne l'a pas, cliquez sur Non enregistré dans DATEV afin que la prochaine synchronisation l'envoie à nouveau |
| Impossible d'exporter, Comptes que DATEV rejetterait ou "Ce client n'a pas de Kassenbuch" | Un problème de configuration avec le client ou ses comptes | Voir le dépannage dans Comment connecter Factorial à DATEV ? |
FAQ
1. Les reçus sont-ils envoyés aussi ?
Oui, chaque dépense est accompagnée de son reçu.
2. Les dépenses sont-elles envoyées automatiquement lorsqu'elles sont approuvées ?
Non. Vous les envoyez depuis la liste Dépenses lorsque vous êtes prêt, donc DATEV ne reçoit que ce que vous avez vérifié.
3. Où vont les dépenses par carte ?
Au Rechnungseingangsbuch, à moins que vous n'ayez activé le Kassenbuch pour les cartes de société. Dans ce cas, les dépenses par carte en euros payées avec les cartes que vous avez choisies vont au Kassenbuch. Les dépenses remboursées vont toujours au Rechnungseingangsbuch.
4. Combien de temps dure la connexion DATEV ?
La connexion DATEV dure environ 11 heures. Après cela, le statut affiche Reconnecter nécessaire. Connectez-vous à nouveau juste avant d'envoyer.
5. Puis-je envoyer plusieurs mois à DATEV en même temps ?
Oui, mais DATEV prend un mois de Kassenbuch à la fois. Si vous envoyez plusieurs mois, le plus ancien est envoyé en premier et les suivants suivent au fur et à mesure que DATEV termine chacun.
6. À quelle fréquence devrais-je envoyer des dépenses à DATEV ?
Hebdomadairement ou à la fin du mois, chaque fois que votre conseiller fiscal a besoin des dernières dépenses. Après chaque envoi, le Journal de traitement montre ce que DATEV en a fait, donc vous savez si votre conseiller fiscal a tout avant qu'ils ne commencent.