Dokumentvorlagen sind nur für Unternehmen mit dem Enterprise-Tarif verfügbar.
Die Funktion „Dokumentvorlagen“ unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung, indem sie Ihnen die Automatisierung der Erstellung und Verteilung von Dokumenten an Mitarbeiter in großem Umfang ermöglicht und auch die Anforderung ihrer elektronischen Unterschriften erlaubt .
Dokumentvorlagen ermöglichen die Verwendung von Variablen und Formularfeldern und müssen mit Textbearbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder mit Programmen zur Erstellung ausfüllbarer PDFs wie Adobe Acrobat Pro erstellt werden.
Wo finde ich Dokumentvorlagen?
Eine Liste der verfügbaren Vorlagen finden Sie im Abschnitt „Dokumentvorlagen“:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Dokumente“.
- Registerkarte „Vorlagen“ öffnen
Für Unternehmen mit juristischen Personen in bestimmten Ländern gibt es einen Abschnitt mit dem Titel „Vorlagen für offizielle Dokumente“ , der einige Vorlagen wie das Formular 145 (Spanien) oder das Formular W-4 (Vereinigte Staaten) enthält.
So fügen Sie eine Dokumentvorlage hinzu
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Dokumente“.
- Dokumentvorlagen öffnen
- Klicken Sie auf „Dokumentvorlage hinzufügen“.
- Tragen Sie den Vorlagennamen ein.
- Ziehen Sie die Vorlagendatei per Drag & Drop in die Datei.
- Klicken Sie auf „Vorlage erstellen“ .
Dokumentvorlagen mit Variablen
Eine Variable ist eine Zeichenkette zwischen doppelten geschweiften Klammern, die auf ein Informationsfeld in der Factorial des Mitarbeiters oder der juristischen Person verweist.
Beispiele für Variablen und die von ihnen referenzierten Informationsfelder wären:
{{name}} – Name des Mitarbeiters
- {{id_number}} - {{id_number}} die ID-Nummer
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} das Startdatum des Vertrags
- {{salary_amount}} - das Jahresgehalt
- {{bank_number}} - die Bankkontonummer
Beim Versenden einer Vorlage, die Variablen verwendet, erhält der Mitarbeiter das Dokument mit seinen persönlichen Daten anstelle der Variablen.
Diese Funktionalität beschleunigt die Dokumentenerstellung, da es nicht mehr nötig ist, für jeden Mitarbeiter ein eigenes Dokument mit seinen Daten anzulegen. Factorial löst dieses Problem.
Es gibt Variablen für über 60 Felder von Mitarbeiter- und Unternehmensinformationen . Darüber hinaus werden die von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Mitarbeiterprofil- und Vertragsfelder automatisch in Variablen für Dokumentvorlagen umgewandelt .
Vorlagen mit Variablen müssen im Microsoft Office .DOCX -Format erstellt werden. Beispieldokument: Dokumentvorlage mit Variable
Dokumentvorlagen mit ausfüllbaren Feldern
Dokumentvorlagen mit Formularfeldern sind ausfüllbare PDF-Dateien.
Ein ausfüllbares PDF ist ein PDF-Dokument, das Textfelder, Kontrollkästchen oder Optionsfelder enthält, die Benutzer ausfüllen oder auswählen können. Diese Felder können, genau wie ein Formular, Informationen von Benutzern erfassen.
Beispiele für ausfüllbare PDFs sind das Modelo 145 in Spanien oder das Formular W-4 in den USA, von der Regierung bereitgestellte Dokumente, die Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen müssen, um persönliche Daten zur Erfüllung ihrer Steuerpflichten zu erfassen.
Vorlagen mit Formularfeldern müssen ausfüllbare PDF-Dokumente sein, die mit einem speziellen Tool für diese Funktion erstellt wurden, wie z. B. Adobe Acrobat Pro, Sedja oder Lumin .
Beispieldokument: Dokumentvorlage mit ausfüllbaren Feldern
Dokumentvorlagen mit Variablen und ausfüllbaren Feldern
Diese Vorlagen bieten die Möglichkeit, Variablen durch Mitarbeiterinformationen zu ersetzen und enthalten außerdem ausfüllbare Formularfelder.
Dieser Vorlagentyp muss mit einem ausfüllbaren PDF-Erstellungstool erstellt werden und die Variablen müssen sich in einem Textformularfeld befinden.
Beispieldokument: Dokumentvorlage mit ausfüllbaren Feldern und Variablen