Cet article est destiné à : les équipes financières et les administrateurs/administratrices.
Une fois votre logiciel de comptabilité connecté, envoyez les dépenses approuvées depuis la liste des dépenses en quelques clics, sans les retaper ni déplacer des fichiers. Vous décidez quand envoyer, donc vos livres ne reçoivent que ce que vous avez vérifié.
Envoyer des dépenses approuvées
Aperçu
Seules les dépenses qui sont Approuvées, En paie, Envoyées à payer ou Payées peuvent être envoyées.
Ce dont vous avez besoin :
- Votre logiciel de comptabilité connecté pour votre entreprise. Voir Comment connecter mon ERP ou logiciel de comptabilité à Factorial ?
- La permission de gérer les dépenses. Votre administrateur/administratrice peut vous l'accorder.
- Catégories liées aux comptes de grand livre, si votre logiciel en a besoin (SAP Business One et DATEV le font). Voir Comment faire en sorte que les catégories de dépenses se lient automatiquement aux comptes de grand livre ?
Comment utiliser
- Allez dans Dépenses > Dépenses des employés > Dépenses.
- Sélectionnez les dépenses approuvées que vous souhaitez envoyer, ou filtrez par Statut de synchronisation = Synchronisation en attente pour trouver tout ce qui n'a pas encore été envoyé.
- Cliquez sur Synchroniser vers (votre logiciel).
- Si quelque chose manque, vous verrez Vérifier avant de synchroniser avec les problèmes, par exemple "Comptes de grand livre manquants". Cliquez sur Vérifier les dépenses pour les corriger, ou Procéder et synchroniser pour envoyer le reste.
- Quand cela indique Prêt à synchroniser, cliquez sur Synchroniser. Le dialogue avertit que cela ne peut pas être annulé : Factorial ne retire pas une dépense de votre logiciel. Vous recevez une notification lorsque la synchronisation est terminée.
Suivre ce qui a été envoyé
Comment utiliser
- Dans Dépenses > Dépenses des employés > Dépenses, regardez la colonne Statut de synchronisation, ou filtrez par celle-ci.
- Pour une dépense avec une erreur, ouvrez-la : l'onglet Alertes indique pourquoi elle n'a pas pu être envoyée.
La plupart des dépenses passent de Synchronisation en attente à Synchronisation en cours à Synchronisées. Pour ce que chaque statut signifie et ce qu'il faut faire, voir FAQ 9.
Conseils et Meilleures Pratiques
- Envoyez après approbations, avant de fermer. Filtrez par Statut de synchronisation = Synchronisation en attente à la fin du mois pour que rien d'approuvé ne soit omis. Voir Comment clôturer le mois dans les Dépenses ? Une liste de contrôle pour les finances.
- Vérifiez "Re-synchronisation nécessaire" chaque mois. Cela attrape les dépenses que quelqu'un a modifiées après que vous les ayez envoyées.
- Corrigez la cause, pas seulement la dépense. Si de nombreuses dépenses échouent à cause d'un compte de grand livre manquant, liez la catégorie une fois et chaque nouvelle dépense dans celle-ci portera le compte.
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Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne vois pas le bouton Synchroniser vers.
Votre logiciel de comptabilité n'est pas connecté pour votre entreprise, ou vous n'avez pas la permission de gérer les dépenses. Demandez à votre administrateur/administratrice, ou voyez Comment connecter mon ERP ou logiciel de comptabilité à Factorial ?
Une dépense est ignorée.
Elle n'est pas encore approuvée. Seules les dépenses Approuvées, En paie, Envoyées à payer et Payées peuvent être envoyées. Les brouillons, en attente, rejetés et inversés ne le sont jamais.
"Échec de la synchronisation" sur une dépense.
Ouvrez-la et allez dans l'onglet Alertes pour voir pourquoi. La raison la plus courante est un compte de grand livre manquant : sa catégorie n'en a pas pour cette entité légale, ou le compte a été ajouté après la création de la dépense. Liez le compte à la catégorie, ouvrez la dépense et enregistrez-la à nouveau pour qu'elle le prenne en compte, puis renvoyez-la.
FAQ
1. Les dépenses sont-elles envoyées automatiquement lorsqu'elles sont approuvées ?
Non, vous les envoyez vous-même depuis la liste des Dépenses, en un clic. De cette façon, vous choisissez le moment, par exemple après les dernières approbations du mois, et rien n'atteint vos livres avant que vous ne l'ayez vérifié.
2. Si une dépense change après avoir été envoyée, mon logiciel se met-il à jour ?
Pas tout seul. Les dépenses approuvées ne peuvent pas être modifiées, mais une peut changer après que vous l'ayez envoyée, par exemple lorsque son flux d'approbation est réinitialisé et qu'elle est modifiée. Son statut devient alors Re-synchronisation nécessaire. Renvoie-la, ou corrige-la dans votre logiciel, selon ce que votre logiciel accepte.
3. Que se passe-t-il pour une dépense qui est rejetée ou inversée après avoir été envoyée ?
Factorial ne la supprime pas de votre logiciel. Corrigez-la là-bas.
4. Puis-je renvoyer une dépense après qu'elle a échoué ?
Oui. Corrigez ce que dit l'onglet Alertes, sélectionnez la dépense et cliquez à nouveau sur Synchroniser vers (votre logiciel).
5. À quelle fréquence devrais-je envoyer des dépenses ?
Quand vous le souhaitez pour que votre comptabilité soit à jour : chaque semaine, ou à la fin du mois après les dernières approbations. Vous choisissez quelles dépenses vont et quand. Vérifiez la colonne Statut de synchronisation après chaque envoi, et à nouveau avant de clôturer le mois.
6. Les employés peuvent-ils voir le statut de synchronisation ?
Non. Les employés ne voient pas le Statut de synchronisation ni le bouton Synchroniser vers.
7. Factorial vérifie-t-il les dépenses avant de les envoyer ?
Oui. Lorsque vous cliquez sur Synchroniser vers, Factorial vérifie d'abord les dépenses et liste les problèmes dans Vérifier avant de synchroniser, par exemple les comptes de grand livre manquants.
8. L'envoi de dépenses à DATEV est-il différent ?
Les étapes sont les mêmes, et DATEV vous donne également un journal de traitement. DATEV n'est disponible que pour les entreprises où il a été activé. Voir Comment envoyer des dépenses à DATEV ?
9. Que signifie chaque statut de synchronisation, et que dois-je faire ?
| Statut de synchronisation | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Synchronisation en attente | Approuvé, pas encore envoyé | Envoyez-le quand vous êtes prêt |
| Synchronisation en cours | En cours d'envoi | Attendez. Une synchronisation qui prend plus d'une heure s'arrête avec une erreur |
| Synchronisé | Votre logiciel l'a reçu | Rien |
| Re-synchronisation nécessaire | Il a changé dans Factorial après avoir été envoyé | Renvoyez-le, ou corrigez-le dans votre logiciel |
| Échec de la synchronisation | Il n'a pas pu être envoyé, ou votre logiciel l'a refusé | Ouvrez la dépense : l'onglet Alertes indique pourquoi. Corrigez-le et renvoyez-le |
| Partiellement synchronisé | Envoyé à une connexion mais pas à une autre (si vous en avez plus d'une) | Vérifiez celle qui a échoué |