Chaque intégration fonctionne comme un ticket avec une tâche par étape. Cet article explique comment configurer chaque étape, du ticket lui-même aux e-mails, comptes SaaS et équipements, afin que les nouvelles recrues aient ce dont elles ont besoin le premier jour.

Fonctionnalité

Vue d'ensemble

Avant de commencer : votre système RH doit être connecté. Factorial IT l'utilise pour repérer les arrivées à venir et leurs dates de début. Voir Configurer la synchronisation RH.

Les étapes partagent un ensemble de contrôles : Inclure cette étape dans l'intégration, Autonomie, Assigné par défaut, Planification et Date d'échéance. Ces contrôles, ainsi que la mise en page de la page, sont expliqués dans Comprendre les paramètres d'intégration. Cet article couvre ce qui est spécifique à chaque étape.

Comment utiliser

1. Allez à Personnes > Paramètres.
2. Ouvrez l'onglet Onboarding.
3. Cliquez sur une étape. Ses paramètres s'ouvrent dans une fenêtre modale.
4. Configurez l'étape comme décrit ci-dessous et enregistrez.

Créer un ticket d'intégration

Chaque intégration commence par ce ticket, et chaque autre tâche s'y rattache. Vous trouverez Créer un ticket d'intégration sous Informations sur le ticket.

• Automatique : Factorial IT ouvre le ticket à la date prévue.
• Manuel : vous ouvrez le ticket pour chaque nouvelle recrue. Ouvrez le panneau de la recrue (il se trouve sur l'onglet Tickets) et cliquez sur Démarrer l'intégration. Factorial IT ne crée pas de ticket ni n'envoie de notification par lui-même.

Avec Automatique, Planification indique combien de temps avant la date de début le ticket s'ouvre :

• 30 jours (recommandé)
• 45 jours
• 60 jours
• Dès que la recrue apparaît dans votre système RH

Si une recrue est synchronisée après que cette période a commencé, le ticket s'ouvre immédiatement. Si une recrue n'a pas de date de début à venir, aucun ticket ne s'ouvre.

Le ticket est nommé Prénom Nom - Onboarding. Il utilise l'Assigné par défaut, la Priorité par défaut et les Abonnés par défaut définis sous Informations sur le ticket.

Activez Ajouter ONE en tant qu'agent si vous souhaitez que ONE aide sur chaque nouveau ticket d'intégration. ONE suit les progrès, suggère les prochaines étapes et envoie des rappels. Voir Le ticket d'intégration dans Comprendre les paramètres d'intégration.

Confirmer les informations d'intégration

Cette étape examine les données envoyées par votre système RH, demande tout ce qui manque et fait confirmer l'adresse e-mail professionnelle. Elle est toujours incluse.

• Automatique : Factorial IT confirme les informations à la date prévue.
• Manuel : vous le confirmez.

L'Assigné par défaut est la personne qui décide quand Factorial IT a besoin d'une réponse à cette étape.

Si Provisionner l'email est inclus, cette étape affiche également un bloc Email professionnel. Il décide si Factorial IT crée l'adresse de travail :

• Créer avec Factorial IT : l'adresse est transmise à la tâche Provisionner l'email. Vous avez besoin d'un fournisseur d'e-mail connecté.
• Ne pas créer : l'adresse existe déjà, ou quelqu'un la créera plus tard.

Provisionner l'email

Cette étape crée la boîte aux lettres de travail dans votre fournisseur d'identité et délivre les identifiants. Elle ne s'exécute que lorsqu'une adresse doit être créée. Désactivez l'étape si vous ne souhaitez jamais que des boîtes aux lettres soient créées pour les nouvelles recrues.

• Automatique : Factorial IT crée la boîte aux lettres et envoie les identifiants à la bonne personne.
• Manuel : vous créez la boîte aux lettres et transmettez les identifiants.

Si plus d'un instance SaaS est configurée comme fournisseur d'e-mail, Automatique affiche un champ supplémentaire, Créer des adresses automatiquement sur. Factorial IT crée l'adresse sur chaque fournisseur que vous cochez. Un administrateur crée le reste depuis l'intégration.

Dans une intégration, l'étape email liste ces fournisseurs sous Sélectionner le fournisseur d'e-mail, chacun avec son domaine. Chacun commence avec l'adresse de la recrue sur ce domaine, ou avec une suggestion. Chaque fournisseur que vous cochez a besoin d'une adresse avant que l'étape ne progresse.

Vous avez besoin d'un fournisseur d'e-mail connecté capable de créer des boîtes aux lettres. Tant qu'il n'y en a pas, la ligne affiche Ignorer et la fenêtre modale ne fait que lier à la configuration du fournisseur. Voir Connecter votre fournisseur d'e-mail.

Livraison des identifiants décide qui reçoit les identifiants de l'employé :

• Envoyer au propriétaire de la tâche
• Envoyer à l'employé

L'Assigné par défaut est responsable de l'étape de la boîte aux lettres et reçoit toutes les questions concernant les identifiants.

Provisionner des comptes SaaS

Cette étape ne s'affiche que lorsque la gestion SaaS est activée pour votre compte.

Elle commence une fois que l'email de travail existe. Les SaaS connectés obtiennent le compte automatiquement. Pour les SaaS que vous suivez manuellement, chaque propriétaire de SaaS reçoit une tâche. Désactivez l'étape si vous ne souhaitez jamais que des comptes SaaS soient créés pour les nouvelles recrues.

• Automatique : à la date prévue, les SaaS connectés sont configurés automatiquement et les propriétaires de SaaS suivis manuellement reçoivent une tâche.
• Manuel : le propriétaire de la tâche choisit le SaaS et démarre le provisionnement.

Définissez à la fois un jour et une heure sous Planification, sinon vous ne pourrez pas enregistrer.

Vos règles de provisionnement décident quels SaaS, groupes, rôles et licences chaque personne reçoit. Voir Configurer les règles de provisionnement.

Acheter du matériel

Cette étape prépare le matériel de la nouvelle recrue et le commande. Désactivez-la lorsque les recrues utilisent leur propre appareil.

Avec Automatique, ONE gère toute l'étape. Elle nécessite une politique d'équipement publiée et une politique d'achat publiée.

Pour les paramètres de l'étape et comment ONE la gère, voir Agent d'équipement.

Dépannage et FAQ

Dépannage

• Aucun ticket ouvert pour une nouvelle recrue. La recrue peut ne pas avoir de date de début à venir dans votre système RH. Avec Manuel, rien ne s'ouvre tant que vous ne cliquez pas sur Démarrer l'intégration.
• La ligne Provisionner l'email affiche Ignorer. Aucun fournisseur d'e-mail capable de créer des boîtes aux lettres n'est connecté, ou l'étape est désactivée.
• Vous ne pouvez pas enregistrer Provisionner des comptes SaaS. Définissez à la fois un jour et une heure sous Planification.
• L'étape SaaS est manquante. La gestion SaaS n'est pas activée pour votre compte.
• L'étape email ne continuera pas. Chaque fournisseur que vous avez coché sous Sélectionner le fournisseur d'e-mail a besoin d'une adresse.

FAQ

1. Que se passe-t-il pour une recrue synchronisée après que la période de ticket a commencé ?
   Le ticket s'ouvre immédiatement.
    
2. Puis-je désactiver Confirmer les informations d'intégration ?
   Non. Elle est toujours incluse.
    
3. Qui reçoit les identifiants du nouvel employé ?
   Le propriétaire de la tâche ou l'employé, selon Livraison des identifiants.
    
4. Que se passe-t-il pour les SaaS qui ne sont pas connectés ?
   Leurs propriétaires reçoivent une tâche pour créer le compte manuellement.
    
5. Les nouvelles recrues peuvent-elles obtenir une adresse sur plus d'un fournisseur d'e-mail ?
   Oui. Cochez chaque fournisseur sous Créer des adresses automatiquement sur. Un administrateur crée les adresses sur les autres depuis l'intégration.