Les champs personnalisés sont des attributs que vous créez vous-même et ajoutez aux appareils, aux employés, aux commandes et aux accessoires. Utilisez-les pour enregistrer des données spécifiques à l'entreprise que la console ne suit pas par défaut, et pour définir des règles de groupe d'appareils.

Fonctionnalité

Vue d'ensemble

Les champs personnalisés sont en version bêta et sont activés compte par compte. Si vous ne les voyez pas, ils ne sont pas encore activés pour votre organisation : demandez à votre Factorial représentant informatique.

Chaque appareil est déjà livré avec des attributs standard, tels que le modèle, le système d'exploitation, le numéro de série et l'employé assigné. Un champ personnalisé ajoute un attribut supplémentaire de votre choix, par exemple Département, Étiquette d'actif, Date d'expiration de la garantie ou Criticité. Une fois qu'il existe, il fonctionne comme tout attribut intégré : vous définissez une valeur pour chaque enregistrement, et vous pouvez la visualiser, l'éditer et filtrer par celle-ci.

À quoi ils servent :

• Enregistrement de données sans emplacement intégré. Étiquettes d'actif, numéros de commande d'achat, dates de garantie, centres de coût internes.
• Segmentation de la flotte à votre manière. Filtrer et regrouper les appareils par vos catégories, telles que Département ou Criticité.
• Définition de règles de groupe d'appareils. Utilisez un champ comme condition pour que les appareils se retrouvent automatiquement dans le bon groupe d'appareils et obtiennent les bons profils et contrôles.
• Rapport sur vos propres données. Affichez vos attributs à côté des données standard des appareils.

Qui les utilise :

• Administrateurs informatiques qui souhaitent que la flotte corresponde à la structure réelle de l'organisation.
• Gestionnaires d'actifs qui suivent la propriété, la garantie et le cycle de vie de chaque appareil.

Concepts clés

Champ. L'attribut que vous définissez. Il a un nom, un type (quel type de valeur il stocke) et une portée applicable à (quels enregistrements peuvent contenir une valeur).

Types de champ. Vous choisissez le type lorsque vous créez le champ, et vous ne pouvez pas le changer par la suite. Choisissez celui qui correspond aux données.

Options. Les choix fixes que vous définissez pour les champs Sélectionner et Sélection multiple. Chaque autre type prend une valeur saisie directement.

Applicable à. Les types d'enregistrements qui peuvent contenir une valeur pour le champ : Appareils, Employés, Commandes et Accessoires. Vous pouvez élargir cette portée plus tard mais jamais la réduire, alors réfléchissez-y avant de sauvegarder.

Valeur. Ce qui est stocké pour un champ sur un enregistrement. Par exemple, Département défini sur Finance sur un ordinateur portable donné. Chaque enregistrement a sa propre valeur pour chaque champ qui lui est applicable.

Comment utiliser

Créer un champ

1. Allez dans Paramètres > Champs personnalisés. Le tableau répertorie les champs que vous avez déjà.
2. Cliquez sur Ajouter un champ et entrez un nom.
3. Choisissez un type.
4. Pour Sélectionner ou Sélection multiple, ajoutez les options.
5. Définissez à quoi le champ s'applique : Appareils, Employés, Commandes ou Accessoires.
6. Sauvegardez.

Définir une valeur sur un enregistrement

1. Ouvrez l'appareil, l'employé, la commande ou l'accessoire. Son panneau de détails (le tiroir) s'ouvre.
2. Trouvez le champ personnalisé dans la liste des attributs.
3. Saisissez ou choisissez la valeur directement dans le tiroir et sauvegardez.

Modifier un champ

Ouvrez le champ depuis Paramètres > Champs personnalisés. Vous pouvez :

• Le renommer.
• Ajouter des options à un champ Sélectionner ou Sélection multiple.
• Renommer des options. Les enregistrements utilisant déjà cette option conservent leur valeur ; ils affichent simplement la nouvelle étiquette.

Vous ne pouvez pas changer le type, et vous ne pouvez pas réduire ce à quoi le champ s'applique.

Filtrer et segmenter

• Filtrer la liste des Appareils par un champ personnalisé pour trouver un sous-ensemble d'appareils.
• Utiliser un champ comme règle de groupe d'appareils, afin que les appareils correspondants rejoignent automatiquement le groupe et obtiennent ses profils et contrôles.

Pour l'instant, le filtrage et les règles de groupe d'appareils ne fonctionnent qu'avec les champs Sélectionner, Sélection multiple et Case à cocher (oui/non). Les champs Texte, Numéro, Date et URL ne peuvent pas encore être utilisés comme filtres.

Supprimer un champ

Supprimez un champ depuis Paramètres > Champs personnalisés. Cela ne fonctionne que s'il n'a pas d'entités liées.

Une entité liée est quelque chose qui dépend du champ :

• une vue (personnalisée) enregistrée qui filtre la liste des Appareils par celui-ci, ou
• un groupe d'appareils qui l'utilise comme filtre.

Tant que quelque chose dépend du champ, la console bloque la suppression pour protéger ces vues et groupes. Un indicateur Entités liées montre ce qui l'utilise. Retirez le champ de ces vues et filtres de groupe d'appareils, et la suppression devient disponible.

Remplir les champs automatiquement avec l'IA

Vous pouvez laisser l'informatique de Factorial remplir un champ pour vous au lieu de taper chaque valeur. Rédigez une instruction en langage courant sur le champ une fois, et la valeur sera remplie pour chaque enregistrement auquel le champ s'applique.

Le remplissage automatique par l'IA fait partie de la version bêta des champs personnalisés. Il fonctionne sur les champs Sélectionner, Sélection multiple, Texte, Numéro, Date, URL et Case à cocher, sur chaque type d'enregistrement auquel le champ s'applique.

Configurer le remplissage automatique

1. Allez dans Paramètres > Champs personnalisés et ouvrez le champ, ou créez-en un nouveau.
2. Dans l'éditeur de champ, ouvrez la section Remplissage automatique avec l'IA.
3. Dans Instruction, expliquez ce que signifie le champ et comment le remplir. Rédigez-le comme un ordre, pas une description, par exemple : Retournez le centre de coût correspondant à l'équipe du propriétaire ; laissez vide si incertain. Maximum 2 000 caractères.
4. Sous Enregistrements à remplir, choisissez :
   • Uniquement les nouveaux enregistrements : seuls les enregistrements créés à partir de maintenant seront remplis. Les existants restent vides.
   • Nouveaux et anciens enregistrements : un passage sur les enregistrements existants maintenant, puis chaque nouvel enregistrement au fur et à mesure de sa création.
5. Activez Activer le remplissage automatique par l'IA et sauvegardez. Le commutateur ne peut pas être activé tant qu'il n'y a pas d'instruction.

L'instruction a un second rôle : elle indique également à l'IA ce que signifie le champ lorsque vous en parlez dans le chat.

Remplir un enregistrement à la demande

Ouvrez le tiroir de l'enregistrement, trouvez le champ et cliquez sur Remplir avec l'IA. La valeur apparaît à sa place. Si l'IA ne peut pas déterminer une valeur, elle laisse le champ vide et le signale.

Actualiser les valeurs en masse

Exécutez à nouveau l'instruction quand vous le souhaitez, par exemple après l'avoir améliorée.

1. Sur le champ, choisissez Actualiser les valeurs avec l'IA.
2. Sous Enregistrements à remplir, choisissez les types d'enregistrements à traiter.
3. Laissez Remplacer les valeurs qui existent déjà désactivé pour remplir uniquement les valeurs vides, ou activez-le pour écraser les valeurs déjà définies.
4. Cliquez sur Actualiser les valeurs. Les valeurs sont remplies en arrière-plan.

Remplacer les valeurs qui existent déjà écrase chaque valeur définie, y compris celles saisies à la main. Cela ne peut pas être annulé. Utilisez-le uniquement lorsque le résultat de l'IA doit avoir la priorité sur les données actuelles.

Comportement du remplissage automatique

• Chaque valeur est écrite une fois. Elle n'est pas synchronisée. Si l'enregistrement change plus tard, exécutez à nouveau Actualiser les valeurs avec l'IA.
• Valeurs vides uniquement par défaut. Les enregistrements qui ont déjà une valeur sont ignorés, sauf si Remplacer les valeurs qui existent déjà est activé.
• Chaque valeur indique d'où elle provient. Les valeurs remplies par l'IA sont étiquetées IA ; les valeurs que vous avez saisies sont étiquetées Manuel.
• Vous pouvez l'éteindre. Désactivez Activer le remplissage automatique par l'IA sur le champ pour arrêter de remplir de nouveaux enregistrements.

Ce qui est possible aujourd'hui

Accès

Les champs personnalisés sont gérés sous Paramètres > Champs personnalisés par des administrateurs ayant accès aux Paramètres.

Dépannage et FAQ

Dépannage

• Vous ne pouvez pas voir les champs personnalisés. La version bêta n'est pas encore activée pour votre organisation. Contactez votre Factorial représentant informatique.
• L'option de suppression est indisponible. Le champ a des entités liées. Vérifiez l'indicateur Entités liées et retirez le champ de ces vues enregistrées et filtres de groupe d'appareils d'abord.
• Un champ n'apparaît pas comme filtre. Seuls les champs Sélectionner, Sélection multiple et Case à cocher peuvent être utilisés comme filtres pour le moment.
• Le commutateur Activer le remplissage automatique par l'IA est grisé. Ajoutez une instruction d'abord.
• Une valeur remplie par l'IA est obsolète. Le remplissage automatique écrit chaque valeur une fois. Exécutez Actualiser les valeurs avec l'IA pour la mettre à jour.
• Remplir avec l'IA a laissé le champ vide. L'IA n'a pas pu déterminer une valeur. Rendez l'instruction plus précise, ou saisissez la valeur manuellement.

FAQ

1. Puis-je changer le type d'un champ plus tard ?
   Non. Supprimez le champ et créez-en un nouveau avec le bon type.
    
2. Puis-je perdre des données lorsque je renomme une option ?
   Non. Les enregistrements conservent leur valeur et affichent la nouvelle étiquette.
    
3. Deux champs peuvent-ils avoir le même nom ?
   Oui. Les noms n'ont pas besoin d'être uniques.
    
4. Puis-je supprimer une seule option ?
   Pas aujourd'hui. Vous devrez retirer tout le champ.
    
5. Le remplissage automatique écrasera-t-il les valeurs que j'ai saisies à la main ?
   Uniquement si vous activez Remplacer les valeurs qui existent déjà lors de l'actualisation. Par défaut, cela remplit uniquement les valeurs vides.
    
6. Comment puis-je distinguer les valeurs d'IA des valeurs manuelles ?
   Chaque valeur est étiquetée IA ou Manuel.
    
7. Qui peut gérer les champs personnalisés ?
   Les administrateurs ayant accès aux Paramètres.